Mein Profil
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Einstellungen Ihres Benutzerkontos anpassen können.
Inhaltsverzeichnis
Das Profilmenü erreichen Sie auf (nahezu) allen Seiten der Prozessplattform in der rechten oberen Ecke des Bildschirms.
Profil bearbeiten
Über den Eintrag “Profil bearbeiten” können Sie Angaben zu Ihrer Person erfassen bzw. ändern sowie Einstellungen zum Empfang von E-Mail-Benachrichtigungen vornehmen.
Nutzerinformationen ändern
Um eine Änderung vorzunehmen, bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Information. Klicken Sie anschließend entweder direkt in das eingeblendete Eingabefeld oder auf das Stiftsymbol, um die Änderung vorzunehmen. Nach der Änderung bestätigen Sie Ihre Eingabe durch einen Klick auf das Häkchen-Symbol. Mit einem Klick auf das „X“-Symbol können Sie die Änderung verwerfen.
Die E-Mail-Adresse kann nur von Administrator/-innen über die Verwaltung geändert werden.
Profilbild bearbeiten
Um Ihr Profilbild zu setzen, ändern oder zu löschen, klicken Sie auf die Platzhalter-Grafik bzw. auf Ihr bereits gesetztes Bild. Es werden am rechten Rand Optionen zur Bearbeitung eingeblendet.
Folgende Optionen stehen Ihnen hierbei zur Verfügung (von oben nach unten):
Menüoption | Beschreibung |
|---|---|
| Öffnet ein Auswahlfenster zum Hochladen eines neuen Profilsbilds. Wenn Sie ein Profilbild ausgewählt haben, können Sie dieses im Anschluss skalieren und/oder einen ausgewählten Bildbereich zur Verwendung markieren. |
| Löscht ein bereits hochgeladenes Profilbild. Sofern kein Profilbild hochgeladen oder ein vorhandenes Profilbild gelöscht wurde, wird von der Prozessplattform automatisch eine Platzhalter-Darstellung generiert, welche je den ersten Buchstaben Ihres Vor- und Nachnamens zeigt. |
| Speichert die vorgenommenen Änderungen. |
| Bricht die Bearbeitung ab und verwirft die Änderungen. |
Wo wird mein Profilbild verwendet?
Ihr Profilbild wird in Ihrer Prozessplattform an folgenden Stellen bzw. angezeigt:
im Cockpit im Bereich "Aktivitäten" an den von Ihnen ausgelösten Aktivitäten (sofern der Bereich "Aktivitäten" in Ihrer Prozessplattform verfügbar ist)
an Kommentaren und Anmerkungen zu Kommentaren, die Sie selber erstellt haben
in der Versionshistorie, an Versionen, die Sie selber gespeichert haben
in der Nutzerverwaltung an Ihrem Nutzerkonto
am Einstiegspunkt zu Ihrem Profil und in Ihrem Profil
an Aufgaben und Workflows
Präferenzen für E-Mail-Benachrichtigungen einstellen
Sie können sich auf Wunsch von der Prozessplattform automatisch per E-Mail über verschiedene Ereignisse informieren lassen. Detaillierte Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten und zur Arbeitsweise der Benachrichtigungsfunktionen erhalten Sie im Artikel https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/712998961 .
Passwort ändern
Diese Funktion steht nicht für Benutzerkonten zur Verfügung, die ausschließlich für Authentifizierung per LDAP-Schnittstelle bzw. per Single-Sign-On mit SAML 2.0 verwendet werden.
Über den Profilmenüeintrag “Passwort ändern” können Sie auf komfortable Art das Passwort Ihres Benutzerkontos ändern. Alternativ können Sie das Passwort auch auf Ihrer Profil-Seite unter Anmeldung und Sicherheit ändern. Geben Sie für die Änderung Ihres Passworts ihr aktuelles Passwort an und wiederholen Sie Ihr neues Passwort nach der Eingabe erneut.
Hierbei wird Ihnen die für Ihre Prozessplattform eingestellte Passwort-Richtlinie angezeigt, sodass Sie direkt erkennen können, ob Ihr Wunsch-Passwort zulässig ist.
Die Passwort-Richtlinie kann durch die Fachadministratoren Ihrer Prozessplattform angepasst werden. Daher weicht die für Sie in der Prozessplattform angezeigte Darstellung ggf. vom o.g. Screenshot ab.
Wie werden die Passwortrichtlinien festgelegt?
Die Passwortrichtlinien können von Administratoren im Verwaltungsbereich unter “Rechtliches und Datenschutz“ festgelegt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie auf folgender Seite: https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/579272774/Rechtliches+und+Datenschutz#Passwortrichtlinien.
Sollten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet haben, müssen Sie im Anschluss diese Änderung mit einem Einmalcode bestätigen.
Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten
Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten, können Sie über Ihr Profilmenü den Eintrag “Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten” auswählen oder in Ihrem Profil auf das Feld “Zwei-Faktor-Authentifizierung” klicken. Sollten diese Einträge nicht vorhanden sein, wurde 2FA in Ihrem Mandanten durch die Fachadministration bisher nicht freigeschaltet.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie alle im Mandanten erlaubten Verfahren sehen.
Verfahren | Beschreibung |
|---|---|
Einmalcode per Authenticator-App (TOTP) | Für dieses Verfahren wird Ihnen ein Schlüssel in Form eines QR-Codes sowie in Textform angezeigt. Diesen können Sie scannen oder manuell übertragen. Im Anschluss wird der generierte Einmalcode überprüft und die Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung ist abgeschlossen. |
Einmalcode per SMS | Für dieses Verfahren müssen Sie eine Mobilfunknummer hinterlegen. Im Anschluss wird Ihnen ein Einmalcode zugesendet, den Sie bei der Einrichtung zur Überprüfung eingeben müssen. Nach der Eingabe ist die Einrichtung von der Zwei-Faktor-Authentifizierung abgeschlossen. |
Einmalcode per E-Mail | Für dieses Verfahren wird die im Benutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet. Der Einmalcode wird Ihnen nach der Anforderung zugeschickt. Nach der Eingabe des Einmalcodes ist die Einrichtung abgeschlossen. |
Für ein Benutzerkonto kann zu jedem Zeitpunkt nur ein 2FA-Verfahren gleichzeitig eingerichtet sein. Falls Ihre Fachadministration eingestellt hat, dass für Ihre Prozessplattform verschiedene 2FA-VErfahren zur Auswahl stehen, muss für einen Wechsel des Verfahrens das bestehende Verfahren zuvor entfernt werden.
Nachdem Sie sich für ein Verfahren entschieden haben, müssen Sie die Einrichtung abschließen, indem Sie den Einmalcode anfordern und zur Bestätigung angeben. Im Folgenden wird beispielhaft das Verfahren per Authentication-App (TOTP) beschrieben.
Scannen Sie den QR-Code, wenn Sie die Authentication-App auf Ihrem Smartphone nutzen. Sollten Sie einen Passwort-Manager nutzen, den Sie auf Ihrem Computer verwenden, können Sie den Schlüssel kopieren und auch dort einfügen. Der Einmalcode wird automatisch alle 30 Sekunden neu generiert.
Klicken Sie auf „Zur Überprüfung des Einmalcodes“ und geben Sie den Einmalcode zur Bestätigung der Einrichtung ein. Nach erfolgreicher Prüfung ist die Einrichtung abgeschlossen.
Auswirkung der eingerichteten Zwei-Faktor-Authentifizierung
Sofern ein Verfahren zur Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet ist, wird beim Login in die Prozessplattform ein Einmalcode abgefragt. Die Prozessplattform merkt sich für einen Zeitraum von 12 Stunden (maximal bis zum Ende des Tages), dass ein gültiger Einmalcode eingegeben wurde. Innerhalb dieses Zeitraums ist bei erneuten Anmeldungen keine erneute Eingabe eines Einmalcodes erforderlich, sodass der Anmeldeprozess nicht unnötig verkompliziert wird.
Zusätzlich sind sicherheitsrelevante Änderungen stets durch die Eingabe eines Einmalcodes des jeweiligen Verfahrens geschützt. Im folgenden einmal eine kurze Auflistung der geschützten Aktionen:
Änderung des eigenen Passworts
Änderungen der eigenen 2FA-Einstellungen
Änderung der E-Mail-Adresse eines Nutzers
Barrierefreiheitsmodus
Den Barrierefreiheitsmodus können Sie ebenfalls über das Profilmenü aktivieren. Details zum Barrierefreiheitsmodus finden Sie hier: https://picture.atlassian.net/wiki/x/IgBKBgE.
Mein Sicherheitsprotokoll anzeigen
Sollten Sie den Eintrag nicht sehen, ist die Protokollierung deaktiviert und kann ausschließlich von Fachadministrator/-innen aktiviert werden.
Dieser Menüeintrag steht Ihnen ausschließlich auf dem Cockpit zur Verfügung. Hier werden Ihnen Informationen rund um Ihr Benutzerkonto angezeigt. Im Detail können Sie entnehmen wann, was mit welcher IP-Adresse gemacht wurde. Details zum Sicherheitsprotokoll finden Sie hier: https://picture.atlassian.net/wiki/x/DAAFEgE.
Nutzungsmodus wechseln (nur für Administrator/-innen)
Nur für Nutzer vom Typ Administrator
Als Nutzer vom Typ “Administrator” können Sie zwischen zwei verschiedenen Nutzungs-Modi wählen:
Administrations-Modus
Arbeits- und Präsentationsmodus
Je nachdem, welcher Modus gerade aktiv ist, können Sie über das Profil-Menü in den jeweils anderen Modus umschalten.
Während Sie sich im Administrations-Modus befinden, haben Sie automatisch Zugriff auf alle Berechtigungen, Ordner und Sichten und der Verwaltungsbereich steht Ihnen zur Verfügung.
Im Arbeits- und Präsentationsmodus, werden hingegen nur die Zugriffsrechte angewandt, die Ihrem Benutzerkonto direkt oder per Gruppenmitgliedschaft zugewiesen sind. Es besteht kein Zugriff auf die Administrator-Funktionalitäten, die bei aktiviertem Administrationsmodus im Menüpunkt “Verwaltung” angeboten werden. Sie können diesen Modus verwenden, wenn Sie aus Übersichtsgründen nicht alle Ordner und Sichten sehen möchten oder wenn Sie Ihren Bildschirminhalt präsentieren (z.B. bei einer Videokonferenz) und die Zuschauenden nicht alle Inhalte sehen sollen, die Ihnen mit den (vollumfänglichen) Administrator-Zugriffsrechten angezeigt werden würden.
Abmelden
Wenn Sie den Eintrag “Abmelden” aufrufen, wird Ihre Browser-Sitzung beim Prozessplattform-Server abgemeldet. Andere Browser-Tabs können nicht mehr mit diesem interagieren, bevor Sie sich nicht neu angemeldet haben.
Ihre Browser-Sitzung wird automatisch geschlossen, sobald die Prozessplattform 20 Minuten lang in keinem Browser-Tab mehr geöffnet gewesen ist.