Anwenderleitfaden zur Struktur-Analyse
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Auf dieser Informationsportal-Seite wird beschrieben, wie die Struktur-Analyse in der PPP angewendet wird. Die Funktionsweise der Struktur-Analyse wird auf folgender Informationsportal-Seite anhand eines Beispiel-Szenarios erläutert: Funktionsweise (Beispiel-Szenario).
Übersicht über Analyse-Konfigurationen
Für alle Anwendungsfälle der Struktur-Analyse muss zunächst die Übersicht über alle Struktur-Analyse-Konfigurationen aus dem Prozessregister heraus geöffnet werden. Neben dem Benutzerrecht "Analysen ausführen" benötigen Sie hierzu auch mindestens Lesezugriff auf den Prozesskontext "Organisationseinheiten und Stellen" oder "Leistungen". Falls Sie die Analyse nur auf einen Teil der im Arbeitsbereich enthaltenen Prozesse ausführen wollen, müssen Sie diese vor dem Öffnen des Dialoges markieren oder entsprechende Filterkriterien konfigurieren. Wenn Sie keine Prozesse markieren und keine Filterkriterien ausgewählt haben, wird die Analyse auf alle im Arbeitsbereich enthaltenen Prozesse ausgeführt, auf die der aktuell eingeloggte Nutzer mindestens Lesezugriff hat.
Per Klick auf den markierten Menü-Eintrag öffnet sich der Übersichtsdialog. In diesem werden alle vorhandenen Struktur-Analyse-Konfigurationen inklusive Ersteller und Erstelldatum aufgelistet. Außerdem erhalten Sie hier einen Hinweis über die von Ihnen ausgewählte Datengrundlage. Sie können zu analysierende Prozesse vor dem Öffnen des Dialoges entweder explizit per Klick oder implizit über die aktuell eingestellten Filterkriterien auswählen. Haben Sie Prozessregister Einträge weder per Klick noch per Filter ausgewählt, werden alle in diesem Arbeitsbereich für Sie lesbaren Prozesse analysiert. Bitte berücksichtigen Sie, dass in der Datengrundlage mindestens ein Prozess enthalten sein muss, damit die Analyse ausgeführt werden kann. Sollte dies nicht der Fall sein wird die Information zur Datengrundlage in einer gelben Warn-Box angezeigt und Sie können keine Analyse starten.
Analyse-Konfiguration anlegen
Eine neue Struktur-Analyse-Konfiguration kann über den "Neue Struktur-Analyse-Konfiguration anlegen"-Button im Übersichtsdialog (s.o.) angelegt werden. Bei Klick auf den Button öffnet sich ein Dialog mit einer leeren Struktur-Analyse-Konfiguration.
Prozesskontext-Typ auswählen
Der zu analysierende Prozesskontext-Typ kann oben links im Konfigurationsdialog ausgewählt werden. In dem Drop-Down-Menü stehen die Prozesskontext-Typen Organisationseinheit und Leistung zur Verfügung, sofern Sie mindestens Lesezugriff auf den jeweiligen Prozesskontext haben.
Prozesskontext-Baum-Ebene auswählen
Unterhalb der Auswahl des Prozesskontext-Typs kann ausgewählt werden, bis zu welcher Ebene der gewählte Prozesskontext analysiert werden soll. Dabei sollten Sie beachten, dass alle Prozesse, die mit einem PK-Element auf der ausgewählten Ebene oder darunter verknüpft sind, im Ergebnis unter dem PK-Element aufgelistet werden, welches auf der ausgewählten Ebene liegt. Im Ergebnis tauchen so also keine PK-Elemente auf, die unterhalb der ausgewählten Baumeben liegen. Ein PK-Element, das über der ausgewählten Ebene ist, kann allerdings trotzdem im Ergebnis auftauchen, wenn diesem Element direkt Prozesse zugeordnet sind. So ist sichergestellt, dass alle Prozesse im Ergebnis auftauchen.
Attribut auswählen
Das zu analysierende Attribut kann links unten im Konfigurationsdialog ausgewählt werden. In dem Auswahlfeld stehen alle Einfachauswahl-, Zahlen-, und Zeitattribute zur Verfügung, auf die der eingeloggte Nutzer mindestens Lese-Zugriff hat. Bei den Zeitattributen ist zusätzlich zu beachten, dass das Attribut nur die Standard PICTURE-Zeiteinheiten beinhaltet (s. Umrechnungsfaktoren der Standard-Zeiteinheiten). Die Attribute sind analog zur Arbeitsbereich-Konfiguration sortiert.
Kategorien festlegen
Um die Kategorien, nach denen die Prozesse der zugeordneten Prozesskontext-Elemente gruppiert werden sollen, festzulegen muss für je nach Attribut-Datentyp unterschiedlich vorgegangen werden. Für alle Attribut-Datentypen gilt aber, dass jeder Kategorie eine eindeutige Farbe zugeordnet werden muss, ist dies nicht der Fall wird ein Warnsymbol angezeigt. Sobald im Dialog ein Warnsymbol angezeigt wird kann die Analyse-Konfiguration nicht gespeichert werden. Fährt man mit der Maus über dieses Warnsymbol wird ein konkreter Hinweis angezeigt, was Sie korrigieren müssen. Die Reihenfolge der Kategorien ist durch die Reihenfolge der Attribut-Ausprägungen in der Arbeitsbereichkonfiguration vorgegeben.
Kategorien für Einfachauswahlattribut festlegen
Bei Einfachauswahlattributen sind die Kategorien bereits durch die Attribut-Ausprägungen vorgegeben. Daher muss nur noch für jede mögliche Attribut-Ausprägung eine eindeutige Farbe festgelegt werden. Dazu werden im rechten Bereich des Dialoges alle Ausprägungen mit zugehörigen Feldern für die Erfassung der Farbe aufgelistet (s.o.).
Kategorien für Zahlenattribute festlegen
Bei der Festlegung von Kategorien für Zahlenattribute müssen zunächst Ausprägungsabschnitte festgelegt werden. Die Ausprägungsabschnitte müssen festgelegt werden, da in einem Steckbrief bei dem Ausfüllen von Zahlenattributen eine beliebige Zahl eingegeben wird und kein voreingestellter Zahlenwert, dem man eine Farbe zuordnen könnte. Initial sind bei einem Zahlenattribut zwei Ausprägungsabschnitte vorhanden. Diese beiden Ausprägungsabschnitte müssen ausgefüllt werden und können auch nicht gelöscht werden.
Abschnitt-Bezeichnung festlegen
Neben einer Farbe muss für die Kategorien von Zeitattributen auch eine Kategorie-Bezeichnung festgelegt werden. Diese wird in einem Eingabefeld am rechten Rand des Dialoges erfasst. Für die Kategorie-Bezeichnungen gilt ebenfalls, dass jede Kategorie eine eindeutige Bezeichnung erhalten muss.
Abschnitt hinzufügen
Zusätzlich zu den zwei "Pflichtabschnitten" können beliebig viele weitere Ausprägungsabschnitte hinzugefügt werden. Dazu muss auf den Button "Neuen Abschnitt hinzufügen" geklickt werden. Beim Hinzufügen neuer Abschnitte ist zu beachten, dass das Limit eines Ausprägungsabschnittes (Textfeld mit "<" Zeichen) immer größer als das Limit des Vorgänger-Abschnittes bzw. Nachfolger-Abschnittes (bei umgekehrter Reihenfolge) ist. Ist dies nicht der Fall, wird ein Warnsymbol neben dem Eingabefeld für das Limit angezeigt. Sobald im Dialog ein Warnsymbol angezeigt wird kann die Struktur-Analyse-Konfiguration nicht gespeichert werden. Fährt man mit der Maus über dieses Warnsymbol wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Abschnitt entfernen
Ein hinzugefügter Abschnitt kann über das Mülleimer-Symbol rechts neben dem Eingabefeld für die Abschnitt-Bezeichnung wieder entfernt werden. Das Symbol taucht auf, wenn sich der Mauszeiger über der jeweiligen Zeile in fährt.
Letzter Abschnitt
Um sicherzugehen, dass jeder Steckbrief bei der Ausführung der Analyse einer Kategorie bzw. einem Abschnitt zugeordnet werden kann, ist es nicht möglich das Limit des letzten Abschnittes frei zu wählen. Das Limit des letzen Abschnittes entspricht immer dem Limit des vorletzen Abschnittes. So können alle Werte, die kleiner gleich dem Limit des vorletzen Abschnittes sind und alle Werte, die größer als das Limit des Letzen Abschnittes sind bewertet werden.
Kategorien für Zeitattribute festlegen
Die Festlegung der Kategorien für Zeitattribute funktioniert genauso wie bei Zahlenattributen mit dem Unterschied, dass bei der Festlegung der Ausprägungsabschnitte auch die Zeiteinheiten berücksichtigt werden müssen.
Umrechnungsfaktoren der Standard-Zeiteinheiten
Die PICTURE-Standard-Zeiteinheiten werden nach folgenden Umrechnungsfaktoren umgerechnet:
Einheit | Faktor |
|---|---|
Sekunde(n) (Basiseinheit) | - |
Minute(n) | 60 (60 Sekunden pro Minute) |
Stunde(n) | 60 (60 Minuten pro Stunde) |
Tag(e) | 8 (8 Stunden pro Arbeitstag) |
Woche(n) | 5 (5 Arbeitstage pro Arbeitswoche) |
Monat(e) | 4 (4 Arbeitswochen pro Monat) |
Jahr(e) | 12 (12 Monate pro Jahr) |
Reihenfolge der Kategorien umkehren
Für alle Attribut-Datentypen gibt es die Möglichkeit die Reihenfolge der Kategorien umzukehren. Dazu muss auf den Button "Reihenfolge umkehren" oben rechts geklickt werden.
Beim Umkehren der Reihenfolge ist zu beachten, dass die Reihenfolge der Kategorien sich in der Ergebnisdarstellung wie folgt wiederspiegelt: Die Kategorie, die in der Konfiguration unten dargestellt wird, wird auch in den Balken des Balkendiagrammes unten dargestellt und gilt somit als relevanteste Kategorie. Wollen Sie z.B. herausfinden, welchem Prozesskontextelement am meisten unstrukturierte Prozesse zugeordnet sind sollte die Attribut Ausprägung "unstrukturiert" unten stehen. Auf diese Art und Weise können Sie also schon in der Konfiguration sehen, wie die gewählten Farben im Balkendiagramm aussehen würden.
Neue Analyse-Konfiguration speichern
Sind alle Warnsymbole beseitigt, kann die Struktur-Analyse-Konfiguration über den "Speichern als..." -Button gespeichert werden. Bei Klick auf den Button öffnet sich zunächst ein Dialog, in dem eine Konfigurationsbezeichnung eingegeben werden muss.
Die Bezeichnung muss innerhalb des Arbeitsbereiches eindeutig sein. Ist die eingegebene Bezeichnung nicht eindeutig wird eine Warnung angezeigt. Wenn eine eindeutige Bezeichnung eingegeben wurde kann die Analyse-Konfiguration über den "Speichern"-Button gespeichert werden.
Analyse-Konfiguration bearbeiten
Um eine Struktur-Analyse-Konfiguration zur Bearbeitung zu öffnen muss auf das Stift-Symbol in der Zeile der zu bearbeitenden Konfiguration im Übersichtsdialog (s.o.) geklickt werden. Das Symbol wird angezeigt, wenn man mit der Maus über die passende Zeile fährt. Bei Klick auf das Symbol öffnet sich der im Kapitel "Struktur-Analyse-Konfiguration anlegen" beschriebene Dialog mit der ausgewählten Konfiguration. Die Struktur-Analyse-Konfiguration kann dann, wie im genannten Kapitel beschrieben, bearbeitet werden.
Öffnet sich beim Klick auf das Stift-Symbol nicht der im Kapitel "Struktur-Analyse-Konfiguration anlegen" beschriebene Dialog, sondern ein Dialog mit einer Warnung, lesen Sie bitte in folgendem Kapitel weiter: Die Struktur-Analyse-Konfiguration im Arbeitsbereichkontext.
Bearbeitete Analyse-Konfiguration speichern
Öffnet man eine Struktur-Analyse-Konfiguration zur Bearbeitung steht neben dem "Speichern als"-Button auch ein "Speichern"-Button zur Verfügung. Klickt man auf den "Speichern"-Button wird die geöffnete Konfiguration mit dem aktuell im Dialog angezeigten Stand überschrieben.
Bearbeitete Analyse-Konfiguration speichern als
Bei der Bearbeitung einer Struktur-Analyse-Konfiguration steht weiterhin der "Speichern als"-Button zur Verfügung. Bei Klick auf den Button öffnet sich wie beim Anlegen einer Struktur-Analyse-Konfiguration ein Dialog, in dem eine Konfigurations-Bezeichnung eingegeben werden muss. Die Bezeichnung muss innerhalb des Arbeitsbereiches eindeutig sein. Ist die eingegebene Bezeichnung nicht eindeutig wird eine Warnung angezeigt. Wenn eine eindeutige Bezeichnung eingegeben wurde kann die Struktur-Analyse-Konfiguration über den "Speichern"-Button gespeichert werden. Bei Klick auf den "Speichern"-Button wird eine neue Konfiguration mit den im Dialog angezeigten Daten erstellt. Die zur Bearbeitung geöffnete Struktur-Analyse-Konfiguration bleibt auf dem Stand der vor der Bearbeitung aktuell war.
Analyse-Konfiguration löschen
Um eine Struktur-Analyse-Konfiguration zu Löschen muss auf das Mülleimer-Symbol in der Zeile der zu löschenden Konfiguration im Übersichtsdialog (s.o.) geklickt werden. Das Symbol wird angezeigt, wenn man mit der Maus über die passende Zeile fährt.
Bei Klick auf das Symbol öffnet sich ein Dialog, der per Klick auf "Löschen" bestätigt werden muss, um die Struktur-Analyse-Konfiguration unwiederuflich zu löschen.
Analyse-Konfiguration anwenden
Um eine Struktur-Analyse-Konfiguration anzuwenden muss auf das Abspielen-Symbol in der Zeile der anzuwendenden Konfiguration im Übersichtsdialog (s.o.) geklickt werden. Das Symbol wird angezeigt, wenn man mit der Maus über die passende Zeile fährt. Bei Klick auf das Symbol öffnet sich ein neuer Browser-Tab, in dem das Ergebnis der Analyse angezeigt wird (s. Ergebnisdarstellung). Es wird die im Hinweistext beschriebene Datengrundlage analysiert. Sie können Datengrundlage bzw. die zu analysierenden Prozesse vor dem Öffnen des Dialoges entweder explizit per Klick oder implizit über die aktuell eingestellten Filterkriterien auswählen. Haben Sie Prozessregister Einträge weder per Klick noch per Filter ausgewählt, werden alle in diesem Arbeitsbereich für Sie lesbaren Prozesse analysiert. Bitte berücksichtigen Sie, dass in der Datengrundlage mindestens ein Prozess enthalten sein muss, damit die Analyse ausgeführt werden kann. Sollte dies nicht der Fall sein wird die Information zur Datengrundlage in einer gelben Warn-Box angezeigt und Sie können keine Analyse starten.
Öffnet sich beim Klick auf das Abspielen-Symbol kein neuer Browser-Tab, sondern ein Dialog mit einer Warnung, lesen Sie bitte in folgendem Kapitel weiter: Die Struktur-Analyse-Konfiguration im Arbeitsbereichkontext.
Die Analyse-Konfiguration im Arbeitsbereichkontext
Da die Attribute, welche die Basis einer Struktur-Analyse-Konfiguration bilden, in der Arbeitsbereich-Konfiguration festgelegt werden, ist eine Strukuturanalyse-Konfiguration immer abhängig von der jeweiligen Arbeitsbereich-Konfiguration. Das bedeutet, dass bei Änderungen der Arbeitsbereich-Konfiguration ggf. auch Struktur-Analyse-Konfigurationen angepasst werden müssen. Ob es einen Anpassungsbedarf gibt wird immer vor der Bearbeitung und vor der Anwendung einer Analyse-Konfiguration geprüft und ggf. in einem Dialogfenster angezeigt. In der Arbeitsbereich-Konfiguration können folgende Daten entfernt bzw. hinzugefügt werden, die Auswirkungen auf eine Analyse-Konfiguration haben könnten:
Entfernte Daten | Umbenannte Daten | Hinzugefügte Daten |
|---|---|---|
Prozesssteckbriefattribut | Prozesssteckbriefattribut | Attributausprägungen (Einfachauswahlattribute) |
Zeiteinheiten (Zeitattribute) | Attributausprägungen (Einfachauswahlattribute) | |
Attributausprägungen (Einfachauswahlattribute) |
Falls ein komplettes Prozesssteckbriefattribut, welches in einer Struktur-Analyse-Konfiguration verwendet wird, aus der Arbeitsbereichkonfiguration entfernt wurde, ist die betroffene Analyse-Konfiguration nicht mehr korrigierbar bzw. nutzbar und wird daher automatisch gelöscht. Ist dies der Fall werden Sie beim Versuch die Analyse-Konfiguration anzuwenden oder zu bearbeiten darüber informiert.
In allen anderen Fällen muss die Struktur-Analyse-Konfiguration bevor sie wieder nutzbar ist überarbeitet werden. Über die in der Arbeitsbereich-Konfiguration durchgeführten Änderungen, die Auswirkungen auf die Analyse-Konfiguration haben, werden Sie ebenfalls beim Versuch die Analyse-Konfiguration anzuwenden oder zu bearbeiten informiert.
Zur Überarbeitung muss auf den Button "Analyse-Konfiguration überarbeiten" (s.o.) geklickt werden. Bei Klick auf den Button öffnet sich der Dialog zum Anlegen bzw. Bearbeiten einer Struktur-Analyse-Konfiguration. Dabei ist zu beachten, dass alle in der Arbeitsbereichkonfiguration entfernten Daten automatisch auch aus der Analyse-Konfiguration entfernt wurden. Außerdem wurden alle in der Arbeitsbereichkonfiguration hinzugefügten Daten automatisch auch in der Analyse-Konfiguration hinzugefügt.
Im Vergleich zur Arbeitsbereichkonfiguration veraltete Struktur-Analyse-Konfiguration werden im Bearbeitungsdialog durch ein "Abgelaufen"-Warnsymbol rechts oben markiert. Fährt man mit der Maus über das Symbol wird ein Hinweistext angezeigt, welcher Auskunft über die tatsächlich entfernten bzw. hinzugefügten Daten gibt.
Durch die Änderungen in der Arbeitsbereichkonfiguration kann es passieren, dass in einer Struktur-Analyse-Konfiguration wieder Warnsymbole angezeigt werden, die vorher beim Speichern nicht angezeigt wurden. Um die überarbeitete Struktur-Analyse-Konfiguration wieder speichern zu können muss dafür gesorgt werden, dass alle Warnsymbole wieder verschwinden. Dabei können die Fehlermeldungen, die an den Warnsymbolen angezeigt werden, wenn man mit der Maus darüber fährt als Hilfestellung dienen.
Ergebnisdarstellung
Konnte eine Struktur-Analyse-Konfiguration erfolgreich angewandt werden, wird das Ergebnis auf einer neuen Seite in einem neuen Browser-Tab angezeigt. Das Ergebnis wird sowohl als Diagramm als auch als Detail-Tabelle angezeigt.
Ergebnis als Diagramm
Ergebnis mit Prozessanzahl
Mit Hilfe der initial angezeigten Ergebnisdarstellung können Sie ablesen, wie viele Prozesse der einem Prozesskontextelement zugeordneten Prozesse in welcher Kategorie sind. Wenn Sie mit der Maus über einen Balkenabschnitt fahren, wird Ihnen die genaue Prozessanzahl für die jeweilige Kategorie angezeigt. Falls Sie nun wissen möchten, wie viel Prozent der Prozesse eines Prozesskontext-Elementes in einer bestimmten Kategorie sind, können Sie die Diagrammdarstellung über den Button "Prozentuale Prozessanteile anzeigen" wechseln.
Ergebnis mit Prozentualen Prozentanteilen
Mit Hilfe der zweiten angezeigten Ergebnisdarstellung können Sie ablesen, wie viel Prozent der einem Prozesskontextelement zugeordneten Prozesse in welcher Kategorie sind. Wenn Sie mit der Maus über einen Balkenabschnitt fahren, wird Ihnen die genaue Prozentzahl für die jeweilige Kategorie angezeigt. Falls Sie wieder zur initial angezeigten Darstellung wechseln möchten, können Sie auf den Button "Prozessanzahl anzeigen" klicken.
Sortierung
In beiden Ergebnisdarstellungen werden die Prozesskontextelemente zunächst nach den Prozessanteilen bzw. der Prozessanzahl in der relevantesten Kategorie (s. Reihenfolge der Kategorien) sortiert, dann nach der zweit relevantesten Kategorie usw. bis zur letzten Kategorie, die in jedem Fall "Keine Angabe" ist. Haben zwei Prozesskontextelemente gleich viele Prozesse in jeder Kategorie werden diese alphabetisch sortiert.
Ergebnis als Detail-Tabelle
Neben dem Balkendiagramm wird das Ergebnis auch als (Detail-) Tabelle dargestellt. In der Tabelle wird der analysierte Prozesskontext-Baum dargestellt. Für jedes sichtbare Prozesskontext-Element wird die Anzahl der analysierten Prozesse, sowie die Anzahl der analysierten Prozesse pro festgelegter Kategorie angezeigt. Dieses Verhalten wird auch beim Ein- und Ausklappen des Baumes beibehalten. Außerdem sind in der Baumdarstellung unter jedem Prozesskontext-Element die zugehörigen Prozesse aufgelistet und es wird jeweils angezeigt, in welche Kategorie der Prozess fällt (s. ✔). Genau wie in der Diagrammdarstellung wird auch angezeigt, bei welchen Prozessen keine Angabe zu dem analysierten Attribut gemacht wurde (s. letzte Tabellenspalte).
Alle Prozesse, die in der Detail-Tabelle aufgeführt sind können per Klick auf die Prozessbezeichnung geöffnet werden.
Ergebnisseite neu laden
Über das "Neu laden"-Symbol oben links in der Toolbar können Sie das Analyse-Ergebnis, z.B. nachdem sie Ihre Prozesse überarbeitet haben, bequem neu laden.
Analyse-Konfiguration von der Ergebnisseite aus bearbeiten
Über das "Analyse-Konfiguration"-Symbol oben links in der Toolbar können Sie die Analyse-Konfiguration nachträglich von der Ergebnisseite aus bearbeiten und anwenden. So haben Sie die Möglichkeit schnell und bequem auszuprobieren, wie sich Konfigurationsänderungen auf die Analyse-Ergebnisse auswirken.
Nachdem Sie die Analyse-Konfiguration bearbeitet haben, können Sie diese per Klick auf "Speichern und Ergebnis neu laden" direkt speichern und neu ausführen.
