Informationen zum Ersatz der Funktion "Prozesskontext-Elemente zusammenführen" ab PPP v3.10.0

Inhalt

Was ändert sich?

Bis einschließlich Version 3.9.x der PICTURE-Prozessplattform steht Ihnen im Modul “Prozesskontexte” im Kontext-Menü der einzelnen Einträge der Prozesskontext-Kataloge (“Prozesskontext-Elemente”) die Funktion “Dieses Element in einem anderen Element aufgehen lassen” zur Verfügung (vgl. Screenshot).

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Mit dieser Funktion können Sie beispielsweise auf komfortable Weise versehentlich erfasste Duplikate bzw. verschiedene Schreibweisen des selben Eintrags auflösen:

Haben Sie z.B. im Prozesskontext-Katalog “Software” das Tabellenkalkulationsprogramm “Excel” einmal unter Schreibweise “MS Excel” und einmal als “Microsoft Excel” erfasst und beide Einträge schon in verschiedenen Prozessmodellen und -Steckbriefen referenziert, können Sie mit dieser Funktion einen der beiden Einträge im anderen aufgehen lassen. Hierdurch erteilen Sie der Prozessplattform den Auftrag, alle Verwendungen des “aufzulösenden” Eintrags (MS Excel) in allen Steckbriefen und Modellen auf den anderen ausgewählten Eintrag (Microsoft Excel) umzuschreiben und anschließend den ursprünglichen, nun überflüssigen Eintrag zu löschen.

Diese Funktion wird im Release 3.10 in der o.g. Form entfallen.

Warum nehmen wir diese Änderung vor?

Die bisherigen “Zusammenführen”-Funktion ist aus (historisch bedingten) technischen Gründen auf eine Art und Weise umgesetzt, die bei der Weiterentwicklung der Prozessplattform zu einer hohen Komplexität und damit Fehleranfälligkeit führt. Um die Weiterentwicklung zu vereinfachen und eine dabei eine hohe Qualität sicherzustellen, werden wir die bestehende Funktion durch die im folgenden beschriebene Ersatz-Funktionalität austauschen.

Wie kann ich künftig vorgehen, wenn ich Einträge in Prozesskontext-Katalogen zusammenführen möchte?

Um Änderungen der oben beschriebenen Art in Ihre Prozesskontext-Kataloge einzupflegen, steht Ihnen künftig die Funktion “Suchen und Ersetzen von modellübergreifenden Verknüpfungen” (kurz: “Referenzen suchen und ersetzen”) zur Verfügung.

Die Funktion ist jeweils erreichbar über das Kontext-Menü eines jeden Prozesskontext-Elements (Klick mit der rechten Maustaste auf den Eintrag in der Baum- bzw. Listenansicht, vgl. Screenshot).

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Mit dieser Funktionen können Sie den kompletten Arbeitsbereich, in dem Sie gerade arbeiten, nach Verwendungen eines ausgewählten Prozesskontext-Elements durchsuchen. Berücksichtigt werden dabei alle Prozesse (Steckbrief und Detailmodell), Prozesslandkarten sowie die Steckbriefe von Prozesskontext-Elementen (z.B. Organisation, Stelle, Dokument, Person).

Im Anschluss an die Suche werden Ihnen alle gefundenen Treffer in einer tabellarischen Übersicht ausgewiesen. Hierbei wird bis hinab auf Ebene einzelner Attribute von Steckbriefen bzw. Modellelementen in der grafischen Prozessdarstellung detailliert ausgewiesen, wo genau das gesuchte Prozesskontext-Element referenziert wird.

Für jeden einzelnen Treffer (auf Wunsch natürlich auch für alle Treffer auf einmal) können Sie ein anderes Prozesskontext-Element auswählen, auf welches an der gefundenen Stelle stattdessen künftig referenziert werden soll.

Nachdem Sie Ihre Angaben bestätigt haben, nimmt die Prozessplattform automatisch die entsprechenden Änderungen an den Fundstellen vor und speichert für jedes betroffene Informationsobjekt (Prozess, Prozesslandkarte usw.) eine neue Version ab. In der automatischen Versionshistorie der Informationsobjekte wird diese Änderung entsprechend ausgewiesen, sodass die Änderungen an den Modellen nachvollziehbar sind.

Wenn Sie auf diese Weise die Referenzen auf das aufzulösende Prozesskontext-Element umgeschrieben haben, wird dieser in keinem anderen Informationsobjekt mehr verwendet und kann nun sicher gelöscht werden. Im Gegensatz zur Arbeitsweise der alten Zusammenführungs-Funktion muss diese Löschung manuell in einem separaten Arbeitsschritt durchgeführt werden.

Für (Fach-)Administratoren: Was muss ich bei der Vergabe von Zugriffsrechten für meine Anwender berücksichtigen?

Um mit der Ersetzen-Funktion eine Fundstelle anzupassen, muss der eingeloggte Nutzer Schreibrechte auf das betroffene Informationsobjekt (z.B. den Prozess) haben. Bei der Prüfung, ob die Schreibrechte vorliegen werden vom System die funktionalen Rechte eines Nutzers, seine Ordnerzugriffsrechte sowie seine Zugriffsrechte für Attributsichten ausgewertet. Um die entsprechende Ersetzung in einem Prozessmodell durchführen zu können, muss ein Nutzer somit über (alle) folgende Rechte verfügen:

• funktionales Recht “Prozessemodell bearbeiten”

• mindestens Lese- und Schreibzugriff auf den Ordner, in welchem der Prozess gespeichert ist

• Zugriff auf mindestens eine Attributsicht, welche für den schreibenden Zugriff auf das Attribut des Modellelements vorgesehen ist, an dem das gesuchte Prozesskontext-Element referenziert wird

Ist der Schreibzugriff nicht gegeben, wird in der Trefferliste der Suche angezeigt, wo das gesuchte Prozesskontext-Element referenziert wird. Die entsprechende Zeile der Treffertabelle kann jedoch nicht zur Ersetzung markiert werden. Durch Nutzer mit eingeschränkten Zugriffsrechten können daher ggf. nicht selbständig alle Verwendungen der gesuchten Prozesskontext-Elemente angepasst werden.

Um tatsächlich in jedem Fall alle Fundstellen automatisch anpassen zu können, sollte jeder Nutzer, der solche Zusammenführungsaktionen im Rahmen seiner Arbeit regelmäßig durchführen soll, über entsprechend weitreichende Zugriffsrechte verfügen.