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Externe Datenquelle "Form-Solutions-Katalog"

Externe Datenquelle "Form-Solutions-Katalog"

Auf dieser Seite erhalten Sie detaillierte Informationen über die Datenquelle “Form-Solutions-Katalog”, auf die Sie mittels des Import-Assistenten im Modul “Prozesskontexte → Dokumente” zugreifen können.

Diese Funktion steht nur für Kunden zur Verfügung, die das kostenpflichtige Erweiterungsmodul “Form-Solutions-Schnittstelle” lizensiert haben. Sie möchten die Schnittstelle nutzen, besitzen jedoch noch keine Lizenz? Dann wenden Sie sich gerne per E-Mail an kundenbetreuung@picture-gmbh.de!

Bitte beachten Sie, dass Sie für die Nutzung der Schnittstelle zusätzlich eine Lizenz für die Lösung “MACH formsolutions” der Firma MACH ProForms GmbH benötigen.

Was ist der Form-Solutions-Katalog?

Der Form-Solutions-Katalog ist ein Verzeichnis aller (Online-)Assistenten und Formulare, welche über die Lösung “MACH formsolutions” (Version 4) der Firma MACH ProForms GmbH verfügbar sind. Er umfasst ca. 5.000 von MACH ProForms kuratierte PDF-Formulare und Online-Antragsassistenten (HTML 5) sowie darüber hinaus Ihre mit dem Formular- und Assistentenbaukasten von MACH formsolutions dort individuell angepassten bzw. vollständig benutzerdefinierten Formulare.

Innerhalb Ihrer Prozessplattform können Sie den Form-Solutions-Katalog im Modul “Prozesskontexte → Dokumente” als sogenannte “Externe Datenquelle” einbinden. Auf diese Weise steht Ihnen das aktuelle “Inhaltsverzeichnis” des Katalogs zum automatischen Import in Ihre Prozessplattform zur Verfügung. Den Prozesskontext-Katalog können Sie dazu jederzeit selbständig “auf Knopfdruck” in Ihre Prozessplattform einspielen und fortan auf gleiche Weise aktualisieren.

 

MACH formsolutions.jpg
Zusammenspiel MACH formsolutions & PICTURE-Prozessplattform:
Von den Formularen und Assistenten im Formularserver über den zentralen Formular-Katalog in der Prozessplattform zu den verknüpften Formularen in der Prozessdokumentation

Somit können Sie Ihre Prozess-Steckbriefe und Prozess-Bausteine direkt mit den relevanten Formularen bzw. Online-Antragsassistenten verknüpfen.

Die Leser/-innen der Prozessdokumentation können dann bei Bedarf direkt aus dem Prozessmodell auf die einschlägigen Formulare bzw. Assistenten zugreifen. Für jedes Formular steht hierbei ein Link zu einer Online-Vorschau des entsprechenden Formulars zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie für Formulare bzw. Assistenten, die in Ihrem MACH formsolutions-Mandanten zur öffentlichen Verwendung freigegeben sind, auf Wunsch einen Link zur “Live-Version” des Formulars anzeigen lassen, mittels dessen “echte” Anträge per Mausklick direkt aus der Prozessplattform heraus gestellt werden können.

Woher stammen die Daten?

Die Daten stammen direkt aus Ihrem Mandanten von “MACH formsolutions”. Beim Starten eines Import-Vorgangs in die Prozessplattform (unter Prozesskontexte → Dokumente → Aktion “Importieren” → “Form-Solutions-Katalog aktualisieren / importieren“) werden sie über dessen Webservice-Schnittstelle ausgelesen. Hierbei kommen die https://wiki.form-solutions.de/wiki/admindoku/view/Main/02_FSSchnittstellen/03_SearchAPI/ und https://wiki.form-solutions.de/wiki/admindoku/view/Main/02_FSSchnittstellen/02_ReleaseAPI/ von MACH formsolutions zum Einsatz.

Die zum Zugriff auf den Webservice benötigten Zugangsdaten hinterlegen Sie bei der Ersteinrichtung der Schnittstelle im Verwaltungsmodul Ihrer Prozessplattform einmalig zentral und verschlüsselt (s. unten).

Welche Daten genau werden über diese Datenquelle bereitgestellt?

  • Bereitgestellt werden alle (Online-)Assistenten und PDF-Formulare, die in “MACH formsolutions” verfügbar sind. Die Assistenten/Formulare werden in der Prozessplattform jeweils durch einen “Dokumenten-Steckbrief” unter “Prozesskontexte → Dokumente → Form-Solutions-Katalog” repräsentiert. Die einzelnen Steckbriefe sind hierarchisch nach Themenbereichen untergliedert.

  • Folgende Attribute (Metadaten) zu den einzelnen Assistenten und PDF-Formularen:

    • Identifikationsnummer (zur Identifikation des Formulars/des Assistenten innerh