Neuerungen in Version 3.19

Für unsere SaaS-Kunden stehen die hier beschriebenen Änderungen seit dem 26.10.2022 zur Verfügung. Die Veröffentlichung des ersten Releases aus der 3.19.x-Versionslinie für Selbsthoster (Betriebsmodell “on premise”) erfolgte am 16.11.2022.

Wichtigste Änderungen

Die wichtigsten Neuerungen betreffen das Portalmodul (kostenpflichtiges Erweiterungsmodul) und das Modul "Prozesskontexte": 

• Bei der Veröffentlichung von Prozessen mittels des Portalmoduls können Sie nun auf Wunsch für die in einer Portalfreigabe enthaltenen Prozesse einzeln einstellen, ob Sie die komplette Prozessdokumentation (d.h. Steckbrief und grafisches Detailmodell) oder nur Teile davon (nur Steckbrief bzw. nur Detailmodell) veröffentlichen wollen. Somit können Sie z.B. ein Detailmodell, das sich gerade in Überarbeitung befindet, vorübergehend für die "Portal-Leser" ausblenden, aber die Informationen aus dem Prozesssteckbrief währenddessen weiterhin zugänglich lassen. 

• Im Modul "Prozesskontexte" können Sie nun auf einfache Weise nachvollziehen, an welchen Informationsobjekten (d.h. Prozessen, Prozesslandkarten, Organisationseinheiten, Stellen etc.) innerhalb der Prozessplattform ein bestimmtes Prozesskontext-Element (z.B. ein Dokument, ein IT-Fachverfahren) verwendet wird. Diese Informationen konnten bisher teilweise schon auf unterschiedlichen Wegen ermittelt werden (z.B. durch Filtern im Prozessregister oder in der Lösch-Vorschau). Künftig sind diese Angaben einfach und übersichtlich direkt im Modul "Prozesskontexte" im neuen Reiter "Verwendung" einsehbar.

Weitere Verbesserungen & Fehlerbehebungen

Aufgaben und Workflows

• E-Mail-Benachrichtigungen: Bei den automatischen E-Mail-Benachrichtigungen über Aufgaben, die im Rahmen eines Workflows als nächstes zur Bearbeitung anstehen, erhält nun auch die als Workflow-Verantwortliche/-r hinterlegte Person eine E-Mail, falls sie in einer der Workflow-Phasen selbst eine Aufgabe hat. Hierfür haben wir eine Ausnahme von der ansonsten weiterhin gültigen Regel umgesetzt, dass eine Person, die ein Ereignis ausgelöst hat, grundsätzlich keine E-Mail-Benachrichtigung über das Ereignis erhält.

• Workflow-Einzelansicht: Wenn Sie in einer bereits aktiven Workflow-Phase nachträglich eine neue Aufgabe anlegen (z.B. bei Änderungen an den Zuständigkeiten für die Bearbeitung der Aufgabe), so weist das System im Bestätigungsdialog nun explizit darauf hin, welches Fälligkeitsdatum es für die neue Aufgabe automatisch hinterlegt hat. Sollten Sie dieses Datum ändern wollen, können Sie dieses dann ggf. über die Aufgaben-Einzelansicht übersteuern.

• Workflow-Einzelansicht: Wir haben einen Fehler korrigiert, der dazu führte, dass die Aktion “Verantwortliche/-n ändern” nicht in allen vorgesehenen Situationen verfügbar war.

• Workflow-Übersicht: Wir haben einen Fehler korrigiert, der dazu führte, dass eine Suche mit dem Filter “Nur blockierte Workflows anzeigen” unter bestimmten Umständen fehlerhafte Ergebnisse lieferte: Ein Workflow wurde zuvor als “potentiell blockiert” angezeigt, auch wenn die problematische Aufgabe für einen nicht mehr vorhandenen bzw. deaktivierten Nutzer zwischenzeitlich bereits zurückgezogen wurde.

• Editor für Workflow-Vorlagen: Im Verwaltungsmodul können Sie im Editor für Workflow-Vorlagen auf Wunsch einstellen, dass die Aufgaben einer Workflow-Phase automatisch den Mitgliedern bestimmter (Benutzer-)Gruppen zugewiesen werden.
  Im entsprechenden Dialog werden die verfügbaren Gruppen nun direkt und übersichtlich zur Auswahl aufgelistet. Die bisher an dieser Stelle notwendige Suche der Gruppe anhand ihres Namens entfällt somit.

• Startseite, Kachel “To-Do-Liste”: Wenn Sie auf der Startseite Ihre persönliche To-Do-Liste geöffnet haben, und die einzelnen Aufgaben in separaten Browser-Tabs abgearbeitet haben und dann zum Tab mit der offenen To-Do-Liste zurückkehren wird nun mit einer Informations-Grafik angezeigt, dass sich keine weiteren offenen Aufgaben auf der Liste befinden.

Modellierungsumgebung (Prozessmodelle und Prozesslandkarten)

• Warnhinweis bei automatischem Statuswechsel: Seit v3.18 können Sie als Fachadministrator im Verwaltungsmodul einstellen, dass ein Prozess bzw. eine Prozesslandkarte beim Speichern von Änderungen automatisch einen neuen Status erhält, falls es sich zuvor in einem bestimmten Status (z.B. “freigegeben”) befunden hat. Auf den ggf. anstehenden Status-Wechsel weist die Prozessplattform beim Öffnen eines Prozesses bzw. einer Prozesslandkarte zur Bearbeitung bzw. vor dem Speichervorgang explizit hin.
  In der Funktion zur Anzeige des entsprechenden Warn-Hinweisen haben wir einen Fehler behoben, der dazu führte, dass dieser Hinweis bei weiteren Speicher-Vorgängen innerhalb derselben Bearbeitungssitzung unnötigerweise weiterhin angezeigt wurde, obwohl der Status-Wechsel beim ersten Speichern bereits vollzogen wurde und für den neuen Status keine weiteren automatischen Status-Wechsel beim Speichern vorgesehen sind.

• Viewer/Editor für PICTURE-Classic-Prozesse: Wir haben einen Fehler behoben, der unter bestimmten Umständen dazu führte, dass ein PICTURE-Classic-Prozessmodell in der Modellvorschau-Ansicht (neben dem Prozess-Steckbrief) nicht vollständig (“abgeschnitten”) angezeigt wurde.

• Editoren für Prozesse und Prozesslandkarten: Wir haben einen Fehler behoben, der dazu führte, dass die Aktion “Prozesse teilen mit…” aus dem Aktions-Menü “Kommunikation” nicht funktionsfähig war. Weiterhin haben wir einen Rechtschreibfehler im Beschriftungsfeld dieses Aktions-Menüs behoben, das angezeigt wird, wenn es mit dem Mauszeiger überfahren wird.

• Editor für Prozesslandkarten: Wir haben einen Fehler behoben, der dazu führte, dass die Analyse “Referenzierte Prozesskontextelemente” im Editor für Prozesslandkarten nicht funktionsfähig war.

Sonstiges

• BPMN-Import: Bei der Prüfung hochgeladener Dateien werden nun alle Dateien mit gültiger Dateinamenserweiterung akzeptiert, unabhängig von deren Groß- und Kleinschreibung.

• Excel-Exporte: Wenn Sie bei einem Excel-Export (z.B. eines Prozess-Steckbriefs) eine Attribut-Ausprägung exportieren möchten, deren Länge die im MS-Excel-Dateiformat vorgesehene Obergrenze von 32767 Zeichen pro Zelle überschreitet (z.B. bei einem sehr langen Beschreibungsfeld), so werden von der Prozessplattform künftig die ersten 32767 Zeichen der Attribut-Ausprägung exportiert, weitere Zeichen werden ggf. ignoriert. Bisher schlug an dieser Stelle der komplette Export-Lauf fehl.

• Übersicht der Portal-Freigaben (Erweiterungsmodul “Protalmodul”): Wir haben einen Fehler korrigiert, der dazu führte, dass in der Übersichtstabelle aller im Prozessregister vorhandenen Portal-Freigaben das Symbol für abgelaufene Freigaben fehlte.