Prozesskontext importieren (PicJSON)

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Prozesskontext-Kataloge, die Ihnen in Form von PicJSON-Dateien vorliegen, in Ihre Prozessplattform importieren können.

Diese Funktion kann z.B. in folgenden Situationen hilfreich sein:

  • Sie möchten Prozesskontext-Daten aus einem Arbeitsbereich Ihrer Prozessplattform in einen anderen übertragen (z.B. Vorbereitung eines Schulungs-Arbeitsbereichs mit Beispiel-Daten auf Basis mit einer aktuellen Kopie aus dem Produktiv-Arbeitsbereich)

  • Sie möchten Daten, die in einer anderen Prozessplattform erhoben wurden (z.B. durch einen Kooperationspartner im Rahmen einer organisationsübergreifenden Zusammenarbeit), in Ihrer eigenen Prozessplattform nachnutzen

Tipp: Wie Sie hierfür benötigten PicJSON-Dateien erzeugen können, erfahren Sie im Artikel https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/734101832

Durchführung eines Import-Laufs

Benötigte Berechtigungen
Um die hier beschriebenen Funktionen nutzen zu können benötigten Sie Schreibrechte für den jeweiligen Prozesskontext-Typ.

Import-Assistent öffnen

Öffnen Sie zunächst im Modul “Prozesskontexte” über das Untermenü am linken Bildschirmrand den Prozesskontext, für den Sie einen Import durchführen möchten.

Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Button “Importieren” und wählen Sie im Aufklapp-Menü den Eintrag “Aus PicJSON importieren” aus.

 

Quelldatei hochladen

Laden Sie im folgenden Dialogfenster nun die zu importierende PicJSON-Datei hoch.

Import-Assistent konfigurieren

Im nächsten schritt können Sie den Import-Assistenten konfigurieren, um seine interne Arbeitsweise an den Zweck Ihres Imports anzupassen. Wählen Sie dazu auf der nächsten Dialogfenster im Feld “Datenquelle” den für Ihr Vorhaben am besten passenden Import-Modus aus und klicken Sie anschließend auf “weiter”.

Um den passenden Import-Modus wählen zu können, finden Sie im Folgenden eine Erläuterung ihrer Zwecke sowie der daraus resultierenden Arbeitsweise.

Einmaliger Import

Zweck:

  • Prozesskontext-Daten aus der hochgeladenen Datei sollen einmalig importiert werden. Künftige weitere Importe zur Aktualisierung der Daten (inkl. automatischer Änderungserkennung) sind nicht vorgesehen.

  • Es soll in einem mehrschrittigen Vorgehen eine zusammengehörige Menge aus Prozesskontext-Elementen und Prozessmodellen/Prozesslandkarten importiert werden, die im Quell-System miteinander verknüpft waren (z.B. Referenz-Attribute im Prozesssteckbrief, die auf Prozesskontexte verweisen). Im Anschluss an den Prozesskontext-Import sollen daher weitere Importläufe (z.B. andere Prozesskontext-Kataloge, Prozesse/Prozesslandkarten) durchgeführt werden. Die Verknüpfungen zwischen den Prozessmodellen und den zuvor importierten Prozesskontext-Elementen sollen nach dem Import der Prozesse im Ziel-Arbeitsbereich erhalten bleiben bzw. automatisch wiederhergestellt werden.

Arbeitsweise:

  • Die UUIDs (internes Datenfeld zur eindeutigen Identifikation eines Informationsobjekts innerhalb der Prozessplattform) der einzelnen Prozesskontext-Elemente werden beim Import-Vorgang unverändert aus der Quelldatei übernommen.

  • Prozesskontext-Elemente, die unter der angegebenen UUID noch nicht im Ziel-Arbeitsbereich vorhanden sind, werden angelegt.

  • Prozesskontext-Elemente, die unter gleicher UUID im Ziel-Arbeitsbereich vorhanden sind, werden beim Import aktualisiert (d.h. Name und Attribute werden mit den Werten aus der hochgeladenen Datei überschrieben, ggf. wird der Eintrag in der Hierarchie umgehängt, sofern es in der hochgeladenen Datei ein anderes Eltern-Element hat).

  • Es werden während des Import-Laufs keine Prozesskontext-Elemente aus dem Ziel-Arbeitsbereich gelöscht (bzw. in den Bereich “Beim Import entfernte Elemente” verschoben).

Regelmäßiger Import aus externer Quelle

Zweck:

  • Prozesskontext-Daten aus der gleichen Quelle sollen künftig wiederholt werden, um die originär außerhalb der Prozessplattform gepflegten Daten dort zu “spiegeln” bzw. es handelt sich bereits um einen “Update-Import” zur Aktualisierung von bereits früher einmal eingespielten Daten.

Arbeitsweise:

  • Für den Import-Lauf wird eine sogenannte “Datenquellenkennung” abgefragt. Diese Kennung wird während des Import-Vorgangs von der Prozessplattform automatisch allen aus der Quell-Datei ausgelesenen UUIDs von Prozesskontext-Elementen vorangestellt. Somit kann später von der Prozessplattform erkannt werden, aus welcher Quelle ein vorhandenes Prozesskontext-Element ursprünglich stammt.

  • Prozesskontext-Elemente, die unter der angegebenen Datenquellenkennung und UUID noch nicht im Ziel-Arbeitsbereich vorhanden sind, werden angelegt.

  • Prozesskontext-Elemente, die unter gleicher Datenquellenkennung und UUID im Ziel-Arbeitsbereich vorhanden sind, werden beim Import aktualisiert (d.h. Name und Attribute werden mit den Werten aus der hochgeladenen Datei überschrieben, ggf. wird der Eintrag in der Hierarchie umgehängt, sofern es in der hochgeladenen Datei ein anderes Eltern-Element hat).

  • Prozesskontext-Elemente, die in der Vergangenheit mit der gleichen Datenquellenkennung in die Prozessplattform importiert wurden, deren UUID in der neuen Quelldatei aber nicht (mehr) vorkommt, werden in den Bereich “Per Import entfernte Elemente“ verschoben, da es sich offenbar um einen “früher einmal” beim Import angelegten Datensatz handelt, der nun beim Update-Import nicht mehr mitgeschickt wurde und daher offenbar in der externen Quelle zwischenzeitlich entfernt worden sein muss.

Attribut-Zuordnung prüfen / zur Kenntnis nehmen

Im nächsten Schritt zeigt Ihnen der Import-Assistent an, welche der in der Quell-Datei enthaltenen Attribute von Prozesskontext-Elementen im Ziel-Arbeitsbereich vorhanden sind und daher beim Import berücksichtigt werden.

Klicken Sie dann auf “Importvorschau starten” um mit dem Import-Vorgang fortzufahren.

 

Tipp: Um ein optimales Ergebnis zu erhalten, sollten die konfigurierten Steckbrief-Attribute von Quell- und Ziel-Arbeitsbereich möglichst ähnlich/identisch sein. Falls Sin in der Vorschau Attribute vermissen, sollten Sie die fehlenden Attribute im Modul “Methodenkonfiguration” zuvor ergänzen. Hierzu können Sie das Feature “Änderungslisten erstellen” / “Änderungslisten importieren” nutzen.

Import-Vorschau prüfen / bestätigen

Im nächsten Schritt analysiert die Prozessplattform die hochgeladenen Daten und führt einen Probelauf des Imports aus. Hierbei werden noch keine Daten im Ziel-Arbeitsbereich verändert. Das Ergebnis der Vorschau können Sie sich anschließend ansehen. Die einzelnen Bereiche mit den erkannten Änderungen (hinzuzufügende / zu verändernde / in den Bereich “Beim Import gelöschte Elemente” zu verschiebende Prozesskontext-Elemente) können Sie per Mausklick auf den entsprechenden Bereich aufklappen.

Sind Sie mit den erkannten Änderungen einverstanden, können Sie nun per Klick auf “Änderungen durchführen” die Aktualisierung der Daten im Ziel-Arbeitsbereich starten. Alternativ können Sie zu einem vorigen Schritt des Import-Assistenten zurückspringen oder den Importlauf per Klick auf das Kreuz-Symbol in der oberen rechten Ecke des Dialogfensters abbrechen.

Import-Ergebnis ansehen

Während des Import-Vorgangs sehen Sie eine Fortschrittsanzeige, die Ihnen auch eine Prognose über die voraussichtliche Restdauer bis zum Abschluss des Imports anzeigt. Nach Ende des Import-Vorgangs sehen Sie eine Übersicht über die durchgeführten Änderungen (analog zur zuvor angezeigten Vorschau-Ansicht).