Benötigte Berechtigungen zur Nutzung der Aufgabenverwaltung

Wer darf die Aufgaben-Funktionen nutzen?

Die Funktionen zur Arbeit mit Aufgaben sind durch die beiden funktionalen Rechte „Arbeiten mit Aufgaben“ und „Alle Aufgaben und Workflows für bearbeitbare Objekte einsehen und anpassen“ geschützt. Als Administrator eines Prozessplattform-Mandanten können Sie somit im Verwaltungsmodul pro Arbeitsbereich einstellen, welche Benutzer bzw. Benutzergruppen auf die entsprechen Funktionen zugreifen dürfen:

• Das Recht “Arbeiten mit Aufgaben“ ist vorgesehen für Nutzerinnen und Nutzer, die ihre eigene Arbeit sowie die Zusammenarbeit in ihren Teams mittels der Aufgaben koordinieren. Sie erhalten dazu die Möglichkeit, Aufgaben für sich selbst und andere zu erstellen. Weiterhin können sie Aufgaben, an denen sie selbst beteiligt sind, entsprechend ihrer Rolle verändern (z.B. Ersteller darf Fristen und Verantwortliche nachträglich ändern, Verantwortliche Person darf den Bearbeitungsstatus anpassen).

• Das Recht “Alle Aufgaben und Workflows für bearbeitbare Objekte einsehen und anpassen” ist vorgesehen für Prozessmanager/-innen, Organisator/-innen und Personen in ähnlichen Rollen, die für ihre Arbeit einen Überblick über alle Prozessmanagement-Aktivitäten ihres Tätigkeitsbereichs (z.B. Sachgebiet) benötigen. Sie erhalten daher Zugriff auf alle im jeweiligen Arbeitsbereich erfassten Aufgaben und Workflows, welche sich auf für sie schreibbare Bezugsobjekte beziehen und können diese Aufgaben / Workflows uneingeschränkt einsehen, verändern und ggf. löschen.

Detaillierte Informationen zum Funktionsumfang, der in Abhängigkeit von der Erteilung dieser Rechte pro Nutzer bzw. Gruppe freigeschaltet wird, finden Sie auf der Seite Berechtigungen in der PICTURE-Prozessplattform in der Tabelle im Abschnitt „Funktionale Berechtigungen“.

Im Auslieferungszustand sind diese beiden Rechte für alle Nutzer und Gruppen standardmäßig deaktiviert. Die entsprechenden Funktionen stehen somit zunächst nur für Nutzer mit Lizenztyp „Administrator“ zur Verfügung, sofern diese für sich den „Admin-Modus“ aktiviert haben. Im „Arbeits- und Präsentationsmodus“ greifen hingegen auch für Administratoren die für ihr Benutzerkonto individuell eingestellten (bzw. ggf. durch eine Gruppenmitgliedschaft geerbten) Rechteeinstellungen. Dort sind die beiden Rechte auf Grund der o.g. Standardeinstellungen zunächst nicht zugewiesen.

Wie kann ich vorgehen, um als Administrator die Aufgaben-Funktionen in meinem Mandanten für ausgewählte / alle Nutzer freizuschalten?

Um die Aufgaben-Funktionen für einzelne Nutzer probeweise freizuschalten, können Sie in der Nutzerverwaltung eines oder beide der o.g. funktionalen Rechte in den gewünschten Arbeitsbereichen einfach direkt für die jeweiligen Nutzer freischalten.

Wenn Sie die Aufgaben-Funktionen dauerhaft für viele oder gar alle Nutzer Ihres Mandanten zur Verfügung stellen möchten, empfehlen wir Ihnen, die passenden Berechtigungen zu Ihren bestehenden Gruppen zuzuweisen, sodass alle Mitglieder dieser Gruppen automatisch über die zusätzlichen Rechte verfügen.

Was muss ich beim Zuweisen von Aufgaben beachten?

Damit die Person, der eine Aufgabe zugewiesen ist, diese innerhalb der Prozessplattform auch vollständig bearbeiten kann, müssen die Person über die geeigneten Zugriffsrechte verfügen:

• Damit die Aufgabe für die verantwortliche Person überhaupt sichtbar ist und damit sie auf Wunsch per E-Mail über die Aufgabe und damit ggf. verbundene Erinnerungen bzw. Fristen informiert wird, benötigt sie das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben”.

• Um die Aufgabe auch inhaltlich bearbeiten zu können, benötigt sie darüber hinaus die entsprechenden Zugriffsrechte auf das Bezugsobjekt der Aufgabe (z.B. ein Prozessmodell). Je nach Aufgabentyp kann sich das benötigte Recht unterscheiden: Für eine Qualitätssicherung sind mindestens Leserechte für das Bezugsobjekt nötig (z.B. funktionales Recht “Modelle kommentieren (für Nutzer ohne Modellierungsrechte)” und Lesezugriff auf den Prozessordner). Um eine Aufgabe vom Typ “Modell erstellen / überarbeiten” zu bearbeiten sind Schreibrechte auf das Bezugsobjekt notwendige Voraussetzung (funktionales Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten & kommentieren“ und Schreibrechte auf dem Prozessordner).

Achten Sie daher bei der Zuweisung von Aufgaben darauf, dass in der Nutzer- und Gruppenverwaltung die nötigen Rechte für den Aufgabenempfänger passend eingestellt sind. Falls das ausgewählte Benutzerkonto nicht über die nötigen Rechte verfügt, macht Sie die Prozessplattform während der Erfassung der Aufgabe bzw. während der Zuweisung an den Aufgabenempfänger darauf aufmerksam.

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Sie können somit die Aufgabe direkt an eine andere Person mit passenden Rechten zuweisen oder die Rechte der ursprünglich ausgewählten Person im Nachgang entsprechend anpassen bzw. durch einen Administrator korrigieren lassen.

Rechtedelegation durch Aufgabenerteilung

Unter bestimmten Umständen können Sie alternativ die Rechtedelegation durch Aufgabenerteilung nutzen. Die Prozessplattform erteilt dann automatisch vorübergehend die benötigten Zugriffsrechte an den/die Bearbeiter/-in. Diese gelten solange, wie die entsprechende Aufgabe offen ist.

Diese Option steht Ihnen zur Verfügung, falls die folgenden Bedingungen zutreffen:

• Beim Bezugsobjekt der Aufgabe handelt es sich um einen Prozess oder eine Prozesslandkarte.

• Sie verfügen im jeweiligen Arbeitsbereich über das funktionale Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren“.

• Sie verfügen für den Ordner, in dem der Prozess bzw. die Prozesslandkarte gespeichert ist, über das Ordner-Recht “lesen, schreiben und verwalten”.

• Der/die Bearbeiter/-in der Aufgabe verfügt im jeweiligen Arbeitsbereich über das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben”.

Falls die Berechtigungsdelegation möglich ist, wird im Dialog zur Erstellung der Aufgabe die Option “Zugriffsrechte delegieren” angeboten.

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Um diese Option zu aktivieren, setzen Sie das Häkchen hinter der Einstellung “Zugriffsrechte delegieren” und wählen Sie in der dann zusätzlich eingeblendeten Combobox “Attributsicht” eine Sicht aus, welche dem Bearbeiter/-in (ggf. zusätzlich zu seinen vorhandenen Sichten) freigeschaltet werden soll, solange diese Aufgabe offen ist.

Verfügt die verantwortliche Person über das Recht “Arbeiten mit Aufgaben”, jedoch nicht über die passende Rechte für den Zugriff auf das Bezugsobjekt der Aufgabe, so kann sie die Aufgabe einsehen, erhält jedoch beim Öffnen des Bezugsobjekt eine entsprechende Fehlermeldung.