Was ist eine Variante?
- Tim Rohmann
Darstellung von Alternativen durch Varianten
Prozessvarianten werden für aufgabengleiche Teilprozesse angelegt, die abweichende Arbeitsschritte auf Prozessbausteinebene aufweisen. Unter „aufgabengleiche“ Teilprozesse werden solche verstanden, welche die gleiche Aufgabe erfüllen müssen, z. B. die „Prüfung der Voraussetzungen zur Eheschließung“. Da sich hierbei aber aufgrund von unterschiedlichen Rahmenbedingungen, z. B. der Nationalität der Eheleute, relevante Unterschiede in der Erfüllung der Aufgabe ergeben können, muss diesem Sachverhalt Rechnung getragen werden. Die relevanten Unterschiede werden nicht innerhalb eines einzigen Teilprozesses durch komplizierte Verzweigungen dargestellt, sondern durch einzelne Teilprozessvarianten. Hierzu werden von dem entsprechenden Teilprozess die notwendigen Varianten angelegt. Neben einer verständlichen Benennung erhält jede Teilprozessvariante noch eine relative Häufigkeit ihres Auftretens, um für spätere Auswertungen die Wichtigkeit der jeweiligen Variante besser einschätzen zu können.
Alle Teilaufgaben, die vor oder nach den erstellten Teilprozessvarianten, unter allen Rahmenbedingungen wieder gleich ablaufen, werden, wie gewohnt, durch einfache Teilprozesse modelliert. Teilprozessvarianten stehen somit gleichberechtigt nebeneinander und zeigen explizit und auf verständliche Weise, wie die relevanten Unterschiede in der Bearbeitung aussehen. Der Vorteil dieses Verfahrens liegt darin, dass innerhalb der einzelnen Teilprozessvarianten einfach sequenziell mit den Prozessbausteinen modelliert werden kann, wie dies auch in den normalen Teilprozessen der Fall ist.
Regeln zur Bildung von Varianten
Eine Teilprozessvariante sollte nur gebildet werden, wenn sich zur Erfüllung der betrachteten Teilaufgabe relevante Unterschiede in der Bearbeitung ergeben. Dies ist der Fall, wenn eine Vielzahl von unterschiedlichen Prozessbausteinen benötigt wird oder es viele Unterschiede in den Attributen der Prozessbausteine gibt.
Die sogenannte „80/20“-Regel sollte greifen, d. h., jede Teilprozessvariante sollte zu einem wahrnehmbaren relativen Anteil bei der täglichen Arbeit auch wirklich auftreten. Auf die wenigen Fälle, die durch das erstellte Prozessmodell nicht abgedeckt werden, sollte lediglich in einem Vermerk hingewiesen werden.
Darstellung von Teilprozessvarianten am Beispiel „Schülerfahrtkostenerstattung“
