Neuerungen in Version 3.27

Für unsere SaaS-Kunden stehen die hier beschriebenen Änderungen seit Sa., 25.05.2024 zur Verfügung. Das erste Release aus der Versionslinie 3.27.x für Selbsthoster (Betriebsmodell “on premise”) haben wir am 30.08.2024 veröffentlicht.

Inhalt

Wichtigste Änderungen

Prozessregister

Im Modul “Prozessregister” stehen ergänzend zu den bisherigen Funktionen nun zusätzlich interaktive tabellarische Lese-Ansichten für alle Prozess-Steckbriefe und Prozessmodelle zur Verfügung. Diese beinhalten sämtliche in den Steckbriefen bzw. den Prozessmodellen erfassten Attribut-Daten und sind flexibel durchsuchbar, sortierbar und filterbar.

Das Nutzungserlebnis orientiert sich grundsätzlich an den aus modernen Tabellenkalkulationsprogrammen bekannten Such- und Filterfunktionen und ist darüber hinaus maßgeschneidert für die speziellen Anforderungen an die Arbeit mit den Prozesssteckbriefen und Prozessmodellen aus der Prozessplattform:

• sämtliche tabellarischen Ansichten basieren auf den aktuellen in der Prozessplattform gespeicherten Daten

• sie sind nahtlos integriert ins Rechte- und Rollenkonzept der Prozessplattform (insb. Zugriffsrechte auf Attribut-Sichten & Prozesskontext-Kataloge)

• eine bequeme, lückenlose Navigation zwischen den verschiedenen PICTURE-Informationsobjekten (z.B. Prozessen, Organisationseinheiten & Stellen, Leistungen, IT-Systeme…) ist möglich und es besteht jederzeit Zugriff auf deren hinterlegte Steckbriefe

• Informationen aus dem PICTURE-Attributsystem sind immer verfügbar (Beschreibungstexte, Auswahl-Felder, automatische Umrechnung von Zeitangaben etc.)

Die tabellarischen Leseansichten sind ausgelegt auf den Umgang mit den Datenmengen, die bei der Arbeit mit großen Prozessregistern anfallen können (tausende Zeilen zur Darstellung von Prozessen bzw. Aktivitäten wie Prozessbausteinen, hohe zweistellige Anzahl an Spalten zur Darstellung der zugehörigen benutzerdefinierten Attribute). Darüber hinaus haben wir bei der Entwicklung großen Wert gelegt auf eine vollständig barrierefreie Bedienung der neuen Funktionen. Sie lassen sich daher z.B. vollständig per Tastatur steuern oder per Screen-Reader “vorlesen” (z.B. JAWS, NVDA).

Die neuen Funktionen ermöglichen die dynamische, explorative Auseinandersetzung mit den im Prozessregister hinterlegten Daten und können bei verschiedenen Einsatzzwecken helfen, z.B.

• Qualitätssicherung großer Prozessregister

• Vorbereitung von redaktionellen Überarbeitungen des Prozessregisters

• Durchführung einfacher Auswertungen direkt auf Basis der Prozessregister-Steckbriefe

• Durchführung von Auswertungen auf Basis der Prozessmodelle unter Ausnutzung der Vorteile der Modellierung mit PICTURE-Bausteinen (z.B. Auflistung aller medienbruchbehafteten Arbeitsschritte in den ausgewählten Prozessen inkl. Angabe der beteiligten IT-Systeme und Daten)

• Vorbereitung fortgeschrittener Auswertungen zur Prozessregister-Priorisierung wie Nutzwert- und Strukturanalyse

Prozesskontexte

Die o.g. tabellarischen Lese-Ansichten stehen auch im Modul “Prozesskontexte” zur Verfügung. Somit sind nun auch auch Steckbriefe von Prozesskontext-Elementen direkt in der Benutzeroberfläche der Prozessplattform durchsuch- und auswertbar.

Weitere Neuerungen, Verbesserungen und Fehlerkorrekturen (vollständige Auflistung)

Eine vollständige Auflistung aller weiteren Neuerungen, Verbesserungen und Fehlerkorrekturen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Prozessregister

• Wir haben die Ladezeiten des Moduls “Prozessregister” reduziert, sodass sich die Benutzeroberfläche bei der Arbeit mit größeren Prozessregistern (> 1.000 Prozesse) deutlich flüssiger bedienen lässt.

• Fachadministratoren (Nutzertyp “Administrator”) können die Benutzeroberfläche des Prozessregisters unter “Verwaltung → Arbeitsbereiche” nun in gewissem Rahmen anpassen. So besteht die Möglichkeit, bei Bedarf die Spalten “Organisation” bzw. “Leistung” auszublenden. Weiterhin kann dort eingestellt werden, welche Schnellfilter (z.B. Organisationeinheit, Stelle, Leistung, Person) den Anwender/-innen angeboten werden und welche Daten von den Filtern standardmäßig durchsucht werden sollen (vgl. auch den folgenden Eintrag).

• Die Anwender/-innen können nun einstellen, welche Daten die Schnell-Filtern "Organisationseinheit" und "Leistung" durchsuchen. Zur Auswahl stehen die Auswertung der Prozesssteckbrief-Attribute “Verantwortliche Organisationseinheit” bzw. “Erbrachte Leistung” (die auch in der Prozessregister-Tabellenansicht dargestellt werden) oder alternativ der Such-Modus “Verwendungsnachweis”, beim dem alle Verwendungen der ausgewählten Organisationseinheit bzw. Leistung an beliebiger Stelle in Steckbrief und/oder Detailmodell als Treffer zählen.

• Bei der Arbeit mit den Schnell-Filtern können gesetzte Filter-Kriterien nun durch erneutes Anklicken des markierten Eintrags in der hierarchischen Ansicht wieder entfernt werden. Somit kann bei Bedarf nun auch die “ungefilterte” Ansicht wiederhergestellt werden, ohne dazu zunächst einen anderen Schnell-Filter öffnen zu müssen.

• Beim Filtern im Prozessregister anhand des Kriteriums “Ordner” (“zeige mir nur Prozesse, die im Ordner ‘Amt 42 - Projekte’ liegen”) besteht nun auch optional die Möglichkeit, mehrere Ordner als Filterkriterium festzulegen. Mehrere angegebene Ordner werden dabei vom System durch ein logischen ODER verknüpft (“zeige alle Prozesse, die im Ordner ‘Amt 42 - Projekte’ oder ‘Amt 43 - Projekte’ oder 'Amt 44 - Projekte' liegen”).

• Im Vorschau-Dialog, der beim Überfahren der Bezeichnung eines Eintrags in der Übersichtstabelle des Prozessregisters mit der Maus anzeigt wird, haben wir Verbesserungen vorgenommen. Lange Beschreibungstexte werden nun ggf. gekürzt dargestellt, sodass genügend Platz für die Anzeige der folgenden Angaben bleibt. Im Feld “Ordner” wird nun nicht mehr nur der unmittelbar übergeordnete Ordner angezeigt, sondern stattdessen der vollständige Pfad inkl. aller hierarchisch übergeordneten Ordner.

• Wir haben einen Fehler im Zusammenhang mit dem Filtern von Prozessen anhand der benutzerdefinierten Attribute aus dem Prozesssteckbrief behoben. Dieser führte dazu, dass beim Filtern von Attributen mit dem Datentyp “Einfachauswahl” bzw. “Mehrfachauswahl” nach der Attribut-Ausprägung “Keine Angabe” nicht alle relevanten Prozesse gefunden wurden.

• Wir haben einen Fehler behoben, der dazu führte, dass die Filtermöglichkeiten für benutzerdefinierte Steckbrief-Attribute vom Datentyp “Zahl” unnötig stark eingeschränkt waren. Anwender/-innen können nun nach allen Zahl-Attributen filtern, für die in der Methodenkonfiguration entweder keine oder genau eine benutzerdefinierte Einheit definiert ist. Weiterhin ist das Filtern ebenfalls möglich, wenn für das jeweilige Attribut ausschließlich die von der Prozessplattform vorgegebenen Zeit-Einheiten hinterlegt sind.

• Wir haben einen Fehler im Zusammenhang mit der Sammel-Erstellung von Aufgaben aus dem Prozessregister heraus behoben. Der Fehler führte dazu, dass keine Aufgaben angelegt werden konnten, falls sehr viele Prozesse gleichzeitig als Bezugsobjekt der zu erstellenden Aufgaben ausgewählt waren.

Modellierungsumgebung für Prozesse und Prozesslandkarten

• BPMN-Modellierungsumgebung: Über das Kontext-Menü (rechter Mausklick) lassen sich nun auch für mehrere markierte Aktivitäten-Symbole (z.B. PICTURE-Bausteine bzw. BPMN-Tasks) gleichzeitig die Standard-Abmessungen für Symbole des jeweiligen Typs wiederherstellen. Dies erleichtert insbesondere die Nachnutzung von importierten BPMN-Modellen aus Drittanbieter-Werkzeugen, die ggf. mit anderen Standard-Größen arbeiten.

• In den Nachschlage-Dialogen zur Anzeige der Steckbrief-Informationen zu verknüpften Prozesskontext-Elementen (z.B. Dokumente, Stellen, IT-Systeme) können Sie nun über einen Button in der Fußzeile des Dialogs bequem zum jeweiligen Eintrag im Modul “Prozesskontexte” abspringen. Sofern Sie über die nötigen Schreibrechte verfügen, können Sie den Eintrag dort gleich bearbeiten. Dies erleichtert insbesondere das Anlegen von neuen Prozesskontext-Einträgen während der Modellierung von Prozessen.

Viewer für Steckbriefe, Prozessmodelle und Prozesslandkarten

• In den Nachschlage-Dialogen zur Anzeige der Steckbrief-Informationen zu verknüpften Prozesskontext-Elementen zeigt die Prozessplattform nun konsequent für alle Prozesskontext-Arten die Verankerung des angezeigten Eintrags in der hierarchischen Struktur an (übergeordnetes Element, unmittelbar untergeordnete Elemente). Somit können Sie sich diese Strukturen bei Bedarf bequem aus der Betrachtung der Prozessmodelle heraus erschließen.

Prozesskontexte

• Wir haben einen Fehler im Zusammenhang mit dem Import von Prozesskontext-Katalogen aus externen Datenquellen (z.B. LeiKa, OZG, Rechtsnormenkatalog PICTURE/WALHALLA, Form-Solutions) behoben. Beim Erst-Import wird ein neuer Katalog nun konsequent unterhalb der für den jeweiligen Prozesskontext ggf. bereits bestehenden Einträge einsortiert. Bei Update-Importen wird die Position des aktualisierten Katalogs nicht mehr überschrieben, sodass eine manuell vom Anwender vorgenommene Einsortierung erhalten bleibt.

Kommentarfunktion

• Die Aktion "Anmerkung zu vorhandenem Kommentar hinzufügen" wird von der Prozessplattform nun immer eingeblendet und nicht nur beim Überfahren einer bestimmten Stelle der Kommentar-Anzeige mit der Maus.

PDF-Export

• Wir haben eine Verbesserung bzgl. der Benennung der von der Prozessplattform erzeugten PDF-Dateien eines Prozesses (Steckbrief, Modell, Modelldokumentation) vorgenommen: Im Namen der exportierten Datei wird nun das Datum der Speicherung der exportierten Version verwendet (anstatt bisher das Datum des Exports).

• Wir haben einen Fehler korrigiert, der dazu führte, dass ein PDF-Export von Prozesslandkarten nicht möglich war, falls die Prozesslandkarte eine Hintergrundgrafik enthielt und zuletzt vor der Veröffentlichung einer bestimmten früheren Prozessplattform-Version gespeichert wurde.

Portalmodul

• Wir haben einen Fehler behoben, der dazu führte, dass ein/-e Nutzer/-in im Dialog zur Erstellung einer neuen Portal-Freigabe auf Basis der Treffermenge eines Filterbündels auch dann speichern durfte, wenn kein Filterbündel ausgewählt (und die Portalfreigabe daher ungültig) war.

Nutzerverwaltung

• Die Übersichtstabelle der Benutzerkonten enthält nun eine zusätzliche Spalte, anhand derer auf einen Blick erkennbar ist, ob für ein Konto ggf. eine IP-Zugriffsbeschränkung hinterlegt ist.

• Die Aktion “Nutzertyp ändern” ist nun auch als Sammel-Aktion für mehrere markierte Benutzerkonten auf einmal möglich.

• Zu jedem Benutzerkonto kann durch die Fachadministratoren (Nutzertyp “Administrator) nun ein Freitext-Vermerk hinterlegt werden, der ausschließlich für Administratoren einsehbar ist. Dieses Feld kann genutzt werden, um z.B. interne Absprachen zur Nutzerverwaltung direkt innerhalb der Prozessplattform zu dokumentieren.

• Fachadministratoren können bereits bisher das Benutzerkonto des Support-Teams der PICTURE GmbH über die regulären Funktionen der Nutzerverwaltung temporär aktivieren und nach Abschluss eines Support-Falls wieder sperren. Über das Profil-Menü (der rechten oberen Ecke) steht nun für Nutzer/-innen mit entsprechenden (Administrator-)Berechtigungen ergänzend ein Schnelleinstieg für den komfortablen Zugriff auf dieses Funktion zur Verfügung.

• Wir haben einen Fehler im Zusammenhang mit der Ansicht zur Einzelbearbeitung eines ausgewählten Benutzerkontos behoben. Dort wurde bisher in der Menü-Leiste das Aktionsmenü “Bearbeiten” angeboten, welches zur Sammel-Bearbeitung mehrerer in der Übersichtstabelle markierter Benutzerkonten vorgesehen ist. Dies konnte zu Missverständnissen führen, da die markierten Benutzerkonten, auf welche sich die ausgewählte Aktion auswirken würde, in dieser Ansicht nicht sichtbar sind. Daher wird das Aktionsmenü “Bearbeiten” künftig nur noch in der Übersichtstabelle, nicht jedoch in der Einzelbearbeitungsansicht angeboten.

Methodenkonfiguration

• Wir haben einen Fehler im Modul “Methodenkonfiguration” (Verwaltung → Arbeitsbereich → Methodenkonfiguration) behoben. Dieser führte dazu, dass bestimmte Attribute, die nur zur Verwendung an bestimmten Modellelementtypen vorgesehen sind um dort spezielle Funktionen der Prozessplattform zu ermöglichen (z.B. Hintergrundgrafik für Prozesslandkarten hinterlegen), von Fachadministratoren unter bestimmten Umständen an beliebige Modellelemente kopiert werden konnten, wo sie jedoch ohne ihre vorgesehene Funktion blieben.

Sonstiges

• In sämtlichen Tabellenansichten, für die Sammelbearbeitungsfunktionen zur Verfügung stehen (z.B. Übersichtstabelle in Prozessregister und Prozessnetzwerk, Aufgaben & Workflows, Benutzerkontenverwaltung), ist es nun möglich, per Mausklick bei gedrückter UMSCHALT-Taste auch eine Spanne von Einträgen gesammelt zu markieren.

• Für Benutzerkonten, für die keine Bilddatei als Profilbild explizit hinterlegt ist, erzeugt die Prozessplattform nun aus den Initialen des ggf. hinterlegten Vor- und Nachnamens bzw. ansonsten aus dem Benutzernamen ein Platzhalter-Profilbild.

• Die Benachrichtigungs-Meldungen, die bei verschiedenen Aktionen am rechten Bildschirmrand von der Prozessplattform eingeblendet werden, um über Erfolg bzw. Fehlschlag einer zuvor durch die Nutzendenden ausgelösten Aktion zu informieren, werden nun so positioniert, dass sie nicht mehr das Profil-Menü in der rechten oberen Ecke des Bildschirms überlagern.

• Wir haben einen Fehler im Zusammenhang mit dem Import von Daten aus Excel-Vorlagen behoben. Dieser führte dazu, dass der jeweilige Import-Assistent mit einer unspezifischen Fehlermeldung abstürzte, wenn eine zu importierende Datei mit einer Größe von mehr als 100 MB hochgeladen wurde. In diesem Fall gibt das System nun eine selbsterklärende Fehlermeldung aus.