Konfiguration der Status-Optionen für Prozessregister-Einträge
- Malte Stockmann
- Tim Rohmann
- Vivian Tan
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie die Status-Optionen für Prozessregister-Einträge erstellen und verwalten können
Inhaltsverzeichnis
Einstiegspunkt in die Konfiguration der Status-Optionen für Prozessregister-Einträge
Die Status-Optionen für Prozessregister-Einträge können jeweils pro Arbeitsbereich konfiguriert werden. Den Einstiegspunkt in die Konfiguration der Status-Optionen finden Sie daher im Menü Verwaltung → Arbeitsbereiche.
Klicken Sie in der Übersichtstabelle in der Zeile des Arbeitsbereiches, dessen Status-Optionen Sie bearbeiten möchten, auf das Aktionsmenü. Wählen Sie dort per Klick die Aktion “Status-Optionen für Prozessregister-Einträge konfigurieren” aus.
Danach öffnet sich die Übersicht über die Status-Optionen für Prozessregister-Einträge des ausgewählten Arbeitsbereiches.
Standard-Werte für neue/importierte Prozessregister-Einträge
Im oberen Bereich der Seite können Sie festlegen, welchen Status-Wert neue oder importierte Prozessregister-Einträge automatisch erhalten sollen.
Status-Optionen erstellen
Um eine neue Status-Option zu erstellen, klicken Sie auf den “Neuen Status hinzufügen”-Button im Fußbereich der Tabelle.
Die neue Status-Option wird automatisch am Ende der Tabelle hinzugefügt. Danach können Sie die einzelnen Spalten der neuen Zeile nacheinander bearbeiten, um die neue Status-Option zu konfigurieren. Dabei legen Sie sowohl Bezeichnung und Aussehen (Symbol, Farbe) des neuen Status fest, als auch durch welche Aktionen bzw. durch welche Nutzer dieser Status vergeben werden kann. Ausführlichere Informationen über die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Abschnitt Status-Optionen bearbeiten.
Ist der neue Status fertig konfiguriert, müssen Sie die Konfiguration nur noch per Klick auf das Disketten-Symbol abspeichern.
Status-Optionen bearbeiten
Für jeden Status können die folgenden Einstellungen direkt innerhalb der Tabelle (von links nach rechts) festgelegt werden:
Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
Sortierung | Über die Sortierung können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die Status standardmäßig innerhalb der Plattform ausgegeben werden sollen (z.B. die Auswahl im “Status anpassen”-Dialog im Register) |
Name | Legt den Namen des Status fest, unter dem er in der Plattform verwendet wird. Dieser muss eindeutig sein. Wird ein Status lediglich umbenannt, so gelten die gleichen Regeln wie unter Status-Optionen löschen beschrieben. |
Beschreibung | Legt eine (optionale) genauere Beschreibung des Status fest. Verwenden Sie eine aussagekräftige Bezeichnung und Beschreibung. Dies ist sowohl für Admins zur Dokumentation des Systems sowie für Anwender, denen diese Texte an verschiedenen Stellen innerhalb der Plattform (z.B. Hover-Effekt im Prozessregister) angezeigt werden, hilfreich. |
Symbol | Legt das Symbol des Status fest. Das Symbol wird an einigen Stellen (z.B. Prozessregister-Tabelle) anstatt des Namens verwendet, damit der Status schnell und platzsparend wiedererkannt werden kann. |
Farbe | Legt die Farbe des o.g. Symbols fest. |
Setzen mit Schreibzugriff | Legt fest, ob dieser Status durch Nutzer mit Schreibzugriff (d.h. das Ordner-Recht “lesen & schreiben” und mind. das funktionale Recht “bestehende Steckbriefe bearbeiten und kommentieren”) vergeben werden darf. |
Setzen mit Recht “Ordner verwalten” | Legt fest, ob dieser Status durch Nutzer mit Verwaltungsrecht auf den Ordner (d.h. das Ordner-Recht “lesen & schreiben & verwalten” und mind. das funktionale Recht “bestehende Steckbriefe bearbeiten und kommentieren”) vergeben werden darf. |
Setzen durch Workflows | Standardmäßig kann jeder Status immer durch einen Workflow vergeben werden, sofern dies in der Workflow-Vorlage konfiguriert ist. Diese Option ist nicht bearbeitbar. |
Automatischer Statuswechsel | Legt den Status fest, den ein Prozessregister-Eintrag automatisch bekommen soll, wenn er im Status der aktuellen Zeile ist und erneut gespeichert wird. Ein automatischer Statuswechsel durch Speichern wird dem Nutzer durch eine entsprechende Warnung vorangekündigt. |
Status-Optionen löschen
Die einzelnen Status-Optionen können Sie über das Papierkorb-Symbol am Ende einer jeden Zeile löschen. Dabei muss immer mindestens ein Status überbleiben.
Beim Löschen eines Status (bzw. auch beim Umbenennen s.o.), muss vor dem Speichern angegeben werden, welcher Status den nun gelöschten Status ersetzen soll. Diese Festlegung wird an den folgenden Stellen angewandt:
Prozesse und Prozesslandkarten, die sich gerade im nun gelöschten Status befinden, werden in den neuen Status versetzt. Dabei wird ein entsprechender Eintrag in der Status-Historie des Prozessregister-Eintrages erstellt.
Workflow-Vorlagen, die den nun gelöschten Status in den Optionen “Neuer Status bei Erledigung/Zustimmung/Ablehnung“ verwenden, werden so angepasst, dass an den betroffenen Stellen der neue Status verwendet wird.
Gespeicherte Filterbündel, die den nun gelöschten Status in einem ihrer Filter verwenden, werden ebenfalls angepasst, so dass stattdessen der neuen Status verwendet wird.
Status-Optionen exportieren
Über den “Status-Konfiguration herunterladen”-Button im Kopfbereich der Seite, haben Sie die Möglichkeit die gesamte Konfiguration der Status-Optionen zu exportieren. Dabei werden alle Status der Tabelle mit allen dort angezeigten Daten exportiert (auch ungespeicherte Änderungen).
Die so exportierte Datei können Sie z.B. in einen anderen Arbeitsbereich einspielen.
Status-Optionen importieren
Über den “Status-Konfiguration hochladen”-Button im Kopfbereich der Seite, können Sie auf obigem Weg exportierte Dateien auch wieder importieren. Nachdem eine Datei hochgeladen wurde, wird Ihre bisherige Konfiguration durch die in der Datei enthaltene Konfiguration ersetzt.
Diese Änderungen sind allerdings noch nicht gespeichert. Sie können das Resultat des Imports zuerst einsehen und ggfs. bearbeiten, bevor die Änderungen (durch Speichern) aktiv werden.
Im Anschluss müssen Sie, wenn sich die Status geändert haben, die gleiche Zuordnung wie unter Status-Optionen löschen durchführen, um die Verwendung der nun nicht mehr vorhandenen Status zu ersetzen.