Nutzung des Organigramms: Strukturen effektiv abbilden
- Malte Stockmann
- Johannes
- Silke Nolopp
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie …
Organigramme und Organisationsstrukturen in der PICTURE-Prozessplattform abbilden und praktisch nutzen können. Zudem erfahren Sie, warum es wichtig ist, zwischen einer flächendeckenden Nutzung für die gesamte Organisation und einem projektbezogenen Ansatz zu unterscheiden, um die Prozesslandschaft effektiv zu organisieren.
Das Video verschafft Ihnen einen Überblick über die Themen rund um das Organigramm. Weiter unten finden Sie eine Zusammenfassung sowie unsere zentralen Handlungsempfehlungen.
Zusammengefasst: Zweck des Organigramms
Organigramme dienen dazu, die Organisationsstrukturen und -einheiten einer Verwaltung abzubilden. In der Prozessplattform ermöglichen Organigramme es, Prozesse innerhalb der gesamten Organisation oder in spezifischen Projekten klar zu strukturieren und den Organisationseinheiten zuzuordnen. Hierbei kommt zunächst die Rolle der “verantwortlichen Organisationseinheit” ins Spiel, die definiert, wie der Prozess durchzuführen ist. Weitere Rollen sind z.B. “durchführende Organisationseinheit” oder “beteiligte Organisationseinheit”.
Durch Schaffen von Verbindungen zwischen Prozessen und Organisationseinheiten im Organigramm werden Zuständigkeiten sichtbar, Schnittstellen können identifiziert und dokumentiert werden oder es werden Optimierungspotenziale aufgedeckt.
Empfehlungen zum Vorgehen
Nicht zu detailliert: Starten Sie mit den obersten Ebenen des Organigramms und arbeiten Sie sich bedarfsorientiert in die Tiefe vor. Passen Sie das Organigramm an und erweitern Sie es entsprechend der Bedürfnisse Ihrer Organisation. Vermeiden Sie eine zu detaillierte Abbildung, um den Pflegeaufwand Ihres Organigramms zu minimieren. Bleiben Sie zunächst bei Organisationseinheiten, legen Sie Stellen erst bei Bedarf an.
Importoptionen nutzen: Importieren Sie Organigramme aus Ihrem Fachverfahren über die Import-Funktion für Excel-Vorlagen, um Zeit zu sparen.
Rollen: Ergänzen Sie ggf. einen Bereich “Rollen” im Prozesskontext “Organigramm”, um allgemeingültige Organisationseinheiten anzulegen, z.B. “Fachabteilung”.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Aktualisieren Sie Organigramme regelmäßig, um organisatorische Veränderungen nachzuvollziehen.
Verwandte Artikel
Prozesskontext bearbeiten: In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über den grundlegenden Umgang mit Prozesskontext-Elementen.
Prozesskontexte aus Excel-Datei importieren - Szenario: Einmaliger Import: Hier erfahren Sie, wie Sie Prozesskontexte z.B. initial für die Nutzung in der Prozessplattform aufbereiten und importieren können.
Prozesskontexte aus Excel-Datei importieren - Szenario: Daten (regelmäßig) aus führendem externen System in die Plattform einspielen: Wenn Sie Daten in einem (anderen) führenden Datensystem haben, erfahren Sie in diesem Artikel, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um eine dauerhafte Synchronisation zu ermöglichen.
Ordnerzugriffsberechtigungen verwalten: Hier erfahren Sie, welche Möglichkeiten zur Vergabe von Berechtigungen bestehen, um lesenden bzw. schreibenden Zugriff auf Ordner gezielt zu steuern.