Neuerungen in Version 3.18

Owned by Andreas Hartz
Last updated: Nov. 16, 2022 by Malte Stockmann
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Für unsere SaaS-Kunden stehen die hier beschriebenen Funktionen seit dem 30.09.2022 zur Verfügung.
Die Version 3.18 wurde für Selbsthoster im Betriebsmodell “on premise” nicht veröffentlicht. Stattdessen erfolgte am 16.11.2022 direkt die Veröffentlichung von Version 3.19.

Ab Version 3.18 steht Ihnen in der PICTURE-Prozessplattform erstmals ein integrierter, benutzerdefiniert anpassbarer Workflow für die Steuerung der gemeinsamen Arbeit an der Prozessdokumentation zur Verfügung.

Was sind die wichtigsten Neuerungen?

Mit Hilfe der neuen Funktionen können Sie die Arbeiten der verschiedenen Personen, die an der Erstellung und der Pflege Ihrer Prozessdokumentation beteiligt sind, auf komfortable Art und Weise von der Prozessplattform koordinieren lassen:

  • Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflow-Vorlagen für die typischen Arbeitsabläufe (z.B. gemeinsame Erarbeitung eines Modells, Freigabe & Inkraftsetzung durch Prozessverantwortliche, turnusmäßige Aktualitätsprüfung).

  • Legen Sie beim Starten eines Workflows im "virtuellen Laufzettel" fest, welche Akteure in welcher Phase des Workflows mitwirken sollen. Die Prozessplattform benachrichtigt diese Personen dann zu gegebener Zeit automatisch, sobald sie mit ihrer Aufgabe "an der Reihe" sind und erteilt ihnen nötigenfalls automatisch vorübergehend (für die Dauer der Aufgabenbearbeitung) die dazu benötigten Zugriffsrechte. 

  • Behalten Sie mit der Phasenverlaufsansicht den Überblick über erteilte Zustimmungen und Kenntnisnahmen. 

  • Für Prozessmanager, Organisatoren und Personen in ähnlichen Rollen, die für ihre Arbeit einen Überblick über alle laufenden Prozessmanagement-Aktivitäten im ganzen Hause benötigen, stehen ergänzend flexible Such- und Auswertungsmöglichkeiten für die Workflow-Datenbank zur Verfügung.

Ausführliche Informationen zur Bedienung der neuen Funktionen finden Sie im Kapitel Workflows des Informationsportals.

Im Zuge der Einführung der Workflow-Funktionen haben wir das Verwaltungsmodul der Prozessplattform ausgebaut und das bestehende Rechte- und Rollensystem um zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten erweitert. Als Administrator Ihrer Prozessplattform können Sie somit selbst festlegen, ob Sie die neuen Funktionen nutzen möchten und wenn ja, für welche Nutzerinnen und Nutzer Sie diese ggf. freischalten wollen.

Im Auslieferungszustand sind die neuen Funktionen nur für Administratoren (bei aktiviertem Admin-Modus) nutzbar. Das gewohnte Erscheinungsbild und der Funktionsumfang der Prozessplattform ändern sich für alle anderen Nutzerinnen und Nutzer daher zunächst nicht.

Erfahren Sie im Artikel (Erst-)Einrichtung des Arbeitens mit Workflows mehr darüber, wie Sie die neuen Funktionen für die gewünschten Anwenderinnen und Anwender freischalten können und was darüber hinaus bei der Einstellung der Zugriffsberechtigungen zu beachten ist, um die neuen Funktionen effektiv nutzen zu können.

Weitere Verbesserungen

Darüber hinaus hält die Version 3.18 verschiedene weitere praktische Neuerungen für Sie bereit: 

  • Die in Version 3.15 eingeführte Funktion zur Erstellung von (Ad-hoc-)Aufgaben, die sich auf einen Prozess oder eine Prozesslandkarte beziehen, haben wir um die Möglichkeit der vorübergehenden Delegation von Zugriffsrechten erweitert. Wenn Sie eine Aufgabe an einen Nutzer oder eine Nutzerin zuweisen möchten, der/die nicht über die nötigen Rechte zur Bearbeitung des Bezugsobjekts verfügt (z.B. Aufgabe “Steckbriefattribute ausfüllen” für einen Prozess, auf den der Nutzer nur Lesezugriff hat), weist die Prozessplattform darauf hin. Sie können dann entscheiden, ob Sie die nötigen Zugriffsrechte für die Dauer der Arbeit an der Aufgabe an diesen Nutzer delegieren möchten. Nach Abschluss der Aufgabe (bzw. bei Zuweisung der Aufgabe an eine andere Person) entzieht die Prozessplattform die zusätzlich eingeräumten Zugriffsrechte wieder automatisch. Welche Nutzer zur Weitergabe von Berechtigungen durch Zuweisung von Aufgaben berechtigt sind, können Sie als Fachadmnistrator über die Nutzer- und Gruppenverwaltung individuell einstellen.

  • Das für Prozesse und Prozesslandkarten im Prozessregister festlegbare Attribut "Status" ist nun benutzerdefiniert anpassbar. Legen Sie als Fachadministrator auf Wunsch eigene Auswahlmöglichkeiten für den Status fest (inkl. Beschreibungen, Symbole und Farbcodes). Darüber hinaus können Sie optional einstellen, dass bestimmte Status (z.B. "qualitätsgesichert", "freigegeben") nur durch einen ausgewählten Personenkreis oder nur im Rahmen eines Workflows vergeben werden dürfen. 
    Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im Artikel Konfiguration der Status-Optionen für Prozessregister-Einträge

  • Die automatische Syntax- und Konventionenprüfung für (PICTURE-)BPMN-Prozessmodelle hilft Ihnen dabei, die Qualität der Prozessmodelle Ihrer Organisation systematisch zu verbessern. Lassen Sie die Modelle automatisch auf die Einhaltung etablierter Regeln zur Anwendung der BPMN überprüfen und erhalten Sie bei gefundenen Abweichungen punktgenau konkrete Verbesserungsvorschläge. 
    Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im Artikel Syntaxprüfung für BPMN-2.0-Prozessmodelle .