Szenario: Aktualisierung von Attributen in mehreren Steckbriefen
In diesem Szenario wird die Bearbeitung bestehender Prozesssteckbriefe via Excel behandelt. Dieses Szenario ist für Sie relevant, wenn Sie folgendes Vorhaben verfolgen:
Nacherfassung / Aktualisierung von Prozesssteckbrief-Attributen (Massendatenverarbeitung)
Beispiel
Ziel
Ziel dieses Szenarios ist es, bereits in der Plattform bestehende Prozesssteckbriefe nach Excel zu exportieren, in Excel zu bearbeiten und wieder in die Plattform einzuspielen. Im Folgenden wird anhand eines Beispiels gezeigt, wie Sie die Plattform in einem derartigen Szenario am geschicktesten nutzen und einstellen.
Ausgangssituation
Im Rahmen Ihrer Arbeit in der Plattform wurden von Ihnen und Ihren Kollegen bereits einige Prozesse in der Plattform erfasst. Diese Prozesse sind nur rudimentär erfasst (Bezeichnung & Beschreibung) worden und nun soll nach einem Projekt zumindest die Fallzahl, die verantwortliche Organisationseinheit und die erbrachte Leistung für alle Prozesse nachgezogen werden. Das Prozessregister sieht aktuell so aus:
Einige Prozesse tragen die gleiche Bezeichnung, da der gleiche Prozess von verschiedenen Organisationseinheiten durchgeführt wird.
Vorbereitung der Plattform und der Excel-Datei
Vorbereitung der Plattform
Für die Fallzahl eines Prozesses gibt es bereits ein Attribut in der Plattform. Daher muss die Plattform in diesem Szenario nicht vorbereitet werden.
Sollte in diesem Schritt festgestellt werden, dass das gewünschte Attribut noch nicht vorhanden ist, so müsste dies nun angelegt werden. Wie dies geht erfahren Sie hier.
Daten in Excel erfassen
Als ersten Schritt muss ein Excel-Export des Prozessregisters durchgeführt werden. Den Export führen wir nach folgendem Schema durch.
Dafür erstellen wir eine Sicht, die nur Zugriff auf die benötigten Attribute gewährt. In diesem Fall also auf die Attribute Fallzahl pro Jahr, Verantwortliche Organisationseinheit und Erbrachte Leistung. Anschließend führen wir den Export mit dieser Sicht durch und erhalten dabei folgende Datei:
Alle nicht benötigten Spalten können wir in diesem Schritt zusätzlich entfernen, so dass am Ende nur noch die Spalten für die Bezeichnung, die UUID, die verantwortliche Organisationseinheit, die Erbrachte Leistung und die Fallzahl pro Jahr übrig sind:
Wenn Sie keine Berechtigungen zum verwalten von Sichten haben, können Sie die Datei natürlich auch von Hand bearbeiten und vorbereiten.
Als letzten Schritt müssen wir nun noch die gewünschten Informationen in die Excel-Datei eintragen.
Auf welche Art und Weise bestimmte Attribute in der Excel-Datei gepflegt werden müssen, erfahren Sie hier.
Die fertig vorbereitete Datei sieht im Anschluss so aus:
Umgang mit vorhandenen Prozessen
Da wir bereits vorhandene Prozesse aktualisieren wollen, wählen wir unter Umgang mit vorhandenen Prozessen die Option "Vorhandene Prozesse aktualisieren". Dadurch werden die zugeordneten Attribute der Prozesse, die anhand ihrer UUID erkannt werden, überschrieben.
Da wir zwei Attribute vom Typ Referenz importieren (Verantwortliche Organisationseinheit/Erbrachte Leistung) setzten wir den Haken bei "Nicht existierende referenzierte Informationsobjekte anlegen", da wir Prozesskontext-Elemente, die eventuell noch nicht existieren, direkt mit anlegen wollen. Die letzte Option "Referenzen auf Informationsobjekte mit dem exakten Namen zuordnen" ist für dieses Szenario nicht relevant, weswegen wir hier den Haken entfernen.
Änderungsvorschau
Die generierte Vorschau zeigt an, dass dieser Importlauf 16 Prozesse im Register aktualisieren würde. Zudem wurde ebenfalls erkannt, dass 5 Prozesskontext-Elemente (4 Organisationseinheiten und 1 Leistung) referenzieren werden, die es noch nicht gibt und für die nun ein Platzhalter im entsprechenden Prozesskontext angelegt wird. Mit der Bestätigung (Änderungen durchführen) der Vorschau treten die gezeigten Änderungen in Kraft.
Resultat
Nach erfolgreichem Import sind alle Prozesse des Registers aktualisiert worden und bereits im Register sind die aktualisierten Attribute sichtbar (Spalte Organisation und Leistung). Wechselt man nun in die Steckbrief-Ansicht eines der Prozesse können wir ebenfalls sehen, dass die zugeordneten Attribute aktualisiert worden sind. Die bereits vorher vorhandene Beschreibung hingegen ist unangetastet geblieben.