FIM-Prozessbibliothek als XProzess-2.0-Datei exportieren

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Last updated: März 03, 2022 by Malte Stockmann
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Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie in der PICTURE-Prozessplattform erstellte BPMN-Prozesse in FIM-Notation als XProzess-2.0-Datei exportieren können und die so erhaltenen Dateien in Werkzeugen von Drittanbietern weiterverwenden können, die mit diesem Standard kompatibel sind.

Worum handelt es sich bei FIM und XProzess-2.0?
Das Föderale Informationsmanagement (FIM) wurde als Basis für die Umsetzung des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) geschaffen. FIM gibt dabei unter anderem eine Methodik zur Pflege von Prozessinformationen vor. Zugleich wurde hierfür auch der XProzess-2.0-Standard als standardisiertes XML-Dateiaustauschformat definiert. Dieses Format ermöglicht den hersteller- und werkzeugübergreifenden Austausch einzelner FIM-Prozesse bzw. vollständiger FIM-Prozessbibliotheken zwischen Software-Werkzeugen, die mit diesem Standard kompatibel sind. Die Prozessplattform unterstützt sowohl den Import als auch den Export in dieses Format.

Inhaltsverzeichnis

Benötigte Berechtigungen
Um dem FIM-Standard entsprechende BPMN-Prozesse als XProzess-2.0-Datei exportieren zu können, benötigen Sie mindestens Lesezugriff auf die Ordner, welche die ausgewählten Prozesse und Prozesslandkarten enthalten, sowie das funktionale Recht “Modelle exportieren (JSON, XML)“.
Zudem sollten Sie über Ihre Sichten Zugriff auf die in FIM relevanten Attribute haben. Dazu reicht es aus, dass Sie auf die - im Auslieferungszustand enthaltene Sicht - “FIM-Sicht” Zugriff haben (Wenn diese Sicht nachträglich bearbeitet worden ist, kann dies zu Fehlfunktionen führen).

FIM-Standard-Konformität sicherstellen

Um standardkonforme FIM-Prozesse im XProzess-2.0-Format exportieren zu können, müssen Sie sicherstellen, dass alle im FIM-Standard als Pflichtattribute vorgesehene Attribute in den zu exportierenden Prozessen ausgefüllt sind. Dazu können Sie die im Editor eines BPMN-Prozesses verfügbare Analyse-Funktion “Konventionen-Prüfung für FIM-Prozesse“ aufrufen. Nach Durchführung der Analyse wird am linken Bildschirmrand angezeigt, ob Sie alle Pflichtattribute ausgefüllt haben oder noch Eingaben fehlen. Diese können Sie dann Schritt-für-Schritt mit Hilfe des Analyse-Ergebnisses ergänzen. Ausführliche Informationen zur Bedienung und Arbeitsweise der Analyse-Funktion finden Sie auf folgender Seite: Konventionen-Prüfung für FIM-Prozesse.

BPMN-Prozesse in der FIM-Notation als XProzess-2.0-Datei exportieren

Der Export einer FIM-Prozessbibliothek ist im Prozessregister möglich. Markieren Sie dazu die zu exportierenden FIM-Prozesse per Klick in die Checkbox am Beginn der jeweiligen Prozessregister-Zeile und wählen Sie im Export-Menü den Eintrag “FIM-Prozess im XProzess-2.0-Format exportieren“.

Es öffnet sich dann ein Dialogfenster, innerhalb dessen Sie auf Wunsch die im XProzess-Standard vorgesehenen Meta-Daten zu der zu exportierenden Prozessbibliothek (d.h. einer Sammlung inhaltlich zusammengehöriger Prozessmodelle eines Herausgebers) erfassen können.

Tipp: Falls Sie die Export-Datei nicht für “offizielle Zwecke” benötigen (z.B. Bereitstellung im FIM-Bundesrepository oder in einem der Landesrepositories) , lassen Sie einfach die automatisch generierten Voreinstellungen unverändert.

 

Nach Bestätigung des “Download”-Buttons im o.g. Dialog erhalten Sie eine XML-Datei im XProzess-2.0-Format, die eine FIM-Prozessbibliothek mit den zuvor ausgewählten FIM-Prozessen enthält. Dabei werden ausschließlich von FIM vorgesehene und dem Nutzer in mindestens einer seiner Sichten zur Verfügung stehenden Attribute exportiert. Andere, nicht von FIM vorgesehene Attributwerte, sind in einem XProzess-2.0-Export nicht enthalten.
Bitte beachten Sie, dass nur nach FIM-Standard modellierte BPMN-Prozesse korrekt exportiert werden können. Sollten die im FIM-Standard als Pflichtattribute vorgesehenen Attribute nicht ausgefüllt oder nicht in mindestens einer Ihren Sichten lesbar sein, erhalten Sie beim Export eine nicht standardkonforme Datei.

 

Verwendung der heruntergeladenen Datei

Da die exportierte Datei dem XProzess-2.0-Standard entspricht, kann sie in Programme von Drittanbietern, welche über eine entsprechende standardkonforme Import-Schnittstelle verfügen, importiert werden.
Das Importieren der Datei in andere PICTURE-Prozessplattform-Mandanten bzw. Arbeitsbereiche ist selbstverständlich auch möglich. Die importierten Modelle verhalten sich nach dem Import im Zielarbeitsbereich grundsätzlich genauso, wie die zuvor exportierten Modelle. Die einzige Ausnahme stellt dabei das FIM-Attribut “Prozessteilnehmer” dar. Die Prozessplattform teilt zur besseren Unterscheidung die Prozessteilnehmer in (interne) Organisationeinheiten und Stellen und externe Beteiligte auf. Hierbei handelt es sich jedoch um eine reine Komfortfunktion der Prozessplattform, die nicht durch den FIM-/XProzess-2.0-Standard abgedeckt wird. Wenn Sie den XProzess-2.0-Export also nutzen, um FIM-Prozesse in eine (andere) Prozessplattform zu importieren, werden dabei alle Prozessteilnehmer in den neu importierten Prozessen als externe Beteiligte gehandhabt.