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Zielgruppe des Artikels: Fachadministratoren, die Dashboards für andere Personen einrichten.

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Inhaltsverzeichnis

Welche Dashboards sollten Sie konfigurieren

• Standard Dashboard

• Rollenspezifische Dashboards

  • Modellierende

  • Vorgesetzte

  • Administratoren

• Qualitätssicherung

Erstellung einer Dashboard-Konfigurationen

Um einen neue Dashboard-Konfiguration zu erstellen müssen Sie auf Ihrem Dashboard Ihre aktuelle Konfiguration mit der gewünschten überschreiben und anschließend exportieren. Im Folgenden werden wir Ihnen die dazu empfohlen Schritte beschreiben und Sie auf einige wichtige Punkte hinweisen.

Öffnen Sie den Dashbaord-Konfigurations-Assistenten. Dazu Klicken Sie auf Ihrem Dashboard auf das Zahnrad-Symbol.

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In diesem Dialog wird immer Ihre aktuell aktive Konfiguration gezeigt. Jeder Nutzer kann nur eine Konfiguration besitzen. Daher empfehlen wir zunächst Ihre aktuelle Konfiguration zu sichern. Eine Sicherung können Sie in diesem Assistenten erstellen indem Sie auf die Schaltfläche “Konfiguration herunterladen” klicken. Speichern Sie diese Datei und bewahren Sie diese an einer Stelle auf, an der Sie diese gut wiederfinden können um Sie später wieder herzustellen.

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Als nächstes empfehlen wir die Konfiguration zu leeren. Dazu klicken Sie bei jedem Bereich auf “Bereich löschen” (Tonnen-Symbol). Selbstverständlich können Sie auch von einer bestehenden Konfiguration ausgehen, idem Sie eine solche importieren (siehe …).

Einen neuen Bereich können Sie nun per Klick auf “Bereich hinzufügen” anlegen. Wir empfehlen diesen Bereich einen aussagekräftige Überschrift zu geben. Optional können Sie diese aber auch leer lassen, wodurch für den Bereich keine Überschrift angezeigt wird. Dadurch können Sie zwar ein etwas minimalistischeres Layout erzielen, Sie reduzieren aber auch die Barrierefreiheit, da Screenreader weniger Informationen ausgeben und weniger Sprungmarken zur Navigation anbieten können. Auch beim Layout können Sie zwischen einspaltiger oder zweispaltiger Darstellung entscheiden. In den meisten Fällen empfiehlt sich die zweispaltige Variante, da Sie kompakter ist und auf kleinen Bildschirmen zu Verbesserung der Lesbarkeit automatisch einzeilig wird.

In dem zuvor angelegtem Bereich können Sie nun Kacheln hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die gleichnamige Schaltfläche. Im nun angezeigtem Dialog können sie aus vielen verschiedenen Kachel-Typen auswählen. Auf der Seite Verfügbare Kachel-Typen finden Sie eine Auflistung aller Kacheln aus denen Sie auswählen können. Wenn Sie eine Kachel ausgewählt haben wird Ihnen anschließend der Konfigurationsdialog für diese Kachel eingestellt. Häufig können Sie über ein Filterbündel festlegen auf welche Prozessregisterinhalte sich die Kachel beziehen soll. Einige Kacheln bieten auch die Möglichkeit einen Titel oder die verwenden Farben festzulegen. Sie können beliebig viele Kachel hinzufügen. Es empfiehlt sich aber auf die relevanten zu beschränken. Falls Sie sich bei der Anordnung unsicher sind, können Sie diese auch zunächst unsortiert hinzufügen und erst zum Schluss an die korrekte Stelle eines Bereichs verschieben. Ebenfalls können Sie Ihre bisherigen Änderungen anwenden um einen Eindruck dafür zu bekommen wie das aktuelle Dashboard zur Zeit aussieht und ob Kachel-Konfigurationen das gewünschte Ergebnis liefert.

Sind Sie mit dem konfiguriertem Dashboard zufrieden, dann können Sie diese mit der Funktion <Link + Verweis auf Bild> exportieren. Die Exportierte Datei finden Sie in Ihrem Download-Ordner im Windows-Explorer und hat einen Dateinamen nach folgendem Schema. Es ist sinnvoll die Datei umzubenennen, damit die Datei leicht wiederverwendet werden kann. Zum Beispiel könnten Sie die Zielgruppe, den Arbeitsbereich und das Erstellungsdatum im Dateinamen verwenden. Speichern Sie diese Datei an einem Ort ab, um Sie zu einem späterem Zeitpunkt wiederverwenden zu können. Einen Tipp zur Ablage der Dateien finden Sie unter <Referenz auf unteren Abschnitt>

Ein Beispiel wie Sie ein konkretes Dashboard erstellen können haben wir für Sie auf der Seite Beispiel: Konfiguration eines Dashboard in der Rolle eines Chief Digital Officer für OZG

• Link zu Beispiel

Fallstrick Rechte

• Funktionale Rechte

• Zugriff auf Filterbündel

• Zugriff auf Attribute und Prozesskontexte

  • Evlt. Sichten

Verteilen der erstellten Dashboards

• Standard

• Einzelner und mehrere Nutzer/-innen

• Händisch

• Die resultierende Datei verteilt man dann in der Arbeitsbereichs- bzw. Nutzerverwaltung an die jeweilige Zielgruppe:

  • Dashboards, die für bestimmte, bereits namentlich benannte Benutzerkonten eingestellt werden sollen, werden über die Nutzerverwaltung mit der Aktion “Dashboard-Konfiguration anpassen“ den gewünschten Benutzerkonten zugewiesen (Sammel-Zuweisung für mehrere Benutzerkonten ist möglich).

  • Ein Dashboard, das als Standard für alle Nutzende ohne individuelle Dashboard-Konfiguration (insb. neue Nutzende) verwendet werden soll, muss im jeweiligen AB als “Standard-Dashboard” eingestellt werden.

Tipps für die Gestaltung fachlich sinnvoller Dashboards

• Welche Funktionen / Kacheln eignen sich besonders gut je nach Nutzergruppe? (bspw. Modellierer einzelner Prozesse, Gesamtverantwortliche, untersch. Führungskräfte etc.)

  • Ein (ausführlicheres) Beispiel findet sich dann unter: Beispiel: Konfiguration eines Dashboard in der Rolle eines Chief Digital Officer für OZG

  • Leute, die neugierig sind, können sich auf Verfügbare Kachel-Typen zusätzlich informieren.

• Wie sollten die Kacheln und Bereiche angeordnet werden. Cluster, Priorität, Bereiche, Thema

• Weiterhin sollten Tipps gegeben werden, wie man am besten mit der Herausforderung umgehen kann, dass man das Dashboard unter Anwendung der (ggf. recht weitreichenden) Zugriffsrechte des eigenen Benutzerkontos erstellt, es von den Endanwendern jedoch im Kontext von deren (ggf. abweichenden und nicht so weitreichenden) Zugriffsrechten ausgewertet/angezeigt wird:

  • grundsätzlich nur öffentliche Filterbündel zur Konfiguration von Kacheln verwenden

  • wenn für eine Kachel ein bestimmtes Attribut eingestellt werden muss (z.B. Balkendiagramm der Attributausprägungen, Fortschrittsanzeige), dann sollte darauf geachtet werden, dass dieses Attribut über entsprechende Sichteneinstellungen für die gewünschte Zielgruppe zugreifbar ist (z.B. durch Freischaltung einer entsprechenden Sicht mit diesem Attribut für die passenden Nutzergruppen)

  • wenn spezielle Kacheln verwendet werden, die mit Funktionen zusammenspielen, die bestimmte Zugriffsrechte voraussetzen (z.B. Lesezeichen für Analysen, Prozesskontext-Favoriten), ist sicherzustellen, dass die Nutzer aus der Zielgruppe des Dashboards die nötigen Zugriffsrechte haben (z.B. durch Freischaltung der entsprechenden Funktionen in passenden Nutzergruppen)

Verwalten mehrere Konfigurationen in der Prozessplattform

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Vorgehensweise zur Konfiguration von Dashboards für andere Nutzer

Um Dashboards für andere Benutzerinnen und Benutzer zu konfigurieren, verwenden Fachadministratoren Dashboard-Konfigurationsdateien. Die grundlegenden Schritte sind wie folgt:

1. Zusammenstellung des Wunsch-Dashboards

Nutzen Sie den Dashboard-Konfigurations-Assistenten in Ihrem eigenen Benutzerkonto, um das gewünschte Dashboard für den jeweiligen Arbeitsbereich und die Zielgruppe zu erstellen. Passen Sie die Inhalte und Layouts entsprechend den Anforderungen an. Eine Übersicht aller Kachel-Typen finden Sie unter Verfügbare Kachel-Typen.

Tipp: Falls Sie bereits ein eigenes Dashboard für Ihre persönliche Nutzung eingerichtet haben, empfehlen wir, dieses zunächst als Datei zu exportieren und zu sichern. So können Sie es nach Abschluss der Dashboard-Erstellung für andere wieder für Ihr eigenes Benutzerkonto einspielen.

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2. Export der Konfiguration

Sobald das Dashboard fertiggestellt ist, exportieren Sie es als JSON-Datei. Dieser Export enthält alle Einstellungen und Inhalte des Dashboards. Die Datei wird automatisch nach folgendem Schema benannt: Dashboard-Konfiguration_<Arbeitsbereich Name>_<Datum>.json. Sie können den Dateinamen bei Bedarf anpassen, um ihn später leichter wiederzufinden.

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3. Verteilung der Konfigurationsdatei

Die exportierte JSON-Datei wird anschließend in der Arbeitsbereichs- bzw. Nutzerverwaltung verteilt:

• Zuweisung an bestimmte Benutzerkonten:
  Um das Dashboard für bestimmte, namentlich benannte Benutzerkonten verfügbar zu machen, verwenden Sie in der Nutzerverwaltung die Aktion „Dashboard-Konfiguration anpassen“ (siehe Abb. 3). Dabei können Sie das Dashboard auch mehreren Benutzerkonten gleichzeitig zuweisen. Achten Sie auf die richtige Wahl des Arbeitsbereichs.

• Festlegen eines Standard-Dashboards:
  Möchten Sie ein Dashboard als Standard für alle Nutzenden ohne individuelle Konfiguration verwenden (insbesondere für neue Benutzerinnen und Benutzer), stellen Sie dieses Dashboard im jeweiligen Arbeitsbereich als „Standard-Dashboard“ ein. Wenn Sie kein Standard-Dashboard festlegen, wird automatisch das von PICTURE im Auslieferungszustand bereitgestellte verwendet.

Mit dieser Vorgehensweise können Sie die Dashboards zielgerichtet und effizient verwalten, ohne dabei Ihre eigene Arbeitsumgebung zu beeinträchtigen.

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Tipps zur Berücksichtigung der Zugriffsrechte der Endanwender beim Erstellen von Dashboards

Bei der Erstellung von Dashboards für andere Nutzerinnen und Nutzer ist es wichtig, die möglicherweise abweichenden und eingeschränkteren Zugriffsrechte der Zielgruppe im Vergleich zu den eigenen Fachadministrator-Rechten zu berücksichtigen. Um sicherzustellen, dass Dashboards wie beabsichtigt angezeigt und genutzt werden können, beachten Sie die folgenden Tipps:

1. Verwendung öffentlicher Filterbündel
   Verwenden Sie grundsätzlich nur öffentliche Filterbündel zur Konfiguration von Kacheln. Dadurch wird sichergestellt, dass die in den Kacheln dargestellten Daten, auch für die Zielgruppe zugänglich sind.

2. Passende Zugriffsrechte auf Attribute für spezifische Kacheln beachten
   Falls eine Kachel ein bestimmtes Attribut verwendet (z. B. für ein Balkendiagramm oder eine Fortschrittsanzeige), stellen Sie sicher, dass dieses Attribut für die Zielgruppe zugreifbar ist. Dies kann durch die Anpassung der Sichteneinstellungen erfolgen, indem eine entsprechende Sicht mit diesem Attribut für die passenden Nutzergruppen freigeschaltet wird.
   Weiterführende Informationen hierzu finden Sie in folgenden Abschnitten des Informationsportals: Sichten definieren; Zugriffsrechte auf Sichten für Benutzerkonten und Gruppen einrichten.

3. Passende funktionale Berechtigungen sowie (Ordner-)Zugriffsberechtigungen für spezifische Kacheln beachten
   Für spezielle Kacheln, die mit Funktionen arbeiten, die bestimmte Zugriffsrechte erfordern (z. B. Lesezeichen für Analysen oder Prozesskontext-Favoriten), ist es essenziell sicherzustellen, dass die Zielgruppe die erforderlichen Rechte besitzt. Dies kann durch die Freischaltung der entsprechenden Funktionen in den passenden Nutzergruppen erfolgen.

Durch die sorgfältige Beachtung dieser Punkte vermeiden Sie, dass Dashboards für Endanwender unvollständig oder fehlerhaft angezeigt werden, und schaffen eine reibungslose Benutzererfahrung.

Tipps für die Gestaltung fachlich sinnvoller Dashboards

Die Anforderungen an ein Dashboard hängen von der Rolle der Person, für die das Dashboard erstellt wird, ab. Daher ist es wichtig, dass Sie berücksichtigen, wer das Dashboard nutzt, um passende Inhalte bereitzustellen. Einen Überblick aller Kachel-Typen finden Sie auf der Seite Verfügbare Kachel-Typen. Weil eine pauschale Beantwortung der Dashboard-Anforderungen nicht möglich ist, haben wir im Folgenden ein einige beispielhafte Anregungen zusammengestellt.

Beispiel: Modellierinnen und Modellierer
Für Personen, die primär modellieren, stellt sich möglicherweise die Frage “Was ist für mich aktuell in der Prozessplattform zu tun?”. Daher sind zum Beispiel Informationen über Aufgaben, Kommentare, die zuletzt bearbeiten Prozesse und gegebenenfalls eine Statusübersicht relevant. Diese Inhalte können über die Kachel-Typen Meine offenen Aufgaben (nächste 90 Tage), Kommentare, Zuletzt von mir bearbeitet, für mich relevante Inhalte und Status-Statistik angezeigt werden. Falls Sie die Verantwortung für die Modellerstellung und -pflege dezentral auf Mitarbeitende aus verschiedenen Fachbereichen aufgeteilt haben, so bietet es sich ggf. an, für die Kacheln “Für mich relevante Inhalte“ und “Status-Statistik” zusätzlich geeignete Filterbündel zu hinterlegen (Beispiel: “zeige nur Prozesse, deren ‘Verantwortliche Organisationseinheit’ der Fachbereich 4 oder eine untergeordnete Organisationseinheit ist“).

Beispiel: Projektleitungen von Prozessmanagement-Initiativen

Für die Leiterinnen und Leiter von Projekten, die sich mit der Umsetzung von Prozessmanagment-Initiativen (z.B. Maßnahmen zur Prozessdigitalisierung, Prozessverbesserung) befassen, könnte es relevant sein, schnell Antworten auf die folgenden Fragen zu erhalten: “Wie weit sind wir mit dem Gesamtvorhaben? Und was muss als nächstes priorisiert werden?”. Daher sind zum Beispiel Kacheln des Typs Fortschrittsanzeige, Status-Statistik und Attribut-Statistiken relevant. Auch die Kachel-Typen Meine offenen Aufgaben (nächste 90 Tage), Kommentare und Schnelleinstieg in Analysen könnten interessant sein.
Ein ausführliches Beispiel für das (fiktive) Beispiel eines “Chief Digital Officers”, der die Prozessplattform zum Fortschrittscontrolling für die OZG-Umsetzung relevanter Prozesse in seiner Organisation nutzt, finden sie unterBeispiel: Konfiguration eines Dashboard in der Rolle eines Chief Digital Officer für OZG. Dort wird detailliert beschrieben, wie sie verschiedene Fortschrittsanzeigen konfigurieren können um auf den ersten Blick einen Übersicht über den Fortschritt des Projektes zu erhalten.