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Ziel

Ziel dieses Szenarios ist es, einen Prozessregistereintrag - für andere Nutzer nicht sichtbar - zu überarbeiten und anschließend mit Ihrer bestehenden, veröffentlichten Prozessdokumentation zusammenzuführen. Im folgenden Artikel wird anhand eines Beispiels erläutert, welche Schritte und Einstellungen in einem derartigen Szenario gewählt werden sollten.

Ausgangssituation

Im Rahmen Ihrer bestehenden und freigegebenen Prozessdokumentation haben Sie Ihre Querschnittsprozesse in Form einer Prozesslandkarte dokumentiert und veröffentlicht. Es haben sich Änderungen an einem der veröffentlichen Prozessmodelle ergeben, die Sie in Ruhe - für andere Nutzer nicht sichtbar - in das vorhandene Modell einarbeiten und anschließend wieder in die vorhanden Dokumentation einbinden möchten.

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Vorbereitung der Plattform

Idealerweise habe Sie bereits einen Ordner im Prozessregister Ihres Arbeitsbereichs, der für andere Nutzer nicht sichbar ist, in dem Sie “in Bearbeitung” befindliche Prozesse speichern. Sollte dies nicht der Fall sein, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie in Ihrer Ordnerstruktur einen Bereich für die Organisation von Prozessen, die im Status “in Bearbeitung” weilen, zur Verfügung haben. Der Informationsportal-Artikel Prozessregister in Ordnern organisieren unterstützt Sie bei diesem Vorhaben.

Arbeitskopie erstellen

In diesem Schritt wählen Sie nun zunächst den zu überarbeitenden Prozess im Prozessregister aus, öffnen das Menü “Modelle verwalten / löschen” und klicken dort auf den Menü-Eintrag “Kopieren”.

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Der Dialog “Kopie erstellen” öffnet sich. Nehmen Sie nun die folgenden Einstellungen vor, um das Ziel - eine Arbeitskopie in einem für andere Nutzer nicht sichtbaren Ordner zu erstellen - zu erreichen:

• Bezeichnung: Dieses Feld wird für unseren Zweck nicht ausgefüllt. Wenn Sie eine Arbeitskopie erstellen, wird die Bezeichnung des Prozesses automatisch generiert. Die Bezeichnung setzt sich aus dem Namen des kopierten Prozesses, dem Wort Arbeitskopie und der Ursprungsversion des kopierten Prozesses zusammen.

• Zielordner: Wählen Sie hier den Ordner für “in Bearbeitung” befindliche Prozesse aus.

• Als Arbeitskopie markieren: Setzen Sie hier einen Haken, um eine Arbeitskopie zu erstellen und somit die Bezeichnung der Kopie automatisch zu vergeben.

Bestätigen Sie den Dialog mit “Kopieren” - die Arbeitskopie Ihres Prozesses wird nun - in diesem Beispiel - mit dem Namen “Personalbedarf planen (Arbeitskopie, Basis: v1)” im Ordner “in Bearbeitung” gespeichert.

Änderungen durchführen

Wechsel Sie nun im Prozessregister in den Ordner “in Bearbeitung” und öffnen Sie die Arbeitskopie zur Bearbeitung, um Ihre Änderungen an dem Prozess durchzuführen. Alle Änderungen die Sie nun an dem Prozess vornehmen sind in dem Ursprungsprozess zunächst nicht sichtbar und werden erst mit der Zusammenführung der Arbeitskopie mit der ursprünglichen Version des Prozesses für andere Nutzer zu sehen sein. Alle in der Plattform unterstützten Modifikationen an einem Prozess können nach der Überarbeitung übernommen werden, dazu gehören zum Beispiel:

• Änderungen am Steckbrief eines Prozesses

• Änderungen am Modell eines Prozesses

• Änderungen an Prozesslandkarten

• Hinzufügen oder Löschen eines BPMN- bzw. Classic-Modells

Arbeitskopie zusammenführen

Um nun den angepassten Prozess wieder in der öffentlichen Prozessdokumentation zur Verfügung zu stellen, ist es notwendig, die in der Arbeitskopie geänderten Inhalte mit den Inhalten des Ursprungsprozesses zusammenzuführen beziehungsweise diese zu überschreiben. Wählen Sie zu diesem Zweck die im Order “in Bearbeitung” befindliche Arbeitskopie, öffnen das Menü “Modelle verwalten / löschen” und klicken dort auf den Menü-Eintrag “Arbeitskopie zusammenführen”.

Der Dialog “Arbeitskopie zusammenführen” öffnet sich. Nehmen Sie nun die folgenden Einstellungen vor, um das Ziel - eine Arbeitskopie mit dem Ursprungsprozess zusammenzuführen - zu erreichen:

• Quelle (Arbeitskopie): Hier wird die von Ihnen zuvor ausgewählte Arbeitskopie, die Ihre Änderungen enthält, angezeigt.

• Ziel-Prozess: Geben Sie hier einen Suchbegriff ein. Es werden Ihnen Prozesse vorgeschlagen, deren Bezeichnung den Begriff enthält. Wählen Sie hier den Ursprungsprozess (in diesem Beispiel “Personalbedarf planen”) aus den Vorschlägen als Ziel-Prozess aus.

• Zu übernehmende Inhalte: Wählen Sie hier aus, welche Inhalte der Arbeitskopie in den Ursprungsprozess übernommen werden sollen. Die Inhalte die hier ausgewählt werden, werden vollständig in den Ursprungsprozess übernommen und als neue Version dort hinterlegt. Die nicht angewählten Inhalte werden aus dem Ursprungsprozess übernommen.

• Umgang mit der Arbeitskopie nach dem Zusammenführen: Hier steht zur Auswahl die Arbeitskopie nach dem Zusammenführen entweder zu löschen oder zu behalten. Möchte Sie beispielsweise zunächst einen Zwischenstand übernehmen oder planen noch ein Detailmodell zu dem Prozess hinzuzufügen, behalten Sie die Arbeitskopie und arbeiten dort weiter. Die weiteren Änderungen können dann auf dieselbe Art und Weise nachträglich in den Ziel-Prozess übernommen werden.

Bestätigen Sie den Dialog mit “Zusammenführen” - die ausgewählten Inhalte der Arbeitskopie Ihres Prozesses werden nun in den Ursprungsprozess übernommen.

Resultat

Nach erfolgreicher Zusammenführung der Arbeitskopie mit dem Ursprungsprozess ist nun eine neue Version des Prozesses mit den geänderten Inhalten in Ihrer veröffentlichten Prozessdokumentation vorhanden.