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Viewer öffnen

Um einen Prozess oder eine Prozesslandkarte im Viewer zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite oder im Prozessregister auf die Bezeichnung bzw. Tabellen-Zeile des Prozesses oder der Prozesslandkarte. Nach dem Klick öffnet sich ein neuer Browser-Tab, in dem Sie nun den Prozess bzw. die Prozesslandkarte betrachten können.

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Bei der Betrachtung eines Prozesses stehen Ihnen mehrere Ansichten zur Verfügung zwischen denen Sie über die Werkzeugleiste wechseln können. In der ersten Ansicht können Sie immer den Prozesssteckbrief und (falls vorhanden) eine Vorschau des Prozessmodells betrachten. In den verbleibenden Ansicht(en) können Sie, falls vorhanden, das Prozessmodell betrachten. Hierbei ist zu Berücksichtigen, dass bei der Betrachtung von Prozessen & Prozesslandkarten eine einzige weitere Ansicht zur Betrachtung des Prozessmodells zur Verfügung steht, während bei der Betrachtung von Prozessen & Prozesslandkarten 2 weitere Ansichten zur Verfügung stehen.

Bei der Betrachtung von Prozessen & Prozesslandkarten steht Ihnen nur eine Ansicht zur Verfügung, da die Erfassung eines Steckbriefes für Prozesslandkarten nicht möglich ist.

Steckbriefe betrachten

Prozesssteckbriefe betrachten

Der Prozesssteckbrief kann in der ersten Ansicht (s.o.) am linken Rand des Bildschirms betrachtet werden. Um die Breite der Prozesssteckbrief-Leiste zu verändern, greifen Sie mit dem Mauszeiger den rechten Rand der Prozesssteckbrief-Leiste. Ziehen Sie dann den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste nach rechts bzw. nach links um die Leiste zu vergrößern oder zu verkleinern. 

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Modell-Element-Steckbriefe betrachten

Um einen Modell-Element-Steckbrief zu betrachten, wählen Sie das gewünschte Modell-Element per Klick aus. Nach dem Klick wird (falls nötig) automatisch in eine passende Modell-Ansicht gewechselt und am rechten Rand des Bildschirms wird die Attribut-Leiste mit dem Modell-Element-Steckbrief geöffnet. Um die Größe der Attribut-Leiste zu verändern, greifen Sie mit dem Mauszeiger den linken Rand der Attribut-Leiste. Ziehen Sie dann den Maus-Zeiger mit gedrückter Maustaste nach links bzw. nach rechts um die Leiste zu vergrößern oder zu verkleinern. Per Klick auf den Pfeil in der rechten oberen Ecke der Attribut-Leiste können Sie die Attribut-Leiste ein- bzw. (wieder) ausklappen.

Komfort-Funktionen

Bei der Betrachtung von Steckbriefen stehen Ihnen die im folgenden beschriebenen Komfort-Funktionen zur Verfügung, die Ihnen das Lesen der Steckbriefe erleichtern sollen.

In den Steckbriefen besteht die Möglichkeit bestimmte Attribute mit Hilfe von Attribut-Sichten ein- bzw. auszublenden. Die aktuell angewendete Attribut-Sicht kann rechts oben in der Werkzeugleiste geändert werden. Weitere Informationen zur Anwendung von Sichten finden sie hier: Attribut-Sichten nutzen. Außerdem werden in den Steckbriefen im Viewer werden nur ausgefüllte Attribute angezeigt, nicht ausgefüllte Attribute werden grundsätzlich ausgeblendet. In Steckbriefen, die länger als eine Bildschirmseite sind, kann gescrollt werden.

Falls Sie bei der Steckbrief-Betrachtung auch die im Steckbrief verknüpften Informationsobjekte (z.B. Stellen, Dokumente, Prozesse u.v.m.) betrachten möchten, können Sie per Klick auf die Verknüpfung die Kurzinformationen zum verknüpften Informationsobjekt abrufen. Weitere Informationen zu den Kurzinformationen finden Sie hier: Kurzinformationen lesen.

Modelle betrachten

Bei der Betrachtung von Prozess-Modellen wird die Modell-Vorschau in der Prozesssteckbrief-Ansicht rechts neben dem Prozesssteckbrief angezeigt. Die Modell-Vorschau umfasst bei Prozessen in der BPMN-Notation das Hauptdiagramm und bei Prozessen in der Classic-Notation die Prozessstruktur. Per Klick auf ein Element in der Modell-Vorschau wird automatisch in die Prozessmodell-Ansicht (BPMN) bzw. in die Prozessstruktur-Ansicht (Classic) gewechselt. In diesen Ansichten ist dann das angeklickte Element ausgewählt. Hat ein Prozess kein Prozessmodell wird keine Modell-Vorschau angezeigt und es stehen auch keine weiteren Ansichten (neben der Prozesssteckbrief-Ansicht) zur Verfügung.

Bei der Betrachtung von Prozesslandkarten stehen keine Ansichten zur Verfügung, da eine Prozesslandkarte nur ein grafisches Modell und keinen Steckbrief umfasst.

Classic-Modelle betrachten

Prozesse in der Classic-Notation können auf der "Prozessstruktur"- und auf der "Prozessdiagramm"-Ebene betrachtet werden.

Die "Prozesssstruktur" eines Classic-Prozesses kann in der gleichnamigen, ersten Modell-Ansicht betrachtet werden. Auf der Prozesstruktur-Ebene können Sie erkennen, in welche Teilprozesse und Varianten der Prozess aufgeteilt ist. Außerdem wird in dieser Ansicht ersichtlich, mit welchem Teilprozess der Prozess beginnt und endet. Eine Erklärung zu den in der Classic-Modellierung verwendeten Modell-Elementen anhand eines Beispiels finden Sie hier: Ein Prozessmodell in PICTURE-Classic-Notation lesen.

Das "Prozessdiagramm" eines Classic-Prozesses kann in der gleichnamigen, zweiten Modell-Ansicht betrachtet werden. In der Prozessdiagramm-Ansicht können Sie erkennen, welche einzelnen Tätigkeiten in den verschiedenen Teilprozessen durchlaufen werden müssen. Die verschiedenen Tätigkeiten werden mit den zentralen Elementen der PICTURE-Methode - den Prozessbausteinen - abgebildet. Eine Übersicht inklusive Erläuterungen zu den verschiedenen Prozessbausteinen finden Sie hier: Übersicht PICTURE-Prozessbausteine. 

BPMN-Modelle betrachten

Das Prozessmodell eines Prozesses in der BPMN-Notation kann in der Prozessmodell-Ansicht betrachtet werden.

Bitte berücksichtigen Sie dass in der PICTURE-Prozessplattform neben der BPMN-Notation mit PICTURE-Fachschale auch die standardkonforme Notation BPMN-2.0 zur Verfügung steht. Zur Unterstützung bei der Betrachtung eines Prozesses in der BPMN-Notation mit PICTURE-Fachschale finden Sie auf folgender Seite eine Übersicht über alle in der BPMN-Modellierung verwendeten Modell-Elemente inklusive einer zugehörigen kurzen Erklärung: Modellelemente in der BPMN-Fachschale PICTURE-BPMN. Für die Notation BPMN-2.0 finden Sie die Auflistung der verwendbaren Modell-Elemente inklusive Erläuterung auf folgender Seite: BPMN 2.0.

Prozessmodelle eines Prozesses in BPMN-Notation bestehen immer aus einem Hauptdiagramm und beliebig vielen Sub-Diagrammen. Die Sub-Diagramme eines BPMN-Modells stellen dabei die Teilprozesse dar. Über die Reiter unter der Werkzeugleiste oder über das ausklappbare Menü ganz Rechts neben den Reitern (z.B. falls nicht alle Diagramme nebeneinander, unterhalb der Werkzeugleiste dargestellt werden können) können Sie das gewünschte Sub-Diagramm direkt anspringen.

Sofern zur Modellierung eines Teilprozesses das Modell-Element "geschlossener Teilprozess" verwendet und mit einem Sub-Diagramm verknüpft wurde, können Sie das Sub-Diagramm auch per Klick auf die Verknüpfung direkt anspringen. Berücksichtigen Sie dabei aber, dass anstelle eines Sub-Diagrammes auch ein anderer Prozess verknüpft sein kann. Bei einem Klick auf die Verknüpfung können Sie in diesem Fall die Kurzinformationen zum verknüpften Prozess abrufen.

Falls Sie zu einem vorher bereits betrachteten (Sub-)Diagramm oder Prozess zurück wechseln wollen steht ihnen zusätzlich zu den o.g. Funktionen auch die Betrachtung von Prozessen & Prozesslandkarten zur Verfügung.

Prozesslandkarten betrachten

Prozesslandkarten lassen sich nur in einer einzigen Ansicht betrachten, es stehen weder eine Prozesssteckbrief-Ansicht, noch weitere Modell-Ansichten zur Verfügung. Mit Hilfe von Prozesslandkarten werden die Beziehungen zwischen Prozessen oder ganzen Gruppen von Prozessen und ihr Zusammenspiel mit ausgewählten Prozesskontextelementen abgebildet. Eine Übersicht über die dabei verwendeten Modell-Elemente inklusive einer zugehörigen kurzen Erklärung finden Sie hier: Verwendbare Modellelemente in Prozesslandkarten.

Prozesslandkarten bestehen immer aus mindestens einem Hauptdiagramm und beliebig vielen Sub-Diagrammen. Über die Reiter unter der Werkzeugleiste oder über das ausklappbare Menü ganz Rechts neben den Reitern (z.B. falls nicht alle Diagramme nebeneinander, unterhalb der Werkzeugleiste dargestellt werden können) können Sie das gewünschte Sub-Diagramm direkt anspringen. 

Sofern zur Modellierung von Sub-Diagrammen das Modell-Element "Prozessgruppe" verwendet und mit einem Sub-Diagramm verknüpft wurde, können Sie das Sub-Diagramm auch per Klick auf die Verknüpfung direkt anspringen. Berücksichtigen Sie dabei aber, dass anstelle eines Sub-Diagrammes auch ein Filterbündel oder eine andere Prozesslandkarte verlinkt sein kann. Bei einem Klick auf die Verknüpfung können Sie in diesem Fall die Kurzinformationen zum verknüpften Filterbündel bzw. zur verknüpften Prozesslandkarte abrufen. 

Über das Modell-Element "Prozess" können Prozesse mit der betrachteten Prozessgruppe verknüpft sein. Bei einem Klick auf die Verknüpfung können Sie die Kurzinformationen zum verknüpften Prozess abrufen.

Verknüpfungen zu Prozesskontext-Elementen werden in Prozesslandkarten über ein Prozesskontextspezifisches Modell-Element abgebildet. Bei einem Klick auf die Verknüpfung können Sie die Kurzinformationen zum verknüpften Prozesskontext-Element abrufen.

In Prozesslandkarten besteht außerdem die Möglichkeit weitere Informationsobjekte (z.B. Prozesse, Organisationseinheiten, u.v.m.) über Klickflächen zu verknüpfen. Klickflächen werden vor allem verwendet, wenn eine Hintergrundgrafik in der Prozesslandkarte hinterlegt ist. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Grafik, um zu sehen, wo Klickflächen aufleuchten. Bei Klick auf eine Klickfläche können Sie die Kurzinformationen über das verknüpfte Informationsobjekt abrufen.

Hinterlegte Modelle aus alternativen Modellierungssprachen betrachten

Sofern in dem Arbeitsbereich in dem Sie arbeiten mindestens eines der beiden Attribute “Prozessmodell (Bilddatei)“ oder “Prozessmodell (Import-Format)“ konfiguriert ist und an einem der beiden Attribute mindestens eine Datei hinterlegt ist, werden die hinterlegten Dateien an den Attributen anstatt eines Detail-Modells in der Modell-Vorschau aufgelistet. Die aufgelisteten Dateien können Sie ganz einfach per Klick herunterladen und mit einem passenden Programm Ihrer Wahl betrachten.

Komfort-Funktionen

Bei der Betrachtung von Prozess-Modellen oder Prozesslandkarten stehen Ihnen verschiedene Komfort-Funktionen zur Verfügung, die Sie über die Benutzeroberfläche oder auch über Tastenkürzel benutzen können.

Zoom

Falls Sie ein Modell komplett auf Ihrem Bildschirm betrachten möchten oder nur einen Ausschnitt des Modells auf Ihrem Bildschirm betrachten möchten steht Ihnen unsere Zoom-Funktion zur Verfügung. Die Zoom-Funktion können Sie über die Werkzeugleiste erreichen. Per Klick auf die Lupe mit Plus-Symbol verkleinern Sie den Modell-Ausschnitt (reinzoomen), der gerade auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird und per Klick auf die Lupe mit Minus-Symbol vergrößern Sie den Modell-Ausschnitt (rauszoomen), der gerade auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird. Alternativ können Sie auch die Plus-Taste (reinzoomen) oder die Minus-Taste (rauszoomen) auf Ihrer Tastatur drücken, während Sie die STRG-Taste gedrückt halten um den auf Ihrem Bildschirm angezeigten Modell-Ausschnitt zu verändern. 

Scrollen

Anstatt zum Scrollen in einem Modell die "Scrollbalken" am rechten und unteren Rand des Modells zu verwenden, können Sie Alternativ auch die STRG-Taste gedrückt halten und gleichzeitig das Modell mit der Maus greifen und durch die Bewegung des Maus-Zeigers in die gewünschte Richtung bewegen.

Wiederholende Schwimmbahn-Bezeichnungen

Um auch bei langen bzw. breiten Prozessmodellen / Prozesslandkarten jederzeit auf einen Blick erkennen zu können, in welcher Schwimmbahn ein bestimmtes Modellelement platziert ist, haben Sie die Möglichkeit die Schwimmbahn-Bezeichnung auch innerhalb von Schwimmbahnen wiederholt anzeigen zu lassen. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wer für die Ausführung der in der Schwimmbahn platzierten Aktivitäten verantwortlich ist.

Nummerierung von Modellelementen

Im Viewer von (PICTURE-)BPMN-Prozessen können Sie das Anzeigen der Nummerierung für Aktivitäten an- und abschalten. Ob die Nummerierung angezeigt wird, können Sie den entsprechenden Button in der Werkzeugleiste steuern.

Ist die Funktion aktiviert, so wird bei allen Aktivitätssymbolen (z.B. Bausteine, Tasks, Teilprozesse), für welche das Attribut “Nummerierung (Diagramm)“ ausgefüllt ist, unten links am Symbol die Ausprägung dieses Attributs angezeigt.

Zurück zu vorher betrachteten Viewer-Szenen

Falls Sie im Viewer zwischen mehreren Prozessen, Prozesslandkarten, Versionen, Diagrammen oder Ansichten gewechselt haben, können Sie mit Hilfe der Navigationshistorie immer zu vorher betrachteten Szenen des Viewers zurückkehren.

Per Klick auf das Haus-Symbol können Sie direkt zur Einstiegsszene, d.h. zum initial geöffneten Prozess/ Prozesslandkarte zurückspringen. Per Klick auf den Pfeil öffnet sich ein ausklappbares Menü, in dem alle Szenen des Viewers, die Sie zuvor betrachtet haben, chronologisch aufgelistet sind. Der neuste Eintrag steht dabei immer ganz oben und die Einstiegsszene ganz unten.

Sobald Sie auf einen Eintrag aus dem Menü klicken, wird die angeklickte Szene wieder in den Viewer geladen und für die zuvor betrachtete Szene wird ein neuer Eintrag ganz oben im Menü angelegt. Wenn Sie mit der Maus über einen Eintrag aus dem Menü fahren und einen kurzen Augenblick warten, wird eine detaillierte Beschreibung der Szene inklusive Prozess- bzw. Prozesslandkarten-Bezeichnung eingeblendet.

In den Editor wechseln

Falls Sie den benötigten Berechtigungen besitzen, um in den Editor eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte zu wechseln, können Sie dies per Klick das Stift-Symbol ganz links in der Werkzeugleiste tun. Informationen zur Bedienung des Editors finden Sie hier: Bearbeitung von Prozessen & Prozesslandkarten.

Zurück zum Prozessregister

Um aus dem Viewer direkt zurück zum Prozessregister zu gelangen, können Sie auf das Logo oben links in der Kopfzeile des Viewers klicken.

Favorisieren

In der PICTURE-Prozessplattform gibt es die Möglichkeit Prozesse und Prozesslandkarten zu favorisieren. Prozesse und Prozesslandkarten, die Sie zu Ihren Favoriten hinzugefügt haben, können Sie u.a. schneller wiederfinden, da Ihre Favoriten immer auf der Startseite unter "Persönliche Favoriten" aufgelistet werden und die Möglichkeit besteht über die Filterfunktion im Prozessregister nach Favoriten zu filtern. Außerdem besteht die Möglichkeit, über Änderungen an favorisierten Prozessen und Prozesslandkarten per E-Mail-Benachrichtigung informiert zu werden.

Im Viewer können Sie den geöffneten Prozess bzw. die geöffnete Prozesslandkarte über das Stern-Symbol in der Werkzeugleiste favorisieren und ggf. auch wieder aus Ihren Favoriten entfernen.

Als PDF-Datei exportieren

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Um den geöffneten Prozess bzw. die geöffnete Prozesslandkarte als PDF-Datei zu exportieren, können Sie auf das Drucker-Symbol in der Werkzeugleiste klicken. In der Plattform stehen mehrere PDF-Export-Formate, die sich inhaltlich unterscheiden zur Verfügung:

• Prozesssteckbrief
  Die erzeugte PDF-Datei enthält alle in der aktuell ausgewählten Attribut-Sicht sichtbaren und ausgefüllten Attribute in tabellarischer Form.

• Detail-Modell…
  Über diese Option öffnen Sie den Druckassistenten über welchen Sie das aktuell sichtbare Prozessdiagramm bzw. die aktuell sichtbare Prozessansicht exportieren können. Ausführliche Informationen zu den dort verfügbaren Einstellungsmöglichkeiten (Seitenformat, Seitenausrichtung, Seitenränder, Skalierung usw.) finden Sie auf folgender Seite: Detailmodelle mit Hilfe des Druckassistenten als PDF-Datei exportieren.

• Modelldokumentation…
  Über diese Option öffnen Sie den Dialog über welchen Sie eine Modelldokumentation des aktuell geöffneten Prozesses / der aktuell geöffneten Prozesslandkarte exportieren können. Eine Modelldokumentation kann den Prozesssteckbrief, das Detail-Modell sowie die ausgefüllten Attribute an den Modell-Elementen enthalten. Informationen zu den Einstellungen der Modelldokumentation finden Sie auf folgender Seite: Modelldokumentation von Prozessen & Prozesslandkarten als PDF-Datei exportieren.

Analysieren

Falls Sie die benötigte Berechtigung besitzen, um Analyse-Funktionen auszuführen, können Sie die gewünschte Analyse-Funktion per Klick auf das Diagramm-Symbol auswählen. Eine Auflistung der verfügbaren Analyse-Funktionen inkl. Erläuterungen zu diesen finden Sie hier: Analysefunktionen. Berücksichtigen Sie dabei, dass nicht alle Analysen für alle Modell-Typen verfügbar sind.

Bei einigen Analyse-Funktionen wird das Ergebnis in einem neuen Browser-Tab angezeigt (z.B. Personalkapazitätsanalyse), während das Ergebnis bei anderen Analyse-Funktionen in der Analyse-Leiste am linken Rand angezeigt wird (z.B. Referenzierte Prozesskontextelemente). Um die Größe der Analyse-Leiste zu verändern, greifen Sie mit dem Mauszeiger den rechten Rand der Analyse-Leiste. Ziehen Sie dann den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste nach rechts bzw. nach links um die Leiste zu vergrößern oder zu verkleinern. 

Die Analyse-Leiste können Sie über das "X"-Symbol in der rechten oberen Ecke der Leiste wieder schließen oder über das Pfeil-Symbol neu laden. Bei einigen Analyse-Funktionen (z.B. RACI-Matrix) steht an dieser Stelle außerdem eine Excel-Export-Funktion zur Verfügung.

Kommentieren

Falls Sie die benötigten Berechtigungen besitzen, haben Sie Zugriff auf unsere umfangreiche Kommentarfunktion. Zur Kommentarfunktion gehören neben den im folgenden beschriebenen Funktionen noch viele weitere. Einen ausführlichen Überblick über alle Funktionen der Kommentarfunktion erhalten Sie hier: Kommentarfunktion.

Im Viewer können Sie sowohl den Prozesssteckbrief, als auch einzelne Modell-Elemente kommentieren. Um den Prozesssteckbrief zu kommentieren, klicken Sie auf das Kommentarsymbol oben rechts in der Prozesssteckbrief-Leiste. Nach dem Klick öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Kommentar erfassen können. Für weitere Informationen lesen Sie gerne auf der o.g. Seite weiter.

Um einzelne Modell-Elemente zu kommentieren, wählen Sie das gewünschte Element zunächst per Klick aus und klicken Sie danach auf das (dann erscheinende) Kommentar-Symbol. Nach dem Klick öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Kommentar erfassen können. Für weitere Informationen lesen Sie gerne auf der o.g. Seite weiter.

Um sich einen Überblick über alle, zum geöffneten Prozess bzw. zur geöffneten Prozesslandkarte, erfassten Kommentare zu verschaffen können Sie die Kommentar-Leiste über das Kommentar-Symbol in der Kopfleiste des Viewers öffnen. 

Die Kommentar-Leiste können Sie über das "X"-Symbol in der rechten oberen Ecke der Leiste wieder schließen oder über das Pfeil-Symbol neu laden.

Aktualisierte Version nachladen

Falls der aktuell betrachtete Prozess oder die aktuell betrachtete Prozesslandkarte während der Betrachtung durch einen anderen Nutzer aktualisiert wurde, erscheint rechts unten ein kleines Benachrichtigungsfenster. 

Per Klick auf "Jetzt aktualisieren", wird die neue Version des Prozesses bzw. der Prozesslandkarte nachgeladen und direkt angezeigt.

Vergangene Versionen betrachten

Falls Sie die benötigten Berechtigungen besitzen, können Sie die Versionshistorie über das entsprechende Symbol in der Werkzeugleiste öffnen. Auf folgender Seite erfahren Sie, welche Funktionen Ihnen in dem sich öffnenden Fenster zur Verfügung stehen: Historisierung Prozessregister-Einträge.

Bei der Betrachtung vergangener Versionen sehen Sie in der Kopfleiste des Viewers, welche Version Sie betrachten und an welchem Datum diese Version gespeichert wurde. Außerdem stehen Ihnen bei der Betrachtung vergangener Versionen Funktionen zum Wiederherstellen und Löschen der betrachteten Version zur Verfügung. Ausführliche Informationen zu den genannten Funktionen stehen Ihnen ebenfalls auf der bereits genannten Seite zur Verfügung: Historisierung Prozessregister-Einträge.

Prozesse und Prozesslandkarten teilen 

Um Prozesse oder Prozesslandkarten als Hyperlink per E-Mail an ausgewählte Empfänger zu senden, verwenden Sie die Teilen-Funktion. Diese erreichen Sie, indem Sie oben rechts in der Werkzeugleiste des Viewers bzw. Editors auf den Aktionsmenü-Button “Kommunikation“ klicken und in dem sich dann aufklappenden Auswahl-Menü den Eintrag “Prozess teilen mit…“ anklicken.