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Mit Hilfe der Kommentarfunktion können Sie verschiedene Personen in die Arbeit an einem Prozess, einer Prozesslandkarte oder den Prozesskontexten einbeziehen und deren Anmerkungen auf einfache Art verwalten. Kommentare zu einem Prozess als Ganzes, zu einzelnen Arbeitsschritten oder zu den verknüpften Prozesskontext-Elementen können von verschiedenen Nutzern direkt im Modell erfasst werden - sogar dann, wenn sie das Modell/Element selbst nicht verändern dürfen. Auf dieser Informationsportalseite erfahren Sie, wie Sie Kommentare in der Prozessplattform erstellen und bearbeiten können. Falls Sie Informationen zu E-Mail-Benachrichtigungen zu Kommentarereignisse oder den nötigen Berechtigungseinstellungen für die Kommentarfunktion suchen, lesen Sie auf den folgenden Seiten weiter: |
Inhaltsverzeichnis
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Die Kommentarfunktion lässt sich für vielfältige Szenarien nutzen:
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Inhaltsverzeichnis
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Die im folgenden beschriebenen Funktionen der PICTURE-Prozessplattform stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die zur Nutzung benötigten Berechtigungen besitzen. Welche Berechtigungen Sie zur Nutzung der einzelnen Kommentarfunktionen benötigen, erfahren Sie auf folgender Informationsportalseite: Benötigte Berechtigungen zur Nutzung der Kommentarfunktion. Falls Ihnen bestimmte Berechtigungen zur Nutzung der Kommentarfunktion fehlen, wenden Sie sich an den Administrator* Ihrer PICTURE-Prozessplattform, damit dieser Ihnen die nötigen Berechtigungen zuweisen kann. |
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Bitte berücksichtigen Sie bei der Kommentierung und vor allem bei der Bearbeitung von Kommentaren zu Prozessen und Prozesslandkarten, dass die Kommentare unverzüglich und unabhängig vom Prozess bzw. der Prozesslandkarte gespeichert werden. Das Erledigen, Zurücknehmen oder Löschen eines Kommentares kann daher nicht wieder rückgängig gemacht werden. Die einzige Ausnahme von diesen Umständen sind obsolete Kommentare. Obsolete Kommentare können durch das rückgängig machen oder Wiederherstellen von Änderungen oder das Wiederherstellen einer Version wieder "geöffnet" werden. |
Anhand des oben stehenden Diagrammes können Sie den Lebenszyklus eines Kommentares zu einem Prozess oder einer Prozesslandkarte nachvollziehen. Ein neu erstellter Kommentar gilt in der PICTURE-Prozessplattform als "offen". Offene Kommentare zu Prozessen oder Prozesslandkarten können auf folgende Art und Weisen erledigt werden:
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Um einen Kommentar zum Prozesssteckbrief zu erstellen, wechseln Sie zunächst in die Prozesssteckbrief-Ansicht des Prozesses. Per Klick auf das Kommentar-Symbol oben rechts in der Steckbrief-Leiste öffnet sich das Kommentar-Fenster zum Prozesssteckbrief. Im Kommentar-Fenster können Sie nun den gewünschten Kommentar erstellen. Eine detaillierte Beschreibung zu Funktionen im Kommentar-Fenster finden Sie hier: Kommentar-Leiste und Kommentar-Fenster nutzen.
Um einen Kommentar zu einzelnen Modell-Elementen zu erstellen, wählen Sie das gewünschte Element zunächst per Klick aus und klicken Sie danach auf das (dann erscheinende) Kommentar-Symbol. Nach dem Klick öffnet sich das Kommentar-Fenster, in dem Sie den Kommentar erfassen können. Eine detaillierte Beschreibung zu den verfügbaren Funktionen im Kommentar-Fenster finden Sie hier: Kommentar-Leiste und Kommentar-Fenster nutzen.
Offene Kommentare finden
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Bitte berücksichtigen Sie, dass nur Kommentare von Prozessen und Prozesslandkarten mitgezählt werden auf die Sie mindestens Schreibzugriff haben und auf die mindestens eine der folgenden zwei Bedingungen zutrifft:
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Im Prozessregister und in den Startseiten-Komponenten, die Prozesse und Prozesslandkarten auflisten (z.B. Persönliche Favoriten) werden Prozesse und Prozesslandkarten mit offenen Kommentaren durch ein kleines Kommentar-Symbol markiert.
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Neben den Markierungen in der Plattform gibt es auch die Möglichkeit per E-Mail auf neue, offene Kommentare aufmerksam gemacht zu werden. In Ihrem Nutzerprofil haben Sie die Möglichkeit selber zu entscheiden, über welche (Kommentar-) Ereignisse Sie per E-Mail informiert werden möchten und welche (Kommentar-) Ereignisse ignoriert werden sollen. Außerdem können Sie in Ihrem Profil entscheiden, ob Sie direkt über neue (Kommentar-) Ereignisse informiert werden möchten oder eine Tageszusammenfassung erhalten wollen.
Kommentare zurücknehmen, erledigen und löschen
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Bitte berücksichtigen Sie bei der Bearbeitung von Kommentaren zu Prozessen und Prozesslandkarten, dass die Kommentare unverzüglich und unabhängig vom Prozess bzw. der Prozesslandkarte gespeichert werden. Das Erledigen, Zurücknehmen oder Löschen eines Kommentares kann daher nicht wieder rückgängig gemacht werden. |
Im Viewer haben Sie die Möglichkeit Ihre selbst erstellten Kommentare über die Kommentar-Leiste oder das Kommentar-Fenster wieder zurückzunehmen, sofern diese noch offen sind. Diese Funktionalität können Sie z.B. nutzen, wenn Sie versehentlich einen Kommentar erstellt haben oder Fehler in Ihrem Kommentar korrigieren möchten. In dem zuletzt genannten Fall müssten Sie dann einen neuen Kommentar erstellen, nachdem Sie den fehlerhaften Kommentar zurückgenommen haben.
Im Editor haben Sie (zusätzlich) die Möglichkeit Kommentare in der Kommentar-Leiste und im Kommentar-Fenster zu erledigen oder zu löschen.
Berücksichtigen Sie, dass in der Kommentar-Leiste alle Kommentare zum Prozess oder zur Prozesslandkarte angezeigt und bearbeitet werden können, während im Kommentar-Fenster nur die Kommentare zu einem einzelnen Modell-Element oder zum Prozesssteckbrief angezeigt und bearbeitet werden können. Die Kommentar-Leiste können Sie über das Kommentar-Symbol oben links in der Kopfleiste am rechten Bildschirmrand einblenden. Das Kommentar-Fenster können Sie über das Kommentar-Symbol zum Erstellen eines Kommentars am Prozesssteckbrief oder an den den einzelnen Modell-Elementen öffnen.
Anker Obsolet Obsolet
Obsolete Kommentare
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Bitte berücksichtigen Sie bei der Kommentierung und vor allem bei der Bearbeitung von Kommentaren zu Prozesskontext-Elementen, dass die Kommentare unverzüglich gespeichert werden. Das Erledigen, Zurücknehmen oder Löschen eines Kommentares kann daher nicht wieder rückgängig gemacht werden. |
Anhand des oben stehenden Diagrammes können Sie den Lebenszyklus eines Kommentares zu einem Prozesskontext-Element nachvollziehen. Ein neu erstellter Kommentar gilt in der PICTURE-Prozessplattform als "offen". Offene Kommentare zu Prozesskontext-Elementen können auf folgende Art und Weisen erledigt werden:
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Bei beiden Varianten öffnet sich nach dem Klick auf das Kommentar-Symbol bzw. den Menüeintrag das Kommentar-Fenster, in dem Sie den Kommentar erfassen können. Eine detaillierte Beschreibung zu den verfügbaren Funktionen im Kommentar-Fenster finden Sie hier: Kommentar-Leiste und Kommentar-Fenster nutzen.
Offene Kommentare finden
Auf der Startseite der PICTURE-Prozessplattform können Sie in der Komponente "Offene Kommentare zu meinen Modellen" einsehen, wie viele offene Kommentare es zu Prozesskontext-Elementen gibt. Sobald Sie mit der Maus über "Anzahl offener Kommentare in den Prozesskontexten" fahren, wird eingeblendet, wie viele offene Kommentare es zu den einzelnen Prozesskontext-Typen, auf die Sie Schreibzugriff haben, gibt. Per Klick auf einen der Prozesskontext-Typen wird automatisch in den entsprechenden Prozesskontext gewechselt. Im so geöffneten Prozesskontext ist die Kommentar-Leiste (automatisch) aufgeklappt und Sie können direkt alle offenen Kommentare einsehen.
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Bitte berücksichtigen Sie, dass nur Kommentare von Prozesskontext-Elementen mitgezählt werden auf die Sie mindestens Schreibzugriff haben. |
Prozesskontext-Elemente mit offenen Kommentaren sind in der Prozesskontext-Hierarchie mit einem Kommentar-Symbol markiert.
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Neben den Markierungen in der Plattform gibt es auch die Möglichkeit per E-Mail auf neue, offene Kommentare aufmerksam gemacht zu werden. In Ihrem Nutzerprofil haben Sie die Möglichkeit selber zu entscheiden, über welche (Kommentar-) Ereignisse Sie per E-Mail informiert werden möchten und welche (Kommentar-) Ereignisse ignoriert werden sollen. Außerdem können Sie in Ihrem Profil entscheiden, ob Sie direkt über neue (Kommentar-) Ereignisse informiert werden möchten oder eine Tageszusammenfassung erhalten wollen.
Kommentare zurücknehmen, erledigen und löschen
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Bitte berücksichtigen Sie bei der Bearbeitung von Kommentaren zu Prozesskontext-Elementen, dass die Kommentare unverzüglich gespeichert werden. Das Erledigen, Zurücknehmen oder Löschen eines Kommentares kann daher nicht wieder rückgängig gemacht werden. |
Als Autor eines Kommentares haben Sie die Möglichkeit Ihre selbst erstellten Kommentare über die Kommentar-Leiste oder das Kommentar-Fenster wieder zurückzunehmen, sofern diese noch offen sind. Diese Funktionalität können Sie z.B. nutzen, wenn Sie versehentlich einen Kommentar erstellt haben oder Fehler in Ihrem Kommentar korrigieren möchten. In dem zuletzt genannten Fall müssten Sie dann einen neuen Kommentar erstellen, nachdem Sie den fehlerhaften Kommentar zurückgenommen haben.
Mit Schreibzugriff auf den kommentierten Prozesskontext haben Sie (zusätzlich) die Möglichkeit Kommentare in der Kommentar-Leiste und im Kommentar-Fenster zu erledigen oder zu löschen.
Berücksichtigen Sie, dass in der Kommentar-Leiste alle Kommentare zum geöffneten Prozesskontext angezeigt und bearbeitet werden können, während im Kommentar-Fenster nur die Kommentare zu einem einzelnen Prozesskontext-Element angezeigt und bearbeitet werden können. Die Kommentar-Leiste können Sie über das Kommentar-Symbol direkt über der Prozesskontext-Hierarchie am rechten Bildschirmrand einblenden. Das Kommentar-Fenster können Sie über das Kommentar-Symbol zum Erstellen eines Kommentars an den einzelnen Prozesskontext-Elementen öffnen.
Kommentare zu Prozesskontexten über Kurzinformationen erstellen
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Um einen Kommentar zurückzunehmen, fahren Sie mit der Maus über diesen und klicken dann rechts oben am Kommentar auf das Mülleimer-Symbol. Um einen offenen Kommentar zu löschen, fahren Sie mit der Maus über diesen und klappen Sie das Menü über den kleinen Pfeil nach unten aus und wählen dann "Löschen" aus. Bei erledigten Kommentaren wird statt des Menüs ein Mülleimer-Symbol eingeblendet, über das Sie den Kommentar löschen können. Sobald Sie auf das Mülleimer-Symbol oder "Löschen" geklickt haben, wird ein kleines Fenster eingeblendet, das Sie bestätigen müssen, um die gewünschte Aktion durchzuführen.
Nehmen Sie einen Kommentar zurück, wenn Sie diesen versehentlich erstellt haben oder Fehler in Ihrem Kommentar korrigieren möchten. In dem zuletzt genannten Fall müssten Sie dann einen neuen Kommentar erstellen, nachdem Sie den fehlerhaften Kommentar zurückgenommen haben. Löschen Sie einen Kommentar, wenn dieser keinen Mehrwert mehr für andere Nutzer Ihrer PICTURE-Prozessplattform bietet.
Anmerkungen zurücknehmen oder löschen
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Um eine Anmerkung zurückzunehmen oder zu löschen, fahren Sie mit der Maus über die gewählte Anmerkung und klicken Sie dann auf das Mülleimer-Symbol, welches neben dem Namen des Autors eingeblendet wird. Sobald Sie auf das Mülleimer-Symbol geklickt haben, wird ein kleines Fenster eingeblendet, das Sie bestätigen müssen, um die gewünschte Aktion durchzuführen.
Nehmen Sie eine Anmerkung zurück, wenn Sie diese versehentlich erstellt haben oder Fehler in Ihrer Anmerkung korrigieren möchten. In dem zuletzt genannten Fall müssten Sie dann eine neue Anmerkung erstellen, nachdem Sie die fehlerhafte Anmerkung zurückgenommen haben. Löschen Sie eine Anmerkung, wenn diese keinen Mehrwert mehr für andere Nutzer Ihrer PICTURE-Prozessplattform bietet.
Kommentare innerhalb von Freigaben nutzen
Die Kommentarfunktion steht Ihnen auch innerhalb von Freigaben zur Verfügung, sofern Sie Kommentare in der Freigabekonfiguration erlaubt haben.
Bei der Nutzung der Kommentarfunktion innerhalb von Freigaben sind allerdings folgende Einschränkungen zu berücksichtigen:
- Kommentare können innerhalb von Freigaben nur erfasst, aber nicht erledigt oder gelöscht werden.
- Kommentare können innerhalb von Freigaben von Ihrem Autor nur während der laufenden Browser-Sitzung zurückgenommen werden (d.h. so lange, bis nach Erfassung des Kommentars das Browser-Fenster mit dem geöffneten Portal-Link geschlossen wird).
- Bei der Erstellung eines Kommentares muss ein Nutzername angegeben werden, da auch Personen ohne eigenen Zugang zur PICTURE-Prozessplattform kommentieren können
- Kommentare zu Prozesskontext-Elementen können ausschließlich über die Kurzinformationen erfasst werden
Abgesehen von den genannten Einschränkungen können Sie die Kommentarfunktion innerhalb von Freigaben genau wie in den Abschnitten "Kommentare für Prozesse und Prozesslandkarten nutzen" und "Kommentarleiste und Kommentar-Fenster nutzen" beschrieben nutzen.
