Löschen und Sperren von Benutzerkonten mit offenen Workflow-Beteiligungen
Auf dieser Informationsportalseite erfahren Sie, welche Auswirkungen das Deaktivieren, Löschen oder der Entzug der relevanten Berechtigungen von bzw. für Benutzerkonten auf offene (Workflow-)Aufgaben und Workflows hat und wie Sie diese, falls notwendig, nachträglich korrigieren können.
Auswirkungen auf (offene) Aufgaben und Workflows
In verschiedenen Situation kann es sein, dass sich z.B. Veränderungen an Ihrer Organisationsstrukur auf Ihre Arbeitsabläufe in der Prozessplattform auswirken. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn ein Benutzerkonto deaktivert werden soll, dessen Nutzer für die Bearbeitung von bestimmten Aufgaben vorgesehen ist. Auch das Sperren von Nutzerkonten oder Entziehen von Lizenzen kann ähnliche Auswirkungen auf die Arbeit mit Aufgaben und Workflows haben.
In der nachfolgenden Übersicht ist kurz zusammgefasst, welche Auswirkungen die o.g. Situationen haben können und welche Folgearbeiten ggf. notwendig sind, um die erfolgreiche Bearbeitung von Aufgaben organisatiorisch sicherzustellen.
Benutzer/-in gesetzt als | Auswirkungen |
|---|---|
Ersteller/-in einer Aufgabe | Die Aufgabe kann weiterhin von dem / der Bearbeiter/-in erfolgreich abgeschlossen werden. Jedoch wird der oder die Ersteller/-in in keinem Fall (Erfolg, Fehlschlag) benachrichtigt. Folgearbeiten, die an den Abschluss der Aufgabe geknüpft sind, müssen also ggf. manuell angestoßen werden. |
Verantwortliche/‑r eines Workflows | Die Bearbeiter/-innen der einzelnen Aufgaben im Workflow können diese weiterhin bearbeiten. Zusätzliche Koordination, wie sie z.B. bei Arbeitsausfällen durch Krankheit erforderlich sein kann, kann jedoch nicht erfolgen. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass zur Koordination der einzelnen Aufgaben u.U. eine bzw. ein neuer Verantworlicher in der Prozessplattform hinterlegt wird. |
Bearbeiter/-in einer Aufgabe | Die Aufgabe kann von dem / der Bearbeiter/-in nicht bearbeitet werden. Bei Aufgaben, die Teil eines Workflows sind, kann dies u.U. dazu führen, dass dieser Workflow blockiert wird und die Arbeit daran nicht fortgeführt werden kann. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass an den jeweiligen Workflows neue Bearbeiter-/innen hinterlegt werden bzw. dass durch die bisherige Personenzuordnung die erfolgreiche Bearbeitung dennoch gewährleistet ist. |
Negative Auswirkungen im Voraus verhindern
Beim Löschen, Sperren oder dem Entziehen einer Lizenz für bzw. von Benutzerkonten werden Sie von der Prozessplattform darauf hingewiesen, falls der bzw. die jeweilige Benutzerin Verknüpfungen im Modul “Aufgaben und Workflows“ besitzt. Um bereits im Vorfeld zu vermeiden, dass die o.g. Aktionen zu Problemen bei der Bearbeitung von einzelnen Aufgaben oder Workflows führt, können Sie die betroffenen Aufgaben bzw. Workflows vorher anpassen.
Wie Sie die betroffnen Aufgaben aufinden und anpassen können, erfahren Sie im Folgenden.
Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bearbeitung der Aufgaben und Workflows folgende Rechte benötigen:
Sie benötigen das Recht “Arbeiten mit Aufgaben”, wenn es sich um Ihre erstellten Aufgaben und Workflows (Workflows an denen Sie als verantwortliche Person hinterlegt sind) handelt.
Sie benötigen zusätzlich das Recht “Alle Aufgaben und Workflows für bearbeitbare Objekte einsehen und anpassen” und zusätzlich Schreibrecht auf die zugrunde liegende Bezugsobjekte, sofern es sich um Aufgaben bzw. Workflows handelt, die weder von Ihnen erstellt wurden noch an den Sie als verantwortliche Person hinterlegt sind.
Bearbeiter/-in von Aufgaben finden und ersetzen
Um bestimmte Bearbeiter/-innen von offenen (Workflow-)Aufgaben zu finden, wählen Sie in der Aufgabenübersicht im Filternmenü links die Filteroption “Bearbeiter/-in” und such nach den betroffenen Bearbeiter/-innen. In der Trefferliste werden Ihnen nun die gesuchten Aufgaben angezeigt.
Zum Ändern des bzw. der Bearbeiterin selektieren Sie die Einträge und wählen im Bearbeiten-Menü oben in der Werkzeugleiste die Option “Bearbeiter/-in ändern”.
Beteiligte in Workflows finden und ersetzen
Neben einzelnen Aufgaben, kann es u.U. auch vorkommen, dass Personen für die Bearbeitung einer noch nicht begonnen Workflow-Phase vorgesehen sind. Um offene Workflows anzuzeigen, in dem bestimmte Bearbeiter/-innen beteiligt sind, können Sie im Abschnitt “Beteiligung” nach diesen Bearbeiter/-innen suchen. Wählen Sie zusätzlich die Option “Aktuelle & künftige Phasen” um bereits abgeschlossene Beteiligungen zu ignorieren.
Um die beteiligten Bearbeiter/-innen anzupassen, öffnen Sie den jeweiligen Workflow in der Einzelansicht und klicken an der aktiven und oder noch nicht begonnenen Workflow-Phase auf das Stift-Symbol. Im nachgelagerten Dialog können Sie alle zurzeit hinzugefügten Bearbeiter/-innen entfernen und ggf. neue hinzufügen.
Verantwortliche/-n einer oder mehrerer Workflows finden und ersetzen
Um offene Workflows mit einem bzw. einer bestimmten Verantwortlichen zu finden, können Sie im Filtermenü den Status “Offen” auswählen und nach dem bzw. der betroffenen Verantwortlichen suchen.
Zum Ändern des bzw. der Verantwortlichen selektieren Sie die Einträge und wählen im Bearbeiten-Menü oben in der Werkzeugleiste die Option “Verantwortliche/-n ändern”.
Nachträgliche Korrekturen an Aufgaben und Workflows
Unter Umständen kann es auch sein, dass ein Nutzerkonto z.B. bereits gelöscht wurde und dadurch betroffene Aufgaben erst im Nachhinein korrigiert werden können/sollen. Grundsätzlich ist das Vorgehen dabei ähnlich, wie bei der Änderung im Voraus. Für Workflows stellt Ihnen die Prozessplattform zusätzlich die Filterfunktion “Blockierte Workflows finden” zur Verfügung, um Sie dabei zu Unterstützen blockierte Workflows aufzufinden.
Aufgaben nachträglich korrigieren
Um den / die Bearbeiter/-in von (Workflow-) Aufgaben nachträglich zu ändern, kann die Übersichtsseite für Aufgaben geöffnet werden und der Filter “nicht zugeordneten Aufgaben” aktiviert werden. In diesem Fall werden ausschließlich (Workflow-) Aufgaben angezeigt, die eine gelöschte Person als Bearbeiter/-in hinterlegt haben oder keiner Person zugewiesen ist. Für die angezeigten (Workflow-) Aufgaben kann dann der / die Bearbeiter/-in, wie bereits im Abschnitt Bearbeiter/-in einer oder mehrerer (Workflow-) Aufgaben finden und ersetzen beschrieben, neu festgelegt werden.
Workflows nachträglich korrigieren
Um den / die Verantwortliche/-n von Workflows nachträglich zu ändern, kann die Übersichtsseite für Workflows geöffnet werden und der Filter “Workflows von gelöschten Verantwortlichen anzeigen” aktiviert werden. Es werden Ihnen alle Workflows angezeigt, die einen gelöschten Nutzer als Verantwortliche/-n hinterlegt haben. Den verantwortlichen Nutzer können Sie dann wie im Abschnitt Verantwortliche/-n einer oder mehrerer Workflows finden und ersetzen beschrieben festlegen.
Blockierte Workflows suchen und korrigieren
Um blockierte Workflows, d.h. Workflows bei denen die erfolgreiche Bearbeitung der Aufgaben aufgrund gelöschter, gesperrter oder lizenzloser Bearbeiter/-innen u.U. nicht gewährleistet werden kann, anzuzeigen, können Sie im Abschnitt “Blockierte Worfklows” den Filter “Nur blockierte Workflows anzeigen” aktivieren.
Öffnen Sie die betroffenen Workflows um genauere Informationen über den Grund für die Blockade zu erhalten und um die Personenzuordnung ggf. zu ändern. In der Detailansicht des Workflows erhalten Sie dann direkt den Hinweis, dass es u.U. Handlungsbedarf gibt, damit der Workflow erfolgreich abgeschlossen werden kann. Zusätzlich wird die betroffene Workflow-Phase Gelb umrahmt. Über das Stift-Symbol an jeder Workflow-Phase können Sie die zurzeit hinterlegten Bearbeiter/-innen entfernen und/oder neue hinzufügen.
