In diesem Kapitel geht es um die Verwaltung und Konfiguration von Arbeitsbereichen.

Es richtet sich an Fachadministrator/-innen, welche die Arbeitsbereichsstruktur ihres Prozessplattform-Mandanten für die Anwenderinnen und Anwender vorgeben.

Sie finden auf dieser Seite zur Einleitung zunächst einige Hintergrundüberlegungen zum Konzept der Arbeitsbereiche, die Sie kennen sollten, bevor Sie eigene Arbeitsbereiche bilden und konfigurieren.

Konkrete Informationen zum technischen Vorgehen zur Einrichtung von Arbeitsbereichen sowie den verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in den am Ende der Seite verlinkten Unterkapiteln.

Tipp: Falls Sie mehr über die Nutzung verschiedener Arbeitsbereiche aus Anwender-Perspektive erfahren wollen (z.B. Umschalten zwischen Arbeitsbereichen), so finden Sie entsprechende Informationen im Kapitel Arbeitsbereiche (für Anwender/-innen).

Inhaltsverzeichnis

Hintergründe zum Konzept der Arbeitsbereiche

Was ist ein Arbeitsbereich?

Hinweise zur Bildung und Abgrenzung von Arbeitsbereichen

Wie viele Arbeitsbereiche sind sinnvoll?

Grundsätzlich empfehlen wir, mit so vielen Arbeitsbereichen wie nötig und so wenigen wie möglich zu arbeiten.

Bitte beachten Sie, dass alle Arbeitsbereiche unabhängig voneinander existieren, d.h. Sie können keine Daten aus mehreren Arbeitsbereichen miteinander verknüpfen und die Daten eines Arbeitsbereiches nur mit Hilfe der Ex- und Importfunktionen in einen anderen Arbeitsbereich übertragen. Rechtezuweisungen müssen grundsätzlich für jeden Arbeitsbereich separat eingestellt werden. 

Alternativ zur Bildung mehrerer kleinteiliger Arbeitsbereiche empfehlen wir Ihnen die Nutzung von Ordnern in Kombination mit sinnvollen Zugriffsberechtigungen. Mit Hilfe der Zugriffsberechtigungen auf Ordner haben Sie die Möglichkeit, feingranular einzustellen, welche Nutzer (-gruppe) Zugriff auf welche Daten hat und können diese Einstellungen ggf. auch wieder aufheben, ohne einen Ex- und Import durchführen zu müssen.

Hinweise zur Erstellung und Verwaltung einer Ordnerhierarchie finden Sie hier: Prozessregister in Ordnern organisieren. Hinweise zur Konfiguration von Ordnerberechtigungen finden Sie hier: Ordnerzugriffsberechtigungen verwalten.

Beispiele für sinnvolle Arbeitsbereiche

In der Praxis haben sich unserer Erfahrung nach z.B. folgende Arbeitsbereiche bewährt:

• Produktiv-Arbeitsbereich: Hier pflegen Sie Ihre Prozesse, Prozesslandkarten, Prozesskontexte usw.

• Schulungs-Arbeitsbereich: Hier können neue Nutzer die PICTURE-Prozessplattform kennenlernen, ohne dabei versehentlich wichtige Daten aus dem Produktiv-Arbeitsbereich zu verändern oder gar zu löschen.

• Test-Arbeitsbereich: Hier können die Administratoren Ihrer PICTURE-Prozessplattform z.B. neue Methodenkonfiguration ausprobieren o.Ä., ohne dabei wichtige Daten aus dem Produktiv-Arbeitsbereich zu verändern oder zu löschen.

(Verlustarme) Übertragbarkeit von Inhalten durch angeglichene Methodenkonfiguration sicherstellen

Beim Anlegen eines neuen Arbeitsbereichs können Sie durch die Auswahl einer geeigneten Kopiervorlage für die Methodenkonfiguration des neuen Arbeitsbereichs eine verlustarme Übertragung von Inhalten zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen erleichtern.

Wenn die Methodenkonfiguration zweier Arbeitsbereiche sehr ähnlich oder gleich ist, dann können Informationsobjekte (z.B. Prozesse) mit wenig bzw. ganz ohne Informationsverlust bzgl. der ausgefüllten Attribute der Informationsobjekte zwischen diesen Arbeitsbereichen übertragen werden (z.B. per PicJSON-Dateien oder per Prozessnetzwerk).

Dies können Sie sich z.B. zu Nutze machen, wenn abzusehen ist, dass Prozesse aus einem Arbeitsbereich in einen anderen Arbeitsbereich (ggf. sogar in eine andere Prozessplattform) übertragen werden sollen oder umgekehrt. Legen Sie in diesem Fall die zu nutzenden Methodenkonfiguration in einem der betroffenen Arbeitsbereiche fest und erstellen Sie den zweiten Arbeitsbereich auf Basis der Methodenkonfiguration aus dem ersten Arbeitsbereich.

Anleitungen zur Einrichtung von Arbeitsbereichen

Ausführliche Informationen zur technischen Einrichtung von Arbeitsbereichen sowie den verschiedenen arbeitsbereichs-spezifischen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in den folgenden Abschnitten dieses Kapitels: