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Hinzufügen eines neuen Elements

Wählen Sie das Eltern-Element für das neue Element in der Baumdarstellung aus. Öffnen Sie per Rechtsklick auf das Element oder Klick auf das "Plus"-Symbol in der Werkzeugleiste den Anlege-Dialog und geben Sie die Bezeichnung (maximal 255 Zeichen) für das gewünschte Element ein. Es wird nach den untergeordneten Elementen seines Elternelements einsortiert.

Nach Elementen mit offenen Kommentaren suchen

Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das entsprechende Symbol. Analog zur Suchfunktion werden Ihnen die Elemente, an den Kommentare hinterlegt sind zum "Anspringen" angeboten. Gehen Sie die Treffer durch und nehmen Sie bei jedem Eintrag die nötigen Anpassungen vor und löschen Sie anschließend den Kommentar.

Bezeichnung eines Elements anpassen (umbenennen)

Um die Bezeichnung eines Elements zu verändern wählen Sie das Element in der Baumdarstellung zunächst per Klick aus. Ist das Element ausgewählt (farblich hinterlegt) öffnet sich ein Dialogfenster zur Bearbeitung der Bezeichnung wenn Sie den Namen des Elements ein weiteres mal anklicken.

Steckbrief eines Elements anpassen

Wählen Sie das Element in der Baumdarstellung per Klick aus. Nehmen Sie rechts in der Attributliste nach Klick auf die relevanten Attribute die gewünschten Änderungen vor.

Hierarchische Einsortierung eines Elements ändern ("umhängen")

Um die hierarchische Einsortierung eines Elements innerhalb der Baumdarstellung zu verändern können Sie das Element mit der Maus an die gewünschte neue Position ziehen und es dort vor, auf oder hinter einem anderen Element fallenlassen. Ist eine Aktion zulässig, wird Ihnen eine Einfügemarke mit grünem Häkchen angezeigt. Ist eine Aktion unzulässig, so wird ein rotes Verbotsschild angezeigt.

Für das Organigramm gelten folgende Sonderregeln:

• Für Stellen können keine untergeordneten Elemente erfasst werden.
• Die Stellen einer Organisationseinheit werden immer vor ihren untergeordneten Einheiten angezeigt

Untergeordnete Elemente alphabetisch sortieren

Um die einem Element direkt untergeordneten Elemente alphabetisch zu sortieren, rufen Sie nach einem Rechtsklick auf das Element den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü auf.

Versionshistorie anzeigen

Um die Versionshistorie eines Elementes einzusehen, wählen Sie dieses aus und klicken in der Werkzeugleiste auf das "Uhr"-Symbol oder wählen Sie nach einem Rechtsklick auf das Element den entsprechend Kontextmenüeintrag aus. Mehr zum Thema Historisierung erfahren Sie hier.

Umgang mit unreferenzierten Elementen

Um alle Elemente im Baum zu markieren, die in keiner aktuellen Version eines Informationsobjekts referenziert sind, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das "Markieren"-Symbol. Alle unreferenzierten Elemente werden anschließend grau hinterlegt (vgl. Screenshot). Die Markierung aktualisiert sich nach jeder Aktion, die Änderungen an der Baumstruktur zur Folge hat (Erstellen, Verschieben, Löschen, etc.) oder wenn ein Prozesskontext-Steckbrief gespeichert wird.

Die beiden grau hinterlegten Elemente "Drucker" und "Abteilungsdrucker" erfüllen die oben genannten Bedingungen und gelten somit als "sicher löschbar". Im nächsten Screenshot wird gezeigt, was passiert, wenn ein neues referenziertes Element unter dem Element "Drucker" einsortiert wird:

Das selbst unreferenzierte Element "Drucker" wird nun nicht mehr grau hinterlegt, da die zweite oben genannte Bedingung nicht mehr erfüllt wird. Das Element "Drucker" gilt somit nicht mehr als "sicher löschbar", da es ein untergeordnetes Element ("Drucker XYZ") hat, welches in einem Informationsobjekt referenziert wird.

Element löschen

Um ein einzelnes Element zu löschen, wählen Sie dieses aus und klicken in der Werkzeugleiste auf das "Löschen"-Symbol oder wählen Sie nach einem Rechtsklick auf das Element den entsprechenden Kontextmenüeintrag aus. Die Löschrückfrage listet auf, in welchen Modellen das Element referenziert wird. Dabei wird das Modell nur aufgelistet, wenn die aktuellste Version des Modells das Element referenziert. Es wird nicht überprüft, ob das Element ggfs. in älteren Versionen referenziert wird! 
Der Dialog listet außerdem auch alle Nachfahren des Elementes auf und färbt diese ein, wenn diese aktuell nach obigen Regeln referenziert werden.

Das Löschen eines Elements ist also nur dann folgenlos, wenn weder das Element selber noch Nachfahren des Elementes in aktuellen Versionen von Modellen verwendet werden. In allen anderen Fällen, sollten Sie genau prüfen, ob Sie das Element wirklich löschen wollen.

Wenn Sie die Löschung bestätigen, wird das Element mitsamt seiner untergeordneten Elementen gelöscht. Verweise auf die gelöschten Elemente können danach nicht mehr aufgelöst werden und werden beim nächsten Speichervorgang aus den referenzierenden Modellen entfernt.

Elemente zusammenführen

Mit der Funktion "Referenzen suchen und ersetzen" können Sie auf komfortable Weise zwei Elemente zusammenführen, um z.B. Duplikate zu ersetzen. Haben Sie beispielsweise im Prozesskontext-Katalog “Software” das Tabellenkalkulationsprogramm “Excel” einmal unter Schreibweise “MS Excel” und einmal als “Microsoft Excel” erfasst und beide Einträge schon in verschiedenen Prozessmodellen und -Steckbriefen referenziert, können Sie mit dieser Funktion einen der beiden Einträge im Anderen aufgehen lassen, indem Sie diesen ersetzen und danach löschen. Eine detaillierte Beschreibung dieser Funktion findenden Sie unter Referenzierte Informationsobjekte suchen und ersetzen.

Spezialordner

Die Baumstruktur eines Prozesskontexts enthält verschiedene Spezialordner, die unterschiedliche Zwecke erfüllen.

• Im Spezialordner "Platzhalterelemente" werden Platzhalterelemente abgelegt, die in der Prozessmodellierung oder beim Import von Modellen erzeugt werden, falls noch kein Element mit der gewünschten Bezeichnung bzw. der ID vorlag.

• Im Spezialordner "Per Import entfernte Elemente" werden alle Elemente abgelegt, die durch einen Abgleich beim Import in die Plattform gelöscht worden sind.

• Der Spezialordner "Papierkorb" dient als Sicherheitsnetz beim manuellen Entfernen von nicht mehr erwünschten Elementen. Anstatt Elemente sofort unwiderruflich zu löschen, werden diese zunächst in den Papierkorb verschoben.