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Aufgaben anlegen

In der Prozessplattform können Sie Aufgaben in Bezug auf Prozesse, Prozesslandkarten sowie sämtliche Prozesskontext-Elemente (z.B. Organisationseinheit, Stelle, Dokument, IT-Fachverfahren) anlegen. Jede Aufgabe hat immer genau ein Bezugsobjekt, das Sie beim Erstellen der Aufgabe festlegen. Je nach Art des gewünschten Bezugsobjekt erstellen Sie eine Aufgabe entweder im Modul “Prozessregister” oder im Modul “Prozesskontexte”.

Aufgaben anlegen im Prozessregister

Im Prozessregister stehen Ihnen verschiedene Einstiegspunkte zum Anlegen einer Aufgabe zu einem Prozess bzw. einer Prozesslandkarte zur Verfügung:

Hamburger-Menü der einzelnen Zeilen in der Prozessregister-Tabelle

Klicken Sie auf das Hamburger-Menü am Ende einer Zeile der Prozessregister-Tabelle und wählen Sie den Menü-Eintrag “Aufgabe anlegen” aus, um eine neue Aufgabe in Bezug auf diesen Prozess bzw. diese Prozesslandkarte zu erfassen.

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Aktionsmenü “Bearbeiten” im Prozessregister

Markieren Sie per Klick auf die Checkbox in der ersten Tabellenspalte einen oder mehrere Einträge in der Prozessregister-Tabelle und wählen Sie im “Bearbeiten”-Aktionsmenü den Eintrag “Aufgabe anlegen” aus.

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Tipp: Wenn Sie hierbei mehrere Tabelleneinträge markiert haben, erstellt die Prozessplattform auf Basis der im folgenden Dialog von Ihnen erfassten Angaben zur Aufgabe automatisch je eine separate Aufgabe für jedes der ausgewählten Bezugsobjekte.

Werkzeugleiste in den Viewern bzw. Editoren für Prozesse und Prozesslandkarten

Auch aus der Einzelbetrachtungsansicht bzw. der Bearbeitungsansicht für einen Prozess oder eine Prozesslandkarte können Sie direkt eine Aufgabe in Bezug auf den gerade geladenen Prozess bzw. die Prozesslandkarte anlegen. Klicken Sie dazu auf den Button “Aufgabe anlegen” in der Werkzeugleiste.

Aufgaben anlegen für Prozesskontext-Elemente

Aufgaben, die sich auf Prozesskontext-Elemente beziehen, können Sie im Modul “Prozesskontexte” anlegen. Öffnen Sie dazu die Baum- bzw. Listenansicht des jeweiligen Prozesskontext-Katalogs und markieren Sie dann das gewünschte Bezugsobjekt in dieser Ansicht. Klicken Sie dann in der Werkzeugleiste auf den Button “Aufgabe anlegen“.

Alternativ können Sie den Dialog zur Erfassung der Aufgaben-Details auch per Rechtsklick auf den Baum- bzw. Listeneintrag über das Kontext-Menü des Prozesskontext-Elements erreichen.

Detail-Angaben zu einer Aufgabe erfassen

Unabhängig davon, welchen der o.g. Einstiegspunkte zum Anlegen einer Aufgabe Sie gewählt haben, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie alle Angaben zur Aufgabe erfassen können.

Folgende Angaben können Sie zu einer Aufgabe hinterlegen:

• Das Bezugsobjekt der neuen Aufgabe ist entsprechend Ihrer vorherigen Auswahl ausgefüllt und kann nicht nachträglich geändert werden.

• Wählen Sie einen Aufgabentyp aus um die Art der Aufgabe zu definieren. Um eine sinnvolle und einheitliche Granularität der im System gespeicherten Aufgaben sicherzustellen und eine gute Auswertbarkeit zu gewährleisten, stehen verschiedene Aufgabentypen, die bei der Arbeit an und mit der Prozessdokumentation typischerweise anfallen, vordefiniert zur Auswahl. Sollte für Ihr Anliegen keiner der vorgegebenen Typen passend sein, wählen Sie den Typ “Sonstige” aus. Ausführliche Informationen zur Bedeutung der vordefinierten Aufgabentypen finden Sie auf der Seite Verfügbare Aufgabentypen .

• Legen Sie unter “Bearbeiter/-in” fest, wer diese Aufgabe erledigen soll. Dazu können Sie in diesem Feld ein Benutzerkonto aus Ihrem Prozessplattform-Mandanten auswählen. Geben Sie dazu, den Vor- und/oder Nachnamen des gewünschten Benutzers bzw. dessen Benutzernamen in das Eingabefeld ein. Sobald Sie mindestens drei Zeichen eingegeben haben, sucht die Prozessplattform automatisch nach passenden Benutzerkonten und schlägt diese vor. Wählen Sie per Mausklick einen der vorgeschlagenen Einträge aus.

  Falls das ausgewählte Benutzerkonto zum Arbeiten mit Aufgaben in diesem Arbeitsbereich berechtigt ist, erscheint die neu erfasste Aufgabe nach dem Speichern auf der persönlichen To-Do-Liste dieses Benutzers, wenn er/sie sich in die Prozessplattform einloggt. Sofern der/die Besitzer/-in des Benutzerkontos persönliche E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert hat, wird er/sie darüber hinaus über die neu vorliegende Aufgabe informiert (je nach Einstellung entweder sofort und/oder per Tageszusammenfassung).

  Achtung: Beim Ausfüllen des Feldes “Bearbeiter/-in” werden von der Prozessplattform grundsätzlich alle zum eingegebenen Suchbegriff passenden Benutzerkonten vorgeschlagen, unabhängig davon, ob der/die Nutzer/-in auch die benötigten o.g. Zugriffsrechte besitzt. Falls Sie ein Benutzerkonto ausgewählt haben, das nicht über ausreichende Rechte verfügt, erscheint eine Warnmeldung. Sie können dann entweder anschließend dessen Zugriffsrechte (mittels der Nutzer- und Gruppenverwaltung) manuell ändern (lassen) oder stattdessen eine/-n andere/-n Bearbeiter/-in auswählen.

  Die Angabe eines/einer Bearbeiter/-in ist optional und kann daher bei der Ersterfassung zunächst weggelassen werden. So können Sie z.B. zunächst viele Aufgaben erfassen und diese erst im Anschluss auf die verschiedenen Bearbeiter/-innen verteilen.

• Markieren Sie die “Zugriffsrechte delegieren” Option um dem / der eingetragenen Bearbeiter/-in ggf. zusätzliche Berechtigungen für den Zeitraum der Aufgabe zu geben. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die funktionalen Rechte “Arbeiten mit Aufgaben” und “Berechtigungen mittles Aufgaben delegieren” und das Ordner-Recht “lesen & schreiben & verwalten” besitzen. Die Zugriffrechte, die delegiert werden, stehen in Verbindung mit dem angegebenen Aufgabentypen. Eine Übersicht über mögliche Konstellationen finden Sie im folgenden Artikel: Rechtedelegation mittels Aufgaben | Was ist die Rechtedelegation im Auftrag?

• In einem eingespielten Prozessmanagement-Team ist der für die Aufgabe verantwortlichen Person alleine auf Grund der Kombination aus Bezugsobjekt und Aufgabentyp bereits (weitgehend) klar, was zu tun ist, um die Aufgabe zu erledigen. Nutzen Sie darüber hinaus, das optionale Beschreibungsfeld, um die Aufgabe hinreichend zu präzisieren.

• Auf Wunsch können Sie ein Erinnerungsdatum für die Aufgabe festlegen. Nach Erreichen dieses Datums wird die Aufgabe in der To-Do-Liste der Verantwortlichen Person besonders hervorgehoben. Falls die Verantwortliche Person persönliche E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert hat, erhält sie am Erinnerungstag einen Hinweis auf das Erreichen dieses Datums (Tageszusammenfassung mit allen an diesem Tag zur Erinnerung anstehenden bzw. bereits fälligen noch nicht erledigten Aufgaben).

• Abschließend kann für jede Aufgabe optional ein Fälligkeitsdatum hinterlegt werden. Hierdurch bringen Sie zum Ausdruck, dass die Verantwortliche Person sicherstellen soll, dass diese Aufgabe spätestens am Ende des angegebenen Tages (23:59 Uhr) erledigt sein soll. Auf fällige bzw. überfällige offene Aufgaben wird in der persönlichen To-Do-Liste der Verantwortlichen Person optisch besonders hingewiesen. Falls die Verantwortliche Person persönliche E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert hat, erhält sie am Fälligkeitstag einen Hinweis darauf (Tageszusammenfassung mit allen an diesem Tag zur Erinnerung anstehenden bzw. bereits fälligen noch nicht erledigten Aufgaben).