Szenario: Prozesskontext in Excel bearbeiten
In diesem Szenario wird die Bearbeitung eines bestehenden Prozesskontextes via Excel behandelt. Dieses Szenario ist für Sie relevant, wenn Sie folgende Vorhaben verfolgen:
Nacherfassung / Aktualisierung von Prozesskontext-Steckbrief-Attributen (Massendatenverarbeitung)
Aktualisierung der hierarchischen Strukturen
Inhaltsverzeichnis
Ziel
Ziel dieses Szenarios ist es, einen bestehenden Prozesskontext der Plattform nach Excel zu exportieren, in Excel zu bearbeiten und wieder in die Plattform einzuspielen. Dabei können neue Elemente hinzugefügt und bestehende Elemente geändert und entfernt werden. Im folgenden wird anhand eines Beispiels gezeigt, wie Sie die Plattform in einem derartigen Szenario am geschicktesten nutzen und einstellen.
Ausgangssituation
Im Rahmen Ihrer Arbeit in der Plattform wurden von Ihnen und Ihren Kollegen einige Dokumente in den Prozesskontext eingetragen. Diese Sammlung von Dokumenten ist aktuell nicht geordnet und nicht nennenswert attributiert worden. Im folgenden wollen Sie den Dokumenten Prozesskontext "aufräumen" und bei jedem Dokument einen Link hinterlegen, der auf den Ablageort des Dokuments im Intranet zeigt.
Aktuell sieht der Dokumenten Prozesskontext Ihrer Plattform wie folgt aus (siehe Screenshot).
Vorbereitung der Plattform und der Excel-Datei
Vorbereitung der Plattform
Die Abbildung der o.g. Informationen kann bereits im Auslieferungszustand in der Plattform erfolgen. Ein Dokument hat bereits ein Attribut "Hyperlinks" an dem der Link ins Intranet eingepflegt werden kann.
Sollte in diesem Schritt festgestellt werden, dass das gewünschte Attribut noch nicht vorhanden ist, so müsste dies nun angelegt werden. Wie dies geht erfahren Sie hier.
Daten in Excel bearbeiten
Als ersten Schritt muss ein Excel-Export des Dokumenten Prozesskontextes durchgeführt werden. Ein Export des oben abgebildeten Prozesskontextes sieht so aus (ggfs. mit exportierte Attribute sind entfernt worden):
Im nächsten Schritt können wir diese Datei nun bearbeiten.
Da wir den Prozesskontext "aufräumen" und übersichtlicher gestalten wollen, fügen wir thematisch zusammengehörige Elemente unter einem gemeinsamen Eltern-Element ein. Diese Eltern-Elemente dienen primär der Übersichtlichkeit des Prozesskontextes. Den abgebildeten Prozesskontext könnte man in folgende Kategorien von Dokumenten einteilen:
Anträge
Belege
Bescheide
Checklisten
Urkunden
Für jede diese Kategorien führen wir ein Element auf Wurzelebene ein und verschieben alle Dokumente dieser Kategorie unter das eingefügte Element. Dafür muss in der Excel-Datei 5 neue Elemente eingefügt werden und eine neue Spalte "Ebene 2" eingeführt werden. Danach sortieren wir die Dokumente gemäß der Abbildung der hierarchischen Beziehungen mit Wiederholungsgruppen unter die neuen Elemente ein. Zur besseren Übersichtlichkeit sorgen wir direkt dafür, dass die Dokumente unterhalb dieser Kategorien alphabetisch sortiert werden.
Eine nach obiger Beschreibung angepasste Excel-Datei sähe so aus (siehe Screenshot).
Mit dieser Datei könnten wir bereits unser erstes Vorhaben, die hierarchische Restrukturierung des Prozesskontextes, erfüllen. Zusätzlich dazu wollten wir allerdings auch für jedes Dokument einen Link auf den Ablageort des Dokuments im Intranet ergänzen.
Hierzu wird das in der Standardkonfiguration bereits vorhandene Attribut "Hyperlinks" verwendet. Deswegen fügen wir nun eine weitere Spalte in die Excel-Datei ein, die genau so heißt wie das Attribut ("Hyperlinks"). In dieser Spalte ergänzen wir nun für jedes Element einen Link. Links müssen nach folgendem Schema in der Excel-Datei gepflegt werden: "MEIN_LINK (MEINE LINK_BEZEICHNUNG)" (Beispiel: www.picture-gmbh.de (Homepage PICTURE))
Auf welche Art und Weise bestimmte Attribute in der Excel-Datei gepflegt werden müssen, erfahren Sie hier.
Nachdem für jedes Dokument der Link eingepflegt worden ist, ist die Bearbeitung der Datei abgeschlossen. Die finale Datei sieht so aus (siehe Screenshot).
Die richtigen Import-Einstellungen
Nach der Auswahl der vorbereiteten Excel-Datei können Sie im Import-Assistenten die Datenquelle “Export aus diesem Arbeitsbereich” auswählen.
Mit dieser Datenquelle wird der gesamte aktuell in der Plattform vorhandene Prozesskontext mit dem Inhalt der Excel-Datei verglichen und entsprechend nach Vorbild der Datei angeglichen.
Zuordnung der Excel-Spalten
Im nächsten Schritt wird konfiguriert, wo die Daten in der Excel-Datei stehen. In unserem Beispiel befinden sich die Überschriften in Zeile 2 und die Daten beginnen in Zeile 3. Im Anschluss müssen Sie noch die Excel-Spalten zu Attributen in der Plattform zuordnen.
An dieser Stelle zahlt sich eine sorgfältige Vorbereitung und die korrekte Benennung der Spalten bereits aus, da bei korrekt gewählten Spaltenüberschriften der Import-Assistent diese Zuordnung automatisch treffen kann.
Spalten sollten stets so benannt werden, wie das zugehörige Attribut in der Plattform.
Nicht existierende referenzierte Informationsobjekte
Die letzte Seite des Import-Assistenten ist für dieses Szenario nicht relevant, da kein Attribut vom Typ Referenz importiert wird. Hier entfernen wir den Haken bei "Nicht existierende referenzierte Informationsobjekte anlegen" und fahren fort zur Importvorschau.
Änderungsvorschau
Die generierte Vorschau zeigt an, dass dieser Importlauf 5 neue Elemente anlegen würde. Außerdem hat dieser richtig erkannt, dass alle vorher vorhandenen Elemente (24 Stück) verändert (Attribut aktualisiert / umgehangen) werden müssten.
Dies entspricht genau unseren Erwartungen, daher können wir den Import durchführen und die Änderungen übernehmen.
Resultat
Nach erfolgreichem Import sieht der Dokumenten Prozesskontext in der Plattform nun so aus: