Szenario "Import neuer Steckbriefe"
In diesem Szenario wird die einmalige initiale Befüllung bzw. Ergänzung des Prozessregisters via Excel behandelt. Dieses Szenario ist für Sie relevant, wenn Sie folgende Vorhaben verfolgen:
Prozessteckbriefe anhand des Ergebnisses eines Screenings/Projektes initial in die Plattform einspielen
Beispiel
Ziel
Ziel dieses Szenarios ist es, neue Prozesse der Plattform hinzuzufügen ohne dabei bestehende Prozesse zu verändern. Im Folgenden wird anhand eines Beispiels gezeigt, wie Sie die Plattform in einem derartigen Szenario am geschicktesten nutzen und einstellen.
Ausgangssituation
Im Rahmen eines anstehenden Projektes soll alle Prozesse der Organisationseinheit (3 - Finanzen) Ihrer Organisation aufgenommen werden. Nach der Aufnahme sollen diese Prozesse natürlich auch in die Plattform eingespielt werden und ggfs. modelliert werden. Aktuell gibt es bereits einige IT-Prozesse aus einem vorherigen Projekt in Ihrer Plattform, die bestehen und unangetastet bleiben sollen.
Vorbereitung der Plattform und der Excel-Datei
Vorbereitung der Plattform
Die Plattform sollte in soweit vorbereitet werden, dass alle Informationen, die im anstehenden Projekt erhoben werden sollen, auch in der Plattform in Form von Attributen hinterlegt werden können. Sollten nicht alle Attribute vorhanden sein, müssen Sie diese vor dem Import anlegen. In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass alle Informationen mit den vorhandenen Attributen abgebildet werden können.
Zur besseren Übersichtlichkeit wird vor dem Import ein Prozessordner im Register angelegt, in den alle neuen Prozesse importiert werden sollen. Diesen Ordner benennen wir erstmal nach der Organisationseinheit, für die die Prozesse erhoben werden sollen.
Daten in Excel erfassen
Da das Projekt noch bevorsteht, geht es in diesem Abschnitt insbesondere um die richtige Vorbereitung des Screenings. Durch eine gute Vorbereitung können die Daten gleich so erhoben werden, dass sie einfach in die Plattform eingespielt werden können.
Als ersten Schritt sollen daher Vorlage-Dateien generiert werden, die im Screening direkt gefüllt werden können. Dazu wird zuerst festgelegt, welche Informationen im Screening erhoben werden sollen und mit welchen Attributen diese in der Plattform abgebildet werden.
Daraufhin kann eine Datei nach folgendem Schema generiert werden. In diesem Beispiel beschränken wir uns auf eine kleine Auswahl von Attributen. Die vorbereitete Datei sieht wie folgt aus:
Sollte bereits vor Beginn des Screenings feststehen, dass keine Prozesse aufgenommen werden, mit deren Bezeichnung es bereits Prozesse in der Plattform gibt, so kann die Spalte für die UUID ausgelassen werden. Sollen hingegen Prozesse importiert werden, unter deren Bezeichnung es bereits Prozesse in der Plattform gibt (z.B. bei Querschnittsprozessen, die in verschiedenen Organisationseinheiten vorkommen), so empfehlen wir die Spalte für die UUID zu verwenden, da so Prozesse mit gleichem Namen problemlos importiert/aktualisiert werden können.
Mit dieser Datei könnte nun ins Screening gestartet werden oder die Screening-Ergebnisse könnten in diese Datei überführt werden.
Damit ist die Vorbereitung der Excel-Datei und die Erfassung der Daten abgeschlossen. Im nächsten Schritt konfigurieren wir den Import-Assistenten und führen den Import durch.
Die richtigen Import-Einstellungen
Auswahl der Quelldatei und der Konfiguration
Nach der Auswahl der vorbereiteten Excel-Datei haben Sie die Möglichkeit eine eigene Konfiguration oder eine bereits bestehende Konfiguration auszuwählen. Da es sich hierbei um einen einmaligen Import handelt, gibt es auf der ersten Seite des Assistenten keine relevanten Einstellungen. Hier laden wir keine gespeicherte Konfiguration, sondern erstellen eine Eigene.
Zuordnung der Excel-Spalten
Im nächsten Schritt müssen Sie konfigurieren, wo die Daten in der Excel-Datei stehen. In diesem Beispiel befinden sich die Überschriften in Zeile 2 und die Daten beginnen in Zeile 3. Im Anschluss müssen Sie noch die Excel-Spalten zu Attributen in der Plattform zuordnen.
Hier zahlt sich eine sorgfältige Vorbereitung des Imports aus, da bei korrekt gewählten Spaltenüberschriften der Import-Assistent diese Zuordnung automatisch treffen kann.
Spalten sollten stets so benannt werden, wie das zugehörige Attribut in der Plattform.
Umgang mit vorhandenen Prozessen
Unter “Umgang mit vorhandenen Prozessen” wählen wir die Option "Vorhandene Prozesse beibehalten und Zeile in Import-Datei überspringen" aus, da die UUID zugeordnet ist und wir die UUID in der Quelldatei neu generiert haben, ist es nicht möglich, dass bereits Prozesse mit diesen UUIDs in der Plattform existieren. Sollte dies wider erwarten der Fall sein, würden wir dies nun in der Import-Vorschau sehen, da uns die übersprungenen Prozesse dort angezeigt werden.
Da wir keine Attribute vom Typ Referenz importieren wollen, können wir wir die Haken bei den übrigen Optionen entfernen.
Änderungsvorschau
Die generierte Vorschau zeigt an, dass dieser Importlauf 59 neue Prozesse importieren würde. Da dies genau unseren Erwartungen entspricht, können wir die Änderungen durchführen.
Resultat
Nach erfolgreichem Import ist der vorher vorbereitete Ordner nun mit den neuen Prozessen gefüllt.