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Ziel

Ziel dieses Szenarios ist es, eine Portal-Freigabe zu erstellen, die Sie - ohne die Freigabe laufend anzupassen – in einem Drittsystem zur Verfügung stellen können. Im Folgenden wird anhand eines Beispiels erläutert, welche Schritte und Einstellungen in einem derartigen Szenario gewählt werden sollten.

Ausgangssituation

Im Rahmen Ihres kontinuierlichen Prozessmanagements haben sie die Prozesse einer Abteilung in qualitätsgesicherter Form vorliegen und ergänzen diese laufend. Die hinzukommenden Prozesse sollen den Prozessveranwortlichen und anderen Prozessbeteiligten nach der Qualitätssicherung automatisch in einem Drittsystem zur Verfügung stehen. 

Vorbereitung der Plattform

Die Freigabe der o.g. Prozesse kann bereits im Auslieferungszustand der Plattform erfolgen. Wechsel Sie dazu in das Prozessregister, dort in die Filteransicht und wählen Sie anschließend "Filter hinzufügen" aus.

Um ein Filterbündel zu erstellen, dass z.B. alle qualitätsgesicherten Prozesse der Personalabteilung lädt, fügen Sie zunächst einen Filter mit folgenden Werten hinzu:

Kriterium: Steckbriefattribut

Attribut: Verantwortliche Organisationseinheit

Wählen Sie in der Baumansicht den Pfad Organisationseinheiten→Beispielverwaltung→1-Allgemeine Verwaltung→11-Personal und Organisation→11.1-Personal aus.

Anschließend fügen Sie einen weiteren Filter mit dem Kriterium "Bearbeitungsstatus" und dem Status "qualitätsgesichert" aus.

Speichern Sie nun den Filter und benennen diesen mit der Bezeichnung "Personal(qualitätsgesichert)".

Das gespeicherte Filterbündel geben Sie nun mit dem Button "Freigabe erstellen" in der Filteransicht frei.

Wählen Sie im nachfolgenden Dialog die Option "Prozessliste" aus, der Dialog 'Freigabe für Filterbündel "Personal(qualitätsgesichert)" erstellen' öffnet sich. Im Bereich "Allgemeine Einstellungen" vergeben Sie die gewünschte Beizeichnung und wählen die geeignete Sicht aus.

Als Datengrundlage ist bereits das Filterbündel "Personal(qualitätsgesichert)" vorbelegt. Alle durch das Filterbündel geladenen Prozesse sind nach der Freigabe über den Freigabe-Link zu erreichen.

Die richtigen Portal-Freigabe-Einstellungen

Nach der Konfiguration der allgemeinen Einstellungen und der Datengrundlage sollten Sie die erweiterten Einstellungen der Portal-Freigabe überprüfen. Klappen Sie dazu das Menu erweiterte Einstellungen auf.

In unserem Beispiel möchten wir den Prozessveranwortlichen und anderen Prozessbeteiligten die Ergebnisse der Modellierung kontinuierlich zur Verfügung stellen.

Entfernen Sie den Haken bei „Kommentare erlauben?“, um den Betrachtern der Prozesse keine Kommentarfunktion zur Verfügung zu stellen.

Wählen Sie an dieser Stelle kein Ablaufdatum, um die Portal-Freigabe dauerhaft zur Verfügung zu stellen. Wie Sie eine Freigabe, die Sie nicht mehr benötigen, manuell löschen, erfahren Sie hier.

Die Angabe einer Kurz-URL ist nicht notwendig, da Sie den generierten Freigabe-Link in ein Drittsystem einbinden. Wie dies geht erfahren Sie hier. 

Zuletzt sollten Sie die IP-Zugriffsbeschränkungen konfigurieren, um die Erreichbarkeit der Freigabe einzuschränken. Informationen zur Konfiguration von IP-Zugriffsbeschränkungen finden Sie hier.

Resultat

Nach erfolgreicher Erstellung der Freigabe ist diese nun unter dem angezeigten Freigabe-Link zu erreichen:

Den Prozessveranwortlichen und anderen Prozessbeteiligten steht nach dem Einbetten des Links in ein Drittsystem die folgenden Ansicht zur Verfügung.