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Zielgruppe des Artikels: Fachadministratoren, die Dashboards für andere Personen einrichten.
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Alle Nutzerinnen und Nutzer können ihr persönliches Dashboard in den für sie zugänglichen Arbeitsbereichen individuell anpassen. Fachadministratoren – also Benutzerinnen und Benutzer mit einer Lizenz vom Typ „Administrator“ – haben zusätzlich die Möglichkeit, Dashboards zentral für andere Benutzerkonten zu konfigurieren. In diesem Abschnitt erhalten Sie eine detaillierte Anleitung zur Konfiguration von Dashboards sowie praktische Hinweise und Tipps zur optimalen Nutzung der verfügbaren Funktionen. |
Inhaltsverzeichnis
| Inhalt | ||||||||||||||
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Welche Dashboards sollten Sie konfigurieren
Standard Dashboard
Rollenspezifische Dashboards
Modellierende
Vorgesetzte
Administratoren
Qualitätssicherung
Erstellung von Dashboard-Konfigurationen
Um einen neue Dashboard-Konfiguration zu erstellen müssen Sie auf Ihrem Dashboard Ihre aktuelle Komfiguration mit der gewünschten überschreiben und anschließend exportieren. Im Folgenden werden wir Ihnen die dazu empfohlen Schritte beschreiben und Sie auf einige wichtige Punkte hinweisen.
Öffnen Sie den Dashbaord-Konfigurations-Assistenten. Dazu Klicken Sie auf Ihrem Dashboard auf das Zahnrad-Symbol.
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In diesem Dialog wird immer Ihre aktuell aktive Konfiguration gezeigt. Jeder Nutzer kann nur eine Konfiguration besitzen. Daher empfehlen wir zunächst Ihre aktuelle Konfiguration zu sichern. Eine Sicherung können Sie in diesem Assistenten erstellen indem Sie auf die Schaltfläche “Konfiguration herunterladen” klicken. Speichern Sie diese Datei und bewahren Sie diese an einer Stelle auf an der Sie diese gut wiederfinden können um Sie später wieder herzustellen.
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Als nächstes empfehlen wir die aktuelle Konfiguration zu leeren. Dazu klicken Sie bei jedem Bereich auf “Bereich löschen” (Tonnen-Symbol)
Welches Tool
Backup
Link zu Beispiel
Um Dashboards für andere Nutzer zu konfigurieren, arbeitet man grundsätzlich mit Dashboard-Konfigurationsdateien
Man nutzt den Dashboard-Editor für das eigene Dashboard des jeweiligen ABs, um das Wunsch-Dashboard für die jeweilige Zielgruppe zusammenzustellen.
Tipp: Falls man für die eigene Verwendung / zum “normalen Arbeiten” ein eigenes Dashboard konfiguriert hat, sollte man dieses zunächst als Datei exportieren und sichern, um es dann nach Abschluss der Dashboard-Erstellung “für andere” wieder für das eigene Benutzerkonto einspielen zu können.
Ist das Dashboard fertig, dann exportiert man dieses als JSON-Datei.
Fallstrick Rechte
Funktionale Rechte
Zugriff auf Filterbündel
Zugriff auf Attribute und Prozesskontexte
Evlt. Sichten
Verteilen der erstellten Dashboards
Standard
Einzelner und mehrere Nutzer/-innen
Händisch
Die resultierende Datei verteilt man dann in der Arbeitsbereichs- bzw. Nutzerverwaltung an die jeweilige Zielgruppe:
Dashboards, die für bestimmte, bereits namentlich benannte Benutzerkonten eingestellt werden sollen, werden über die Nutzerverwaltung mit der Aktion “Dashboard-Konfiguration anpassen“ den gewünschten Benutzerkonten zugewiesen (Sammel-Zuweisung für mehrere Benutzerkonten ist möglich).
Ein Dashboard, das als Standard für alle Nutzende ohne individuelle Dashboard-Konfiguration (insb. neue Nutzende) verwendet werden soll, muss im jeweiligen AB als “Standard-Dashboard” eingestellt werden.
Tipps für die Gestaltung fachlich sinnvoller Dashboards
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Welche Funktionen / Kacheln eignen sich besonders gut je nach Nutzergruppe? (bspw. Modellierer einzelner Prozesse, Gesamtverantwortliche, untersch. Führungskräfte etc.)
Ein (ausführlicheres) Beispiel findet sich dann unter: Beispiel: Konfiguration eines Dashboard in der Rolle eines Chief Digital Officer für OZG
Leute, die neugierig sind, können sich auf Verfügbare Kachel-Typen zusätzlich informieren.
Weiterhin sollten Tipps gegeben werden, wie man am besten mit der Herausforderung umgehen kann, dass man das Dashboard unter Anwendung der (ggf. recht weitreichenden) Zugriffsrechte des eigenen Benutzerkontos erstellt, es von den Endanwendern jedoch im Kontext von deren (ggf. abweichenden und nicht so weitreichenden) Zugriffsrechten ausgewertet/angezeigt wird:
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grundsätzlich nur öffentliche Filterbündel zur Konfiguration von Kacheln verwenden
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wenn für eine Kachel ein bestimmtes Attribut eingestellt werden muss (z.B. Balkendiagramm der Attributausprägungen, Fortschrittsanzeige), dann sollte darauf geachtet werden, dass dieses Attribut über entsprechende Sichteneinstellungen für die gewünschte Zielgruppe zugreifbar ist (z.B. durch Freischaltung einer entsprechenden Sicht mit diesem Attribut für die passenden Nutzergruppen)
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Vorgehensweise zur Konfiguration von Dashboards für andere Nutzer
Um Dashboards für andere Benutzerinnen und Benutzer zu konfigurieren, verwenden Fachadministratoren Dashboard-Konfigurationsdateien. Die grundlegenden Schritte sind wie folgt:
1. Zusammenstellung des Wunsch-Dashboards
Nutzen Sie den Dashboard-Konfigurations-Assistenten in Ihrem eigenen Benutzerkonto, um das gewünschte Dashboard für den jeweiligen Arbeitsbereich und die Zielgruppe zu erstellen. Passen Sie die Inhalte und Layouts entsprechend den Anforderungen an. Eine Übersicht aller Kachel-Typen finden Sie unter Verfügbare Kachel-Typen.
Tipp: Falls Sie bereits ein eigenes Dashboard für Ihre persönliche Nutzung eingerichtet haben, empfehlen wir, dieses zunächst als Datei zu exportieren und zu sichern. So können Sie es nach Abschluss der Dashboard-Erstellung für andere wieder für Ihr eigenes Benutzerkonto einspielen.
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2. Export der Konfiguration
Sobald das Dashboard fertiggestellt ist, exportieren Sie es als JSON-Datei. Dieser Export enthält alle Einstellungen und Inhalte des Dashboards. Die Datei wird automatisch nach folgendem Schema benannt: Dashboard-Konfiguration_<Arbeitsbereich Name>_<Datum>.json. Sie können den Dateinamen bei Bedarf anpassen, um ihn später leichter wiederzufinden.
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3. Verteilung der Konfigurationsdatei
Die exportierte JSON-Datei wird anschließend in der Arbeitsbereichs- bzw. Nutzerverwaltung verteilt:
Zuweisung an bestimmte Benutzerkonten:
Um das Dashboard für bestimmte, namentlich benannte Benutzerkonten verfügbar zu machen, verwenden Sie in der Nutzerverwaltung die Aktion „Dashboard-Konfiguration anpassen“ (siehe Abb. 3). Dabei können Sie das Dashboard auch mehreren Benutzerkonten gleichzeitig zuweisen. Achten Sie auf die richtige Wahl des Arbeitsbereichs.Festlegen eines Standard-Dashboards:
Möchten Sie ein Dashboard als Standard für alle Nutzenden ohne individuelle Konfiguration verwenden (insbesondere für neue Benutzerinnen und Benutzer), stellen Sie dieses Dashboard im jeweiligen Arbeitsbereich als „Standard-Dashboard“ ein. Wenn Sie kein Standard-Dashboard festlegen, wird automatisch das von PICTURE im Auslieferungszustand bereitgestellte verwendet.
Mit dieser Vorgehensweise können Sie die Dashboards zielgerichtet und effizient verwalten, ohne dabei Ihre eigene Arbeitsumgebung zu beeinträchtigen.
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Tipps zur Berücksichtigung der Zugriffsrechte der Endanwender beim Erstellen von Dashboards
Bei der Erstellung von Dashboards für andere Nutzerinnen und Nutzer ist es wichtig, die möglicherweise abweichenden und eingeschränkteren Zugriffsrechte der Zielgruppe im Vergleich zu den eigenen Fachadministrator-Rechten zu berücksichtigen. Um sicherzustellen, dass Dashboards wie beabsichtigt angezeigt und genutzt werden können, beachten Sie die folgenden Tipps:
Verwendung öffentlicher Filterbündel
Verwenden Sie grundsätzlich nur öffentliche Filterbündel zur Konfiguration von Kacheln. Dadurch wird sichergestellt, dass die in den Kacheln dargestellten Daten, auch für die Zielgruppe zugänglich sind.Passende Zugriffsrechte auf Attribute für spezifische Kacheln beachten
Falls eine Kachel ein bestimmtes Attribut verwendet (z. B. für ein Balkendiagramm oder eine Fortschrittsanzeige), stellen Sie sicher, dass dieses Attribut für die Zielgruppe zugreifbar ist. Dies kann durch die Anpassung der Sichteneinstellungen erfolgen, indem eine entsprechende Sicht mit diesem Attribut für die passenden Nutzergruppen freigeschaltet wird.
Weiterführende Informationen hierzu finden Sie in folgenden Abschnitten des Informationsportals: Sichten definieren; Zugriffsrechte auf Sichten für Benutzerkonten und Gruppen einrichten.Passende funktionale Berechtigungen sowie (Ordner-)Zugriffsberechtigungen für spezifische Kacheln beachten
Für spezielle Kacheln, die mit Funktionen arbeiten, die bestimmte Zugriffsrechte erfordern (z. B. Lesezeichen für Analysen
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oder Prozesskontext-Favoriten), ist es essenziell sicherzustellen, dass die
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Zielgruppe
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die erforderlichen Rechte besitzt. Dies kann durch die Freischaltung der entsprechenden Funktionen in
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Verwalten mehrere Konfigurationen in der Prozessplattform
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den passenden Nutzergruppen erfolgen.
Durch die sorgfältige Beachtung dieser Punkte vermeiden Sie, dass Dashboards für Endanwender unvollständig oder fehlerhaft angezeigt werden, und schaffen eine reibungslose Benutzererfahrung.
Tipps für die Gestaltung fachlich sinnvoller Dashboards
Die Anforderungen an ein Dashboard hängen von der Rolle der Person, für die das Dashboard erstellt wird, ab. Daher ist es wichtig, dass Sie berücksichtigen, wer das Dashboard nutzt, um passende Inhalte bereitzustellen. Einen Überblick aller Kachel-Typen finden Sie auf der Seite Verfügbare Kachel-Typen. Weil eine pauschale Beantwortung der Dashboard-Anforderungen nicht möglich ist, haben wir im Folgenden ein einige beispielhafte Anregungen zusammengestellt.
Beispiel: Modellierinnen und Modellierer
Für Personen, die primär modellieren, stellt sich möglicherweise die Frage “Was ist für mich aktuell in der Prozessplattform zu tun?”. Daher sind zum Beispiel Informationen über Aufgaben, Kommentare, die zuletzt bearbeiten Prozesse und gegebenenfalls eine Statusübersicht relevant. Diese Inhalte können über die Kachel-Typen Meine offenen Aufgaben (nächste 90 Tage), Kommentare, Zuletzt von mir bearbeitet, für mich relevante Inhalte und Status-Statistik angezeigt werden. Falls Sie die Verantwortung für die Modellerstellung und -pflege dezentral auf Mitarbeitende aus verschiedenen Fachbereichen aufgeteilt haben, so bietet es sich ggf. an, für die Kacheln “Für mich relevante Inhalte“ und “Status-Statistik” zusätzlich geeignete Filterbündel zu hinterlegen (Beispiel: “zeige nur Prozesse, deren ‘Verantwortliche Organisationseinheit’ der Fachbereich 4 oder eine untergeordnete Organisationseinheit ist“).
Beispiel: Projektleitungen von Prozessmanagement-Initiativen
Für die Leiterinnen und Leiter von Projekten, die sich mit der Umsetzung von Prozessmanagment-Initiativen (z.B. Maßnahmen zur Prozessdigitalisierung, Prozessverbesserung) befassen, könnte es relevant sein, schnell Antworten auf die folgenden Fragen zu erhalten: “Wie weit sind wir mit dem Gesamtvorhaben? Und was muss als nächstes priorisiert werden?”. Daher sind zum Beispiel Kacheln des Typs Fortschrittsanzeige, Status-Statistik und Attribut-Statistiken relevant. Auch die Kachel-Typen Meine offenen Aufgaben (nächste 90 Tage), Kommentare und Schnelleinstieg in Analysen könnten interessant sein.
Ein ausführliches Beispiel für das (fiktive) Beispiel eines “Chief Digital Officers”, der die Prozessplattform zum Fortschrittscontrolling für die OZG-Umsetzung relevanter Prozesse in seiner Organisation nutzt, finden sie unterBeispiel: Konfiguration eines Dashboard in der Rolle eines Chief Digital Officer für OZG. Dort wird detailliert beschrieben, wie sie verschiedene Fortschrittsanzeigen konfigurieren können um auf den ersten Blick einen Übersicht über den Fortschritt des Projektes zu erhalten.